Ce informații sunt stocate în înregistrările medicale ale angajaților?

Dosarul medical al angajatului este un depozit pentru tot ceea ce are de a face cu sănătatea, beneficiile pentru sănătate, concediul pentru sănătate al angajaților și selecția beneficiilor și acoperirea pentru angajat. Angajatorul păstrează un dosar medical separat pentru fiecare angajat. Conținutul acestor fișiere nu este niciodată amestecat cu orice alt dosar al angajatului, cum ar fi dosarul de personal.

Deoarece dosarul medical conține informații sensibile și confidențiale, acesta trebuie să locuiască într-o locație sigură, blocată și inaccesibilă. Cabinetul de fișiere care găzduiește fișierele medicale ale angajaților ar trebui, de asemenea, să fie blocat, iar personalul HR ar trebui să aibă numai cheile. Accesul la dosarele medicale ale angajaților se limitează numai la personalul din Resurse Umane.

Legea privind portabilitatea și responsabilitatea asigurărilor de sănătate din 1996 (HIPAA) impune angajatorilor să protejeze dosarele medicale ale angajaților ca fiind confidențiale; înregistrările medicale trebuie păstrate separat și în afară de alte evidențe de afaceri. Nu păstrați niciodată dosarele medicale ale angajaților în dosarul personalului general al angajatului.

Din cauza confidențialității informațiilor, înregistrările trebuie izolate de fișiere pe care angajații, cum ar fi supraveghetorii sau administratorii, le pot accesa. (De fapt, acest lucru este, de asemenea, recomandat pentru fișierele de personal în general - dați acces numai personalului HR.)

Conținutul dosarului medical al angajatului

Acestea sunt tipurile de articole care trebuie depozitate în siguranță în dosarul medical al angajatului. Dacă aveți îndoieli, erați pe de o parte în ceea ce privește protejarea informațiilor medicale ale angajaților dumneavoastră.

• Aplicații și forme de asigurare de sănătate
• Aplicații și forme de asigurare de viață
• Informații despre beneficiar desemnat
• Cererile pentru orice alt beneficiu al angajaților care ar putea necesita informații medicale, cum ar fi asigurarea viziunii
• Solicitări de concediu medical plătit sau neremunerat
• Familie medicală și concediu Act (FMLA), rapoarte și aplicații conexe și documente
• Documentele FMLA semnate de medic
• Documentație despre bolile unui membru al familiei sau al unui copil pentru care solicitați timp de îngrijire continuă pentru FMLA

• Documente de concediu legate de îngrijire medicală pentru angajații care nu sunt eligibili pentru programul FMLA
• Examinările, notele, corespondența și recomandările medicului
• Scuze medicale legate de absenteism sau de întârziere de la un medic
• Restricții la locul de muncă medicale cu documentația de la medicul recomandat
• Rapoarte privind accidentele și vătămările, inclusiv documentele necesare OSHA
• Rapoartele de compensare ale lucrătorilor privind rănirile sau bolile
• Orice altă formă sau document care conține informații medicale private despre un angajat

Dacă păstrați aceste fișiere confidențiale, angajații dvs. vor avea încredere în dvs. și veți respecta spiritul și semnificația legii.

Disclaimer:Rețineți că informațiile furnizate, deși autoritare, nu sunt garantate pentru acuratețe și legalitate.Site-ul este citit de o audiență la nivel mondial și legile și regulamentele privind ocuparea forței de muncă variază de la stat la stat și de la țară la țară. Căutați asistență juridică sau asistență din partea guvernului, federal sau internațional, pentru a vă asigura că interpretarea juridică și deciziile dvs. sunt corecte pentru locația dvs. Aceste informații sunt de orientare, idei și asistență.