Cât timp HR trebuie să păstreze dosarele angajaților

Unul dintre marile lucruri despre resursele umane este că avem multe hârtii. Tone și tone și tone. Acordat, multe dintre ele sunt electronice în aceste zile, dar principiul rămâne. HR ține evidența. Și trebuie să ținem aceste înregistrări, dar pentru cât timp?

Iată câteva linii directoare de bază pentru păstrarea înregistrărilor HR. Amintiți-vă, totuși, că legile de stat pot varia de la aceste linii directoare. Dacă legile de stat și legile federale se află în conflict, păstrați întotdeauna înregistrările bazate pe cerințele care sunt mai lungi. Este mai bine să păstrați ceva pentru prea mult timp decât nu suficient de mult.

Recrutarea de înregistrări

Trebuie să salvați toate aceste CV-uri, note de interviu, aplicații și înregistrări de locuri de muncă și chiar o înregistrare a căutărilor dvs. prin intermediul sistemului dvs. de urmărire a solicitanților timp de un an de la luarea deciziei de a face o ofertă de muncă. Deci, dacă intervievați un reclamant și întregul proces trage timp de trei luni, nu este până când nu se ia decizia finală de angajare ca ceasul să înceapă să bată.

De ce trebuie să faci asta? Dacă cineva pune la îndoială decizia dvs. de angajare, va trebui să arătați că nu discriminați în mod ilegal în nici un mod, formă sau formă. Legi precum Actul americanilor cu dizabilități, Titlul VII și multe altele vă cer să demonstrați că sunteți în conformitate. Menținerea acestor înregistrări vă ajută să faceți acest lucru.

Dosarele de testare a drogurilor

Dacă aveți nevoie de testarea de droguri pentru o muncă prealabilă, face parte din înregistrarea de angajare și ar trebui să păstrați o copie a rezultatelor timp de un an. Dacă efectuați teste de droguri suplimentare, fie ca urmare a unui incident la locul de muncă, fie ca parte a unei verificări aleatorii, trebuie, de asemenea, să mențineți aceste înregistrări timp de un an. Cu toate acestea, dacă sunteți supus regulamentelor Departamentului de Transport, atunci intervalul minim pentru înregistrările testului de droguri este de cinci ani.

Salarizare / Timecard, etc

Legea vă cere să mențineți aceste înregistrări timp de trei ani, dar procese recente înseamnă că ar fi mai deștept să le păstrați mai mult timp. Vrei să ții o evidență a cât de mult a fost plătit fiecare angajat și câte ore au lucrat pentru întreaga lor activitate la compania ta. Țineți dosarul dvs. cel puțin cinci ani după ce angajatul pleacă, indiferent de motiv.

Pentru angajații scutiți, desigur, nu este nevoie să vă mențineți înregistrări de timp, deoarece plata acestora este aceeași indiferent de numărul de ore lucrate. Cu toate acestea, dacă ați clasificat în mod greșit un angajat ca fiind scutit atunci când ar fi trebuit să nu fie scutit, aceste ore lucrate în evidențe vă pot îndruma pentru plata orelor suplimentare datorate. Asigurați-vă că includeți modul în care compania a calculat plata. De exemplu, trebuie să urmăriți dacă a fost salariu direct, salariu plus comision, ore suplimentare, lucrări pe bucată sau salarii orare directe.

Trebuie să faceți acest lucru nu numai pentru întrebări legate de salarizare și impozitare, dar multe alte decizii se bazează pe numărul de ore lucrate. De exemplu, eligibilitatea pentru FMLA depinde de numărul de ore lucrate într-un an. Dacă aveți un angajat scutit cu fracțiune de normă, vă recomandăm să luați în considerare înregistrarea timpului pentru a determina eligibilitatea FMLA. De asemenea, trebuie să puteți demonstra că ați plătit lucrătorilor dvs. pentru toate orele în care au lucrat.

Forma I-9

Mențineți formularul I-9 al angajatului, stocat separat de înregistrările dvs. de personal, timp de trei ani de la angajarea angajatului și timp de un an de la încetarea contractului de muncă, oricare dintre acestea este ulterioară.

Informații pentru sănătate / pensii

Trebuie să păstrați înregistrările planurilor dvs. pentru toate beneficiile dvs. pentru cel puțin șase ani. Instanțele au afirmat că, dacă un angajat vă dă în judecată, spunând că merită o pensie mai mare, de exemplu, este responsabilitatea angajatorului să dovedească că nu mai datorează datoriile, ci responsabilitatea angajatului de a dovedi că o fac. Păstrați toate aceste Descrieri ale planului sumar.

Dacă aveți foști angajați care sunt eligibili pentru COBRA, extinzându-și beneficiile pentru sănătate, ar trebui să păstrați acele înregistrări timp de șase ani doar pentru a fi în siguranță. Legea nu precizează menținerea, ci, din moment ce acest lucru ar putea fi aplicat în temeiul Legii securității veniturilor pentru angajați (ERISA), această lege necesită păstrarea timp de șase ani. Pentru a fi în siguranță, nu aruncați acele înregistrări.

Înregistrări FMLA

Atunci când un angajat solicită FMLA, trebuie să păstrați acea pistă de hârtie, chiar dacă refuzați concediul timp de trei ani. Asigurați-vă că țineți evidența concediului fiecărui angajat - când a început și cât timp este folosit. Dacă angajatul are FMLA intermitent, asigurați-vă că urmăriți fiecare concediu și documentați numărul de ore utilizate. Datele și numărul de ore trebuie documentate. Amintiți-vă, concediul intermitent poate fi folosit pentru câteva ore pe zi, sau câteva zile într-o săptămână. Documentați-le și păstrați aceste înregistrări.

Amintiți-vă, aceasta nu este o listă cuprinzătoare și se aplică numai statutului federal. Este posibil să fiți supuși unor legi suplimentare privind păstrarea înregistrărilor dacă, de exemplu, sunteți un antreprenor federal sau statul dvs. are standarde diferite. Când aveți dubii, nu-l aruncați.

Puteți accesa resurse suplimentare privind păstrarea evidențelor și raportarea obligatorie la Societatea de Management al Resurselor Umane (SHRM).

Disclaimer: Rețineți că informațiile furnizate, deși autoritare, nu sunt garantate pentru acuratețe și legalitate. Site-ul este citit de o audiență la nivel mondial, iar legile și regulamentele privind ocuparea forței de muncă variază de la stat la stat și de la țară la țară. Căutați asistență juridică sau asistență din partea guvernului, federal sau internațional, pentru a vă asigura că interpretarea juridică și deciziile dvs. sunt corecte pentru locația dvs. Aceste informații sunt de orientare, idei și asistență.