Pro și Contra din 3 structuri organizaționale ale proiectului

Modul în care organizația dvs. este structurată influențează modul în care gestionați și executați proiecte. De asemenea, poate influența cât de multă autoritate și domeniu trebuie să-ți faci treaba ca manager de proiect.

Există trei structuri organizaționale comune, iar managerii de proiecte lucrează în toate: funcționale, proiecte și matrice. Să aruncăm o privire la avantajele și dezavantajele fiecăruia, astfel încât să știi la ce te confrunți atunci când te alături unei noi structuri.

Structura organizatorică funcțională

Într-o structură organizațională funcțională, managerul de proiect și toate resursele lucrează în aceeași divizie a companiei, cum ar fi departamentul de vânzări și marketing. În general, managerul funcțional are mai multă autoritate decât managerul de proiect.

avantaje

Structura funcțională vă oferă cea mai mică putere ca manager de proiect, dar oferă multe alte avantaje:

• Funcționează bine pentru echipe mici și proiecte mici, deoarece funcția are un control deplin asupra membrilor echipei și a altor resurse necesare.
• Puteți accesa cu ușurință experții de care aveți nevoie pentru că se află în aceeași zonă funcțională.
• Este rapid pentru a obține toți împreună pentru a rezolva problemele legate de proiect.
• Puteți limita instrumentele de comunicare a proiectului pe care trebuie să le utilizați, deoarece echipa este relativ mică și simplă.
• Adesea, obțineți membri entuziaști ai echipei care doresc să lucreze la proiect, deoarece le oferă oportunități de carieră. Proiectul poate fi o modalitate excelentă de a motiva echipa.

• Dacă transmiteți proiectul unei echipe funcționale, va fi echipa funcțională în care lucrați, ceea ce poate ușura închiderea unui proiect.

Dezavantaje

Deși această structură are o mulțime de avantaje, ia în considerare și unele dezavantaje:

• Lucrul are loc într-un siloz, ceea ce ar putea însemna că nu aveți acces la persoane aflate în afara diviziunii funcționale.
• Oamenii din echipa de proiect ar putea fi mai loiali departamentului sau managerului de echipă decât pentru munca pe care o desfășoară proiectul, ceea ce poate crea conflicte.
• Un proiect mare poate ajunge cu un manager de proiect funcțional pentru fiecare funcție. Aceasta poate duce la scăderea lucrărilor prin crăpături dacă toți managerii de proiect nu lucrează împreună armonios.
• Funcționarea funcțională poate fi izolată prin faptul că nu aveți oportunitatea de a vă conecta la scară largă cu compania. Menținerea unui accent strategic poate fi mai greu.

Structura organizatorică a proiectului

Echipe dedicate sunt create pentru a lucra la proiecte în cadrul unei structuri organizatorice a proiectului. Managerul de proiect are probabil responsabilitatea managementului de linie pentru membrii echipei de proiect. Exemple de acest lucru ar include construirea de construcții mari, dar și inițiativele corporatiste care necesită o echipă dedicată. Managerul de proiect are autoritatea supremă, care raportează sponsorului proiectului și consiliului de proiect. Persoanele care lucrează în echipă direct pentru managerul de proiect.

avantaje

Avantajul evident al unei structuri de proiect este că aveți mai mult control asupra echipei, dar există și alte avantaje.

• Echipele pot avea un puternic simț al identității. Este cea mai ușoară structură în care să se creeze o puternică cultură de echipă.
• Întreaga echipă se concentrează asupra obiectivelor echipei, astfel încât conflictul de loialitate există cu munca de zi pentru persoanele care lucrează la proiect. Activitatea lor de zi este proiectul.
• Resursele sunt dedicate proiectului, deci este mult mai ușor să programați munca. Veți ști când membrii echipei sunt disponibili și nu există riscul ca aceștia să fie eliminați în scurt timp pentru a lucra în mod obișnuit pentru un alt manager.

• Proiectele care se desfășoară în această structură sunt medii excelente pentru îmbunătățirea abilităților de management de proiect, precum și abilități tehnice de lider.

Dezavantaje

Structura proiectului este cea mai ușoară pentru a lucra, dar are totuși unele dezavantaje.

• A avea o echipă dedicată unui proiect este un angajament scump. Tind să fie o opțiune numai pe marile proiecte.
• Dacă eliminați persoanele din funcțiile lor funcționale, s-ar putea să fie dificil să se întoarcă, mai ales dacă proiectul este lung. Proiectul de lucru se întinde și revenirea la ceea ce ați făcut înainte, după o perioadă de lucru într-un mediu multidisciplinar pe un nou proiect provocator, nu este o perspectivă atrăgătoare pentru mulți oameni. Gestionarea tranziției echipei atunci când închideți un proiect devine și mai importantă.

