Angajatorii trebuie să mențină înregistrările angajaților

Vrei să știi ce înregistrări ale angajaților trebuie să le păstrezi ca angajator? Angajatorul menține patru dosare de înregistrare a angajaților pentru fiecare angajat. În plus, angajatorul menține alte fișiere de evidență a angajaților pentru toți angajații.

Dosarele de evidență a angajaților

Un dosar de personal este menținut pentru fiecare angajat. Aceste dosare de personal conțin documente confidențiale și sunt gestionate și întreținute de personalul din Resurse Umane. Dosarele de personal sunt înregistrările principale ale angajaților utilizate de angajator, angajat și managerul angajatului, în unele companii.

În altele - și aceasta este abordarea recomandată - accesul la dosarul personalului angajatului este limitat la HR și la angajat sub supraveghere.

Documentele tipice dintr-un dosar de personal includ cererea de angajare, formularul de contact pentru situații de urgență în familie, istoricul acțiunilor disciplinare documentate, un rezumat, semnătura angajatului cu privire la primirea manualului angajatului, foaia de semnare a angajatorului, evaluarea periodică, evaluarea postului sau performanța planul de dezvoltare, certificatele de formare și dovezile de participare și informațiile actuale de contact personale despre fiecare angajat.

Nu toate fișierele de personal conțin aceleași documente, dar fiecare fișier de personal are unele documente care sunt aceleași. Documentarea performanței unui angajat nu aparține dosarului de personal decât dacă justifică acțiunea disciplinară, un premiu sau alt semn de realizare remarcabilă. Astfel de note de performanță de zi cu zi aparțin fișierelor pe care managerii continuă să le urmărească performanța, obiectivele și contribuțiile angajaților lor.

Fișiere de salarizare ale angajaților

Fișierele de salarizare mențin și înregistrările angajaților. Fișierele de salarizare conțin o istorie a locurilor de muncă, a departamentelor, a schimbărilor de compensare, a împuternicirilor, a împrumuturilor și a altor informații esențiale pentru plata unui angajat și păstrarea unei copii a istoricului de compensare al angajatului.

Dosarul de salarizare va conține, de asemenea, istoricul formularelor guvernamentale, cum ar fi documentele W-2, W-4 și securitatea socială, care nu conțin documente completate de angajat. Dosarul va conține, de asemenea, informații privind beneficiile angajaților și permisiunea de a retrage plățile din salariul angajatului.

Dosarele medicale ale înregistrărilor angajaților

Un dosar medical al angajatului este, de asemenea, menținut de către angajator. Înregistrările salariaților din dosarul medical nu sunt disponibile nimănui, cu excepția personalului desemnat de Resurse Umane și a angajatului ale cărui înregistrări sunt reținute în dosar. Fișierele medicale conțin note de medic, documente de aplicare FMLA, informații privind testele de droguri, informații fizice necesare și alte asemenea documente care se referă la sănătatea medicală a unui angajat sau a familiei acestuia.

Dosarele medicale, din cauza confidențialității înregistrărilor angajaților, primesc cel mai înalt grad de păstrare și confidențialitate sigure. Se recomandă ca fișierele medicale să fie ținute în sertare de dosare încuiate care sunt blocate într-o încăpere care nu este accesibilă altor angajați decât personalul desemnat de resursele umane.

Dosarele I-9 ale înregistrărilor angajaților

I-9 Păstrează înregistrările angajaților care sunt întreținute pentru toți angajații într-un fișier care este separat de alte înregistrări ale angajaților. Angajatorii păstrează acest record al angajaților separat de alte înregistrări ale angajaților pentru a menține confidențialitatea angajaților de la funcționari guvernamentali și alte entități care sunt autorizate să revadă angajații I-9.

Menținerea locațiilor I-9 într-o locație separată va asigura că, dacă sunteți selectat pentru o revizuire federală a dosarului I-9, angajații guvernamentali nu vor avea acces la alte înregistrări despre angajat sau angajarea ei în organizația dvs., cu excepția situației reale Formularul I-9. Aceste investigații cresc în fiecare an, astfel încât să vă asigurați că angajații dvs. au completat în mod corespunzător formularele I-9 sau puteți fi supuși amenzi și eventual închisoare.

Accesul la evidența angajaților de către angajați

Angajații își pot vedea înregistrările angajaților prin contactarea unei persoane din personalul Resurselor Umane în timpul programului normal de lucru. Nici un angajat nu poate schimba sau elimina orice document din dosarul său, care trebuie văzut în prezența unei persoane din personalul de resurse umane.

Trebuie să aveți o politică privind vizionarea înregistrărilor personalului angajat în manualul dvs. de angajați și să o urmați fără discriminare în ceea ce privește solicitările angajaților de a-și vedea fișierele.

Dacă un angajat trimite o solicitare scrisă pentru o copie a înregistrărilor personalului după ce părăsesc locul de muncă, vi se cere să le trimiteți o copie.

Ocazional, veți întâlni un angajat care este suspicios cu privire la ce fel de înregistrări ale angajaților sunt reținute de departamentul de resurse umane. Aceștia sunt angajații care au cea mai mare probabilitate de a solicita o copie a fișierelor angajaților lor. Din nou, fără discriminare, faceți o copie a dosarului și trimiteți-l. (Probabil că veți primi feedback că angajatul a fost surprins de cât de puțin documentație a păstrat personalul HR.)

În unele jurisdicții, este legal să taxați angajatul pentru costul duplicării și trimiterii fișierului.