Cum să scrieți scrisori de reprimare pentru performanța angajaților

Scrisori de mustrare sunt scrise de către supraveghetor pentru a oferi o declarație oficială a unei probleme de performanță pe care un angajat trebuie să o îmbunătățească. Scrisorile de mustrare sunt adesea un pas în procesul formal de acŃiune disciplinară care poate duce la o acŃiune disciplinară suplimentară pentru angajat, până la încetarea contractului de muncă, dacă angajatul nu reușește să se îmbunătăŃească.

Scrisorile de mustrare reprezintă o componentă semnificativă în documentarea problemei de performanță a angajatului pentru angajat și angajator. Scrisorile de mustrare scrise clar și specific specifică performanța care trebuie îmbunătățită și consecințele dacă performanța nu se îmbunătățește.

Scrisorile de mustrare urmează, în general, coaching-ul verbal de către un supraveghetor. Acestea sunt frecvent precedate de o corecție verbală a angajatului, numită avertizare verbală sau avertisment verbal formal, cu privire la problema de performanță sau la problemele legate de performanță.

În funcție de iminența și gravitatea problemei de performanță, scrisoarea de mustrare ar putea începe discuția despre performanță, dar acest lucru este neobișnuit.

Componente ale scrisorilor de mustrare

Scrisorile de mustrare eficiente au aceste componente.

• O declarație clară a problemei sau a problemei de performanță pe care angajatul trebuie să o îmbunătățească.
• Scrisoarea de mustrare ar putea enumera câteva exemple de moduri în care angajatul își poate schimba performanța pentru a se conforma așteptărilor de performanță. (Aceasta oferă angajatului o imagine comună sau un sens comun în jurul așteptărilor supervizorului.)
• Impactul neexecutării asupra succesului angajatului și al organizației. (Cum eșecul de a avea un impact negativ la locul de muncă.)

• Dacă este cazul, un calendar în care trebuie îmbunătățită performanța angajatului.
• Dacă este cazul, data scadentă sau data de încheiere în care moment, supraveghetorul va reevalua performanța angajatului.
• O declarație clară despre consecințele pe care un angajat le poate aștepta dacă performanța lor nu se îmbunătățește așa cum este descris în scrisoarea de mustrare.
• Semnătura supervizorului sau a directorului angajatului.
• Semnătura angajatului a cărui performanță se află în centrul scrisorii de mustrare. Scrisoarea conține, în general, o declarație potrivit căreia semnătura angajatului reprezintă faptul că ei au primit scrisoarea, nu neapărat că sunt de acord cu conținutul ei.

• O oportunitate pentru angajat să se opună, în scris, conținutului scrisorii de mustrare. Angajatul poate fi de acord, nu este de acord, exprimă controverse și așa mai departe. Rectificările scrise de angajat sunt anexate la scrisorile originale de mustrare.

Sunt două exemple de scrisori oficiale de mustrare. Utilizați-le în timp ce vă dezvoltați propriile scrisori de mustrare.

Scrisoarea de mustrare

Acesta este un exemplu de scrisoare de mustrare. Descărcați șablonul scrisorii de reprimire (compatibil cu Google Docs și Word Online) sau vedeți mai jos pentru mai multe exemple.

Scrisoarea de reprimire de probă nr. 1 (versiunea text)

Către: Jeffery Jones

Din: George Peterson

Data: 1 septembrie 2018

Re: Scrisoare de mustrare

Aceasta este o scrisoare formală de mustrare pentru a vă anunța că performanța dvs. nu atinge nivelul așteptat al contribuției. În activitatea dvs. de expert tehnic în domeniul asistenței pentru clienți, așteptările de la locul de muncă au fost dezvoltate de întregul grup de experți în asistență tehnică și de managerul acestora. Aceasta înseamnă că acestea sunt standardul acceptat pentru performanța fiecărui expert în asistența tehnică.

Nu reușiți să efectuați următoarele metode.

• Numărul clienților pe care îi oferiți într-o săptămână este cu 30% mai mic decât cel pe care ceilalți experți de suport tehnic le întâlnesc.
• Gradul de dificultate al problemelor pe care alegeți să le răspundeți este cu 40% mai mic decât cel pe care îl ating restul personalului.
• Timpul pe care clienții îl cheltuiesc la telefon depășește restul personalului cu 25%.

După cum puteți vedea, în cele trei măsurători de performanță cele mai importante pentru locul de muncă, nu reușiți. Supervizorul tău ți-a vorbit de mai multe ori și ai primit o pregătire suplimentară. În consecință, considerăm că nu sunteți dispuși să efectuați. Aceasta afectează în mod negativ volumul de muncă al restului personalului tehnic.