• Uneori închiderea unui proiect poate însemna pierderea locului de muncă dacă afacerea a trecut mai departe și alt rol nu este disponibil pentru dvs.
• Prin natura lor, echipele dedicate suge resurse pentru a lucra la un singur lucru. Aceștia pot limita numărul de proiecte pe care compania le poate face în orice moment, mai ales atunci când diferite proiecte necesită aceleași competențe.
• Managerii de proiect în acest tip de structură fac și managementul liniilor pentru echipele lor, ceea ce înseamnă petrecerea timpului și a eforturilor în ceea ce privește sarcinile de resurse umane pe care nu ar trebui să le faceți în alte structuri. Dacă vă bucurați de acest element de lucru cu oamenii, acest factor ar putea fi un avantaj.

Structura organizatorică a matricii

A treia opțiune este o structură de matrice. Resursele sunt împărtășite atât în ​​activitatea de lucru obișnuită, cât și în lucrul cu proiectul. S-ar putea însemna că aveți doi manageri sau o responsabilitate "punctată" la un manager de proiect, precum și la managerul de echipă. Structura liniei funcționale de gestionare este în mod normal în locul mai întâi, iar managerul de proiect ia linia punctată.

Această structură împarte puterea și autoritatea între managerul de echipă funcțional sau de diviziune și managerul de proiect. Va trebui să utilizați abilitățile de negociere la puterea lor deplină.

avantaje

Structurile matrice sunt foarte frecvente, deoarece permit managerilor să facă alegeri flexibile cu modul în care oamenii își petrec timpul. Probabil că veți lucra într-un mediu matricial la un moment dat în carieră. Avantajele acestei structuri sunt următoarele:

• Resursele sunt utilizate în mod eficient și se pot deplasa între proiecte în funcție de necesități.
• Puteți lucra la multe lucruri diferite, uneori în paralel - deși acest punct poate fi argumentat și ca dezavantaj.
• Echipele și persoanele fizice pot fi foarte receptive. Dacă vine un nou proiect care trebuie să aibă prioritate, este destul de ușor să pivotați și să vă concentrați brusc asupra altceva. Nu puteți face acest lucru cu ușurință într-o structură a proiectului, care durează mai mult să se desființeze și să se regrupeze.
• Structura necesită ca toată lumea să utilizeze același ciclu de viață și metodologie pentru gestionarea proiectelor, astfel încât deplasarea între proiecte să fie ușoară. Oamenii se pot alătura unei echipe de proiect cu o relativă puțină inbornare necesară atunci când terminologia și procesele sunt comune.

Dezavantaje

Ca și în cazul tuturor setărilor, acesta are și capcanele sale. În ciuda faptului că este o structură comună, nu multe locuri de muncă moderne au spart problemele de supraîncărcare. Acordarea de indivizi prea mult poate fi ușoară dacă nu aveți sisteme de gestionare și monitorizare a întregului lor volum de lucru. Alte dezavantaje sunt următoarele:

• Conflictul dintre proiecte este obișnuit pentru că ați putea lupta pentru aceleași resurse ca un alt proiect.
• Celălalt proiect ar putea să aibă cele mai bune resurse - cei mai potriviți oameni cu abilitățile potrivite - sau managerul lor de linie ar putea să nu le pună la dispoziție pentru lucrul cu proiectul.
• Pot exista un conflict între sarcinile de afaceri și cele de proiectare pentru persoanele fizice, mai ales atunci când ambii manageri îi dau diferite priorități.
• Resursele ar putea avea un conflict în ceea ce privește calea de dezvoltare pe care o iau pentru viitoarea lor carieră. Deși s-ar putea să știți că doriți să rămâneți în managementul proiectelor, este posibil să aveți opțiunea de a avansa într-un rol funcțional superior sau într-un rol mai orientat spre proiect. Dar având o mulțime de opțiuni de carieră este un lucru bun, chiar dacă acesta face ca decizii dificile.

O structură organizațională care funcționează perfect pentru toate lucrările obișnuite nu funcționează întotdeauna pentru proiecte și trebuie să vă gestionați în mediul în care lucrați. Obținerea unor experiențe în fiecare dintre aceste structuri este o idee bună, astfel încât să le puteți experimenta direct. Acesta vă va ajuta să decideți ce mediu vă convine cel mai bine și vă potrivește abilităților și preferințelor. Apoi puteți face o alegere în cunoștință de cauză dacă aveți șansa de a vă decide viitorul loc de muncă.

Înțelegerea avantajelor și dezavantajelor fiecărei structuri organizaționale a proiectului vă oferă șansa de a realiza unde să vă petreceți timpul și influența pentru a obține cât mai mult din echipa dvs. și a vă ajuta să încheiați cu succes proiectul.