Cele mai bune practici pentru fișierele de personal ale angajaților

Este o idee bună ca un angajator să mențină un dosar de personal pentru fiecare angajat. Documentația privind istoricul ocupării forței de muncă, înregistrările privind contribuția și realizările, anunțurile disciplinare, promoțiile, planurile de dezvoltare a performanței și multe altele aparțin unui dosar de personal. Angajatorii inteligenți păstrează și mai multe fișiere de personal.

Angajatorul are motive întemeiate să păstreze mai multe dosare de personal - unele scopuri legale și altele pentru cele mai bune practici. Este necesară o documentație, astfel încât angajatorul să aibă o imagine precisă a istoricului angajării unui angajat. Documentația sprijină deciziile angajatorului și poate proteja angajatorul într-un proces-păstrat corect.

Conținutul fișierului de personal oferă o prezentare istorică a evenimentelor importante în timpul carierei unui angajat. Ei susțin deciziile luate cu privire la angajat și la cariera sa. Acestea demonstrează raționamentul angajatorului în ceea ce privește angajarea, promovarea, transferul, recompensele și recunoașterea, precum și deciziile de tragere.

Diferitele orientări sunt asociate cu diferite tipuri de fișiere de personal

Deoarece se recomandă mai multe tipuri de fișiere de personal, sunt asociate diferite reguli și linii directoare pentru fiecare tip de fișier de personal.

• Fiecare tip de fișier de personal are un motiv diferit pentru conținutul existent și diferit, pe baza acestui motiv.
• Fiecare tip de fișier de personal este stocat diferit.
• Accesul la un fișier de personal este limitat la anumiți angajați în majoritatea organizațiilor. Multe organizații restricționează accesul la dosarele personalului numai la personalul din Resurse Umane. Diferitele tipuri de fișiere de personal au orientări diferite de acces.
• Accesul angajaților la fișierele personalului său este permis, însă majoritatea angajatorilor au stabilit instrucțiuni pentru accesul angajaților cu o politică de acces la fișierele de personal în manualul angajaților. (Diferitele state și jurisdicții au reguli diferite, deci rămâneți la curent cu locația dvs.)

  Majoritatea organizațiilor nu permit managerului angajatului să acceseze fișierul de personal general. Se așteaptă ca managerii să păstreze documentația relevantă în propriul dosar al angajatului de conducere, care nu este dosarul personalului oficial.

• Departamentul Resurse Umane deține și răspunde de dosarele personalului angajat.

Fișierele de personal recomandate

Iată tipurile de fișiere de personal recomandate și ce trebuie să știți despre lucrul cu acestea.

Dosarul personalului angajatului

Acesta este dosarul principal de personal pe care îl păstrează angajatorul pentru fiecare angajat. Dosarul de personal stochează istoricul angajării fiecărui angajat. Acesta este ceea ce trebuie să știți despre dosarul personalului angajat.

Dosar medical

Dosarul medical al angajatului are restricții juridice serioase pe care angajatorul trebuie să le cunoască și să le țină seama. Iată ce trebuie să știți despre confidențialitatea și conținutul dosarului medical al unui angajat.

Fișier de salarizare

Accesul angajaților la dosarul de salarizare al angajaților este mai puțin restrictiv decât accesul la dosarul medical sau la personal. Fișierul de salarizare conține informații despre salariu, selecția beneficiilor, modificările ratei de plată, garniturile și alte documente legale care afectează salariul angajatului. Diverse angajați din domeniul contabilității și al resurselor umane accesează informațiile din fișierul de salarizare.

Formular I-9 pentru angajați

Din cauza drepturilor de acces ale diferitelor agenții guvernamentale, urmați cele mai bune practici prin menținerea unui fișier separat pentru toate formele angajatului I-9. Aflați mai multe despre stocarea formularelor I-9.

Politica privind accesul la fișiere pentru angajați

Doriți să îi permiteți fiecărui angajat să știe ce este în dosarul personalului său, dar trebuie să controlați integritatea, completitudinea și temeinicia dosarului. Menținerea confidențialității angajaților și angajatorilor și a accesului limitat sunt asigurate printr-o politică de acces la fișierele de personal.

Ce să nu includem într-un fișier de personal angajat

Căutați linii directoare privind conținutul care nu ar trebui să fie inclus în dosarul personalului angajatului? Iată recomandările mele cele mai bune despre conținutul pe care doriți să îl păstrați fie într-o locație separată, informală, fie nu retineți deloc. Menținerea documentației care nu este necesară și pur informată vă poate afecta.

Documentație

Știți ce documentație este? Cuvântul, documentația, se cultivă frecvent în lumea ocupării forței de muncă și al resurselor umane. Dar, semnificația documentației și motivul pentru care ați dori să documentați anumite evenimente de angajare este acoperită cu atenție, "Importanța documentației în resursele umane". Aruncați o privire, deoarece documentația adecvată este esențială pentru fișierele de muncă exacte.

Disclaimer: Rețineți că informațiile furnizate, deși autoritare, nu sunt garantate pentru acuratețe și legalitate. Site-ul este citit de o audiență la nivel mondial și legile și regulamentele privind ocuparea forței de muncă variază de la stat la stat și de la țară la țară. Căutați asistență juridică sau asistență din partea guvernului, federal sau internațional, pentru a vă asigura că interpretarea juridică și deciziile dvs. sunt corecte pentru locația dvs. Aceste informații sunt de orientare, idei și asistență.