Trebuie să vedem o ameliorare imediată în toate cele trei domenii de performanță sau acțiuni disciplinare suplimentare până la terminarea angajării, inclusiv în cazul încetării angajării. Avem credința că aveți capacitatea de a vă îmbunătăți. Trebuie să vedem îmbunătățiri imediate.

George Peterson, supraveghetor

Marian Demark, Manager Resurse Umane

Scrisoarea de reprimire de probă # 2 (versiunea text)

Către: Linda Rodriguez

Din: Mary Wilmont

Data: 1 septembrie 2018

Re: Scrisoare de mustrare

Scopul acestei scrisori de mustrare este să vă informați în mod oficial că participarea dvs. vă afectează în mod negativ capacitatea de a-ți termina meseria. În timp ce salariații, angajații scutiți nu sunt obligați să lucreze ore specifice, o săptămână de lucru de patruzeci de ore este standard și de așteptat.

Nu ați reușit să vă prezentați pentru muncă cel puțin o zi pe săptămână de la începerea noului dvs. loc de muncă și lucrați numai treizeci și două de ore pe săptămână. Managerul dvs. v-a informat despre disponibilitatea timpului liber al FMLA pentru probleme medicale sau de familie. De asemenea, te-a întrebat dacă ai nevoie de o locuință pentru a-ți putea îndeplini eficient slujba.

El a sugerat să vizitați departamentul Resurse Umane pentru a discuta aceste probleme și participarea dvs. Ați refuzat toate cele trei oportunități pe care le-am oferit pentru a vă ajuta să vă îmbunătățiți performanțele slabe.

Realitatea este că nu vă puteți îndeplini slujba în mai puțin de patruzeci de ore. Vă lipsesc termenele limită pentru munca dvs., iar întârzierea dvs. afectează în mod negativ activitatea colaboratorilor departamentului de marketing. Ei își pierd termenele ca urmare a eșecului tău de a efectua.

În plus, munca ta neterminată, atunci când este alocată colegilor tăi, îți pune sarcina în suprasarcină, deoarece are deja locuri de muncă care necesită patruzeci de ore de lucru pe săptămână. Acest lucru este nedrept și nu vom tolera aceste efecte negative asupra locului de muncă începând de acum.

Trebuie să vedem o îmbunătățire imediată a participării dvs. sau vă vom termina angajarea. Aceasta înseamnă că trebuie să participi la muncă cinci zile pe săptămână. Dacă nu reușiți să participați la lucru cinci zile pe săptămână, nu puteți îndeplini obiectivele pentru care ați fost angajat.

Standardele noastre de plată standard pe termen scurt vă oferă șase zile plătite și două zile de concediu personale pe care trebuie să le utilizați pe parcursul unui an. Trebuie să aplicați pentru zilele de vacanță în avans.

Ați folosit deja patru dintre zilele bolnave și toate zilele dvs. personale cu absențele dvs. actuale. Nu intenționăm să vă alocăm mai mult timp. Acest lucru vă va lăsa numai cu două zile bolnav și timpul de vacanță plătit pe care trebuie să îl solicitați în avans.

Dacă aveți o absență care depășește timpul disponibil gratuit, vă vom termina angajarea. Sperăm că înțelegeți cât de aproape sunteți să vă pierdeți slujba. Nu veți primi mai multe avertismente.

Salutari, Mary Wilmont, director

Thomas Credence, Director Resurse Umane

Consultați un exemplar de confirmare de primire pentru îndrumare cu privire la modul în care un angajat care primește o mustrare are dreptul de a răspunde.

Te-ai bucurat de acest articol? Veți dori să vă înscrieți acum la newsletter-ul HR gratuit, deoarece doriți să citiți toate articolele noi imediat ce acestea sunt disponibile.

Exemple de scrisori de mustrare

• Scrisoarea de mustrare: Indiscreție de management
• Scrisoare de mustrare scrisă: participare

Disclaimer: Rețineți că informațiile furnizate, deși autoritare, nu sunt garantate pentru acuratețe și legalitate. Site-ul este citit de o audiență la nivel mondial și legile și regulamentele privind ocuparea forței de muncă variază de la stat la stat și de la țară la țară. Căutați asistență juridică sau asistență din partea guvernului, federal sau internațional, pentru a vă asigura că interpretarea juridică și deciziile dvs. sunt corecte pentru locația dvs. Aceste informații sunt de orientare, idei și asistență.