Modalități de a deranja părțile interesate de proiect

În calitate de manager de proiect, o parte din munca dvs. este să vă asigurați că părțile interesate - aceasta este echipa dvs. de proiect, clienții cheie și furnizorii - obțineți ceea ce au nevoie de proiect. Părțile interesate ar trebui să fie campionii dvs. cheie. Ar trebui să vă sprijine, ajutându-vă să atingeți obiectivele proiectului și să vă asigurați că toată lumea se trage în aceeași direcție.

Dar este ușor să-i enervezi. Iar când se întâmplă acest lucru, ei se pot transforma în oameni care nu mai doresc nimic cu proiectul tău. Acesta este un risc imens pentru un manager de proiect deoarece aveți nevoie de ajutorul și sprijinul acestora pentru a avea succes. Fără importanța acestora, s-ar putea să nu vă puteți livra proiectul. Iată câteva modalități de a vă deranja părțile interesate de proiect și de ce ar trebui să faceți în schimb.

Nu comunică

Comunicarea ar trebui să fie de aproximativ 80% din ceea ce faceți ca manager de proiect. Când nu-i spuneți echipei, furnizorilor sau clienților ce se întâmplă, atunci se vor deranja repede. Mai rău, ei tind să completeze lacunele cu explicația lor despre ceea ce se întâmplă, ceea ce probabil nu este corect și ar putea fi în detrimentul reputației proiectului.

În schimb, puneți în comun rapoarte clare despre proiecte. Faceți cunoștință cu aceștia în mod individual și în grup și informați-le în fiecare etapă. Realizarea unui plan de comunicare a proiectului și realizarea unei analize a părților interesate, astfel încât să puteți afla cine are nevoie să audă ce și când trebuie să audă.

Nu-și formează opinia

Comunicarea este un lucru, dar care tinde să fie despre actualizările de stare și urmărirea proiectelor. Trebuie să faceți mai mult decât atât pentru a le angaja în proiect. Acest lucru poate supăra pe oameni atunci când aceștia sunt expertul în materie într-o anumită zonă și nu cereți contribuția lor pentru ceva despre care sunt foarte calificați să comenteze. Managerii de proiect pot cădea în capcana crezului că trebuie să facă totul și să ia toate deciziile în sine, însă acest lucru nu este cazul deloc.

În schimb, adresați-le opinia cu privire la modul de gestionare a problemelor legate de proiect în momentul în care apar. Luați în considerare punctele lor de vedere. Nu trebuie să faceți ceea ce sugerează, dar vă ajută să construiți relații dacă ascultați. Puteți face acest lucru prin întâlniri de proiect și veți putea să le ascultați când vor veni la dvs. cu sugestii. Dacă este echipa dvs., asigurați-vă că au oportunitatea adecvată de a-și expune punctele de vedere.

Crezind calificările tale, dă-ți superputeri

Fiind un PMP® nu te face din lume cel mai bun manager de proiect (deși ar putea ajuta un pic mic). Deținerea unui certificat PRINCE2® Practitioner, a unui APMP sau a oricărei alte desemnări de management de proiect nu vă face să vă reproșați.

Vorbind despre calificările dvs. tot timpul și cum fac cărțile lucrurile este o modalitate sigură de a vă deranja părțile interesate. Ei nu doresc să audă despre scorurile voastre mari din examen sau despre modul în care aplicați metodologia pentru proiectul lor. De fapt, tot ce doresc este că proiectul merge bine. Nu le pasă prea mult cum ajungeți acolo, de cele mai multe ori.

Nu presupuneți că pentru că aveți o calificare și știți cum să gestionați riscurile, de exemplu, nu veți fi prinși de un risc de proiect. Se întâmplă celor mai buni dintre noi. Deci este mai bine să fii umil și dedicat, punându-ți abilitățile într-o manieră bună într-un mod practic, în timp ce nu crezi că te-au pus deasupra colegilor tăi.

Calificările dvs. ar trebui să vă ofere în liniște încrederea în a vă face munca la maximum, dar veți descoperi că mulți oameni care lucrează în calitate de manageri de proiect dețin certificate. De fapt, mulți oameni care lucrează în industrii specializate dețin certificate și pentru multe companii, acreditările din domeniul dvs. de expertiză, fie că este vorba despre arhitectură, contabilitate sau management de proiect, sunt pur și simplu un factor de igienă.

Nu vă așteptați ca părțile interesate să fie impresionate și să nu vorbiți despre ele tot timpul. Demonstrați-vă abilitățile, oferind bine proiectul și arătând modul în care aplicați cunoștințele pe care le-ați învățat în sala de clasă.

Modificarea termenului limită

Când toți s-au înscris pentru a proiecta etapele și știu ce se întâmplă când puteți lucra armonios ca o singură echipă. Când schimbați termenele și nu spuneți nimănui, atunci oamenii încep să se enerveze.

Schimbarea datelor are un impact imens asupra muncii altor persoane. S-ar putea să fi rezervat timp de vacanță în jurul valorii de munca lor critică pe proiect. Este posibil ca aceștia să fi fost nevoiți să recupereze resursele din alte echipe, deoarece cineva este necesar pentru proiect la un moment dat. Dacă schimbați datele fără a înțelege toate aceste fundaluri, atunci puteți pune în pericol proiectul.

Sponsorul proiectului dvs. va înțelege dacă nu puteți atinge obiectivele convenite. Lucrurile se schimbă. Sunt adăugate elemente noi în domeniul de acoperire a proiectului sau în afara acestuia. Dar nu este treaba voastră să acceptați doar modificarea termenelor. Colaborați cu echipa de proiect pentru a înțelege impactul schimbării. Apoi, propuneți o soluție sponsorului dvs. de proiect, explicând raționamentul din spatele schimbării datelor.

Asigurați-vă că toate părțile interesate sunt conștiente de schimbarea și modul în care acestea ar putea afecta activitatea lor. Apoi, cu acordul tuturor, faceți schimbarea și actualizați documentația proiectului. Nu trebuie să faci niciodată modificări la date fără a lăsa mai întâi echipa restul echipei.

Pierzându-și timpul

Întâlnirile ar trebui să fie eficiente, bine gestionate și o mare utilizare a timpului tuturor. Dar acest lucru nu este întotdeauna cazul. De multe ori, părțile interesate se plâng că au pierdut timpul la întâlniri. Nu a existat o agendă sau decizia pe care se așteptau să o facă nu a fost făcută deoarece oamenii răi erau în cameră.

Aveți, de asemenea, alte oportunități de a pierde timpul - nu sunt doar întâlniri. Nu aglomerați căsuțele primite prin trimiterea acestora într-o copie a e-mailurilor atunci când nu trebuie să fie. În schimb, părțile interesate pe proiecte au și un alt loc de muncă, așa că trebuie să-și folosească timpul cu înțelepciune. Asigurați-vă că întâlnirile dvs. au o agendă. Planificați-i, invitați oamenii potriviți și asigurați-vă că urmați după aceea.

Trimiteți numai e-mailuri persoanelor relevante. Dacă aveți nevoie să cc pe cineva, asigurați-vă că ei înțeleg de ce este important pentru ei să fie conștienți, și pentru a evita "temut" răspuns "toate", în măsura în care puteți. Fiți conștienți de faptul că alți oameni sunt ocupați și că proiectul dvs. nu este prioritatea lor de top tot timpul (dacă este oricând).