De ce comunicarea este importantă în gestionarea schimbărilor

Nu puteți supra-comunica atunci când cereți organizației dvs. să se schimbe. Fiecare director executiv care a condus un efort de management al schimbării cu succes exprimă nevoia de supra-comunicare în timpul unei schimbări de experiență și face această afirmație retrospectivă.

Nu există o organizație în care angajații sunt complet mulțumiți de comunicare. Comunicarea este una dintre cele mai dificile probleme din cadrul organizațiilor. Este o zonă care se plânge cel mai adesea de către angajați în timpul schimbărilor organizaționale și operațiunilor zilnice. Motivul?

Comunicarea eficientă necesită patru componente care colaborează perfect pentru a crea un sens comun, o definiție preferată a comunicării.

• Persoana care trimite mesajul trebuie să prezinte mesajul în mod clar și detaliat, radiând integritatea și autenticitatea.
• Persoana care primește mesajul trebuie să decidă să asculte, să pună întrebări pentru claritate și să aibă încredere în expeditorul mesajului.
• Metoda de difuzare aleasă trebuie să se potrivească circumstanțelor și nevoilor expeditorului și ale receptorului.
• Conținutul mesajului trebuie să rezoneze și să se conecteze la un anumit nivel cu credințele deja existente ale receptorului. Trebuie să conțină informațiile pe care angajatul dorește să le audă. Trebuie să răspundă celor mai prețuite și îngrijite întrebări ale angajatului.

Cu toate acestea se întâmplă în comunicare, e de mirare că organizațiile o fac bine. Din fericire, practicienii în domeniul managementului schimbărilor au oferit o gamă largă de sugestii despre cum să comunice bine în timpul oricăror schimbări organizaționale.

Recomandări privind comunicarea pentru o gestionare eficientă a schimbărilor

Elaborați un plan de comunicare scris pentru a vă asigura că toate cele ce urmează apar în cadrul procesului dvs. de gestionare a schimbărilor.

• Comunicați în mod consecvent, frecvent și prin mai multe canale, inclusiv vorbire, scriere, video, instruire, focus grupuri, buletine informative, intraneturi și multe altele despre schimbare.
• Comunicați tot ceea ce este cunoscut despre modificări, cât mai rapid cu cât informațiile sunt disponibile. Aflați clar că părtinirea dvs. este spre comunicarea instantanee, astfel încât unele detalii se pot schimba la o dată ulterioară. Spuneți-le oamenilor că alegerea dvs. este de a menține toată comunicarea până când sunteți pozitivi în ceea ce privește deciziile, obiectivele și progresul, ceea ce este dezastruos în gestionarea eficientă a schimbărilor.

• Oferiți cantități semnificative de timp pentru ca oamenii să pună întrebări, să solicite clarificări și să furnizeze informații. Dacă ați fost vreodată parte dintr-un scenariu în care un lider a prezentat modificări unui grup mare prin intermediul transparențelor de bază și apoi a fugit, știți ce veste proastă este aceasta pentru integrarea schimbării. Oamenii trebuie să se simtă implicați în schimbare. Implicarea creează angajamentul - nimic altceva nu este la fel de semnificativ în timpul procesului de schimbare.
• Comunică clar viziunea, misiunea și obiectivele efortului de management al schimbării. Ajutați-i pe oameni să înțeleagă cum aceste schimbări le vor afecta personal. Dacă nu vă ajutați în acest proces, oamenii își vor face propriile povestiri, de obicei mai negative decât adevărul.

• Recunoașteți că comunicarea adevărată este o conversație. Este vorba de ambele sensuri și trebuie să aibă loc o discuție reală. Nu poate fi doar o prezentare.
• Liderii sau sponsorii schimbării trebuie să-și petreacă timpul vorbind unu-la-unu sau în grupuri mici cu oamenii care se așteaptă să facă schimbările.
• Comunică motivele schimbărilor astfel încât oamenii să înțeleagă contextul, scopul și nevoia. Practicanții au numit această "construire a unui cadru memorabil, conceptual" și "crearea unui cadru teoretic care să susțină schimbarea".

• Furnizați răspunsuri la întrebări numai dacă știți răspunsul. Liderii își distrug credibilitatea atunci când furnizează informații incorecte sau par să se poticnească sau să se împotrivească atunci când furnizează un răspuns. Este mult mai bine să spun că nu știți și că veți încerca să aflați.
• Liderii trebuie să asculte. Evitați defensivitatea, scuzele și răspunsurile care sunt date prea repede. Acționați cu grijuliu.
• Faceți lideri și schimbați sponsorii disponibili, zilnic când este posibil, pentru a se amesteca cu ceilalți la locul de muncă.
• Organizați ateliere interactive și forumuri în care toți angajații pot explora împreună schimbările în timp ce învață mai mult. Utilizați formarea ca o formă de comunicare interactivă și ca o oportunitate pentru oameni de a explora în condiții de siguranță noi comportamente și idei despre schimbare și managementul schimbării. Toate nivelurile organizației trebuie să participe la aceleași sesiuni.

• Comunicarea ar trebui să fie proactivă. Dacă moara de zvon este deja în acțiune, organizația a așteptat prea mult timp să comunice.
• Furnizați oportunități pentru ca oamenii să se conecteze reciproc, formal și informal, să împărtășească idei despre schimbare și gestionarea schimbărilor.
• Revedeți în mod public măsurătorile care există pentru a evidenția progresele înregistrate în gestionarea schimbărilor și în eforturile de schimbare.
• Publicați recompense și recunoaștere pentru abordări pozitive și realizări în schimbările și gestionarea schimbărilor. Sărbătați fiecare câștig mic în mod public.