Asistență administrativă Interviu Întrebări și răspunsuri

Atunci când intervii pentru un loc de muncă asistent administrativ, intervievatorul va dori să învețe despre cât de relevante sunt calificările tale pentru poziție și cum te potrivești cu compania și departamentul.

Deoarece locul de muncă necesită atât abilități administrative, cât și interpersonale, managerii de angajare vor întreba adesea despre atributele specifice pe care le aveți pentru a vă califica pentru această poziție, precum și despre aptitudinile oamenilor mai puțini cuantificabili.

Sfaturi pentru gestionarea interviului

Este important să fiți conștient că discuția va depăși probabil abilitățile soft, cum ar fi abilitățile dvs. de comunicare, abilitățile organizaționale sau oportunitatea. Ar trebui să fii gata să vorbești și despre abilitățile tari.

1:14

Urmăriți acum: Cum să răspundeți la 4 întrebări frecvente pentru locurile de muncă administrative

Fiți pregătiți să discutați programele software

Deoarece multe funcții de asistent administrativ necesită utilizarea frecventă a unui software specific, este posibil să discutați despre diferitele programe cu care ați lucrat, despre modul în care ați utilizat aceste programe și despre nivelul dvs. de expertiză.

• Exemplu de răspuns:Îmi place să folosesc tehnologia și să învăț despre noi programe. Am, de asemenea, un talent pentru predarea colegilor care ar putea să nu fie atât de pricepuți în ceea ce privește utilizarea sistemelor. În ultimul meu loc de muncă la Kent Associates, m-am oferit voluntar să revizuiesc sistemele de management de proiect pentru echipa de profesioniști pe care am susținut-o. Șeful meu a aprobat recomandarea mea și am adus un sistem bazat pe web, Asana, care ne ajută să urmărim proiecte și să împărtășim informații pe o platformă web.
• Exemplu de răspuns: Sunt persoana goală în birou pentru diapozitivele PowerPoint și mă bucur să-i ajut pe oamenii noștri de vânzări să-i wow clienții cu prezentările lor. De asemenea, sunt un utilizator avansat al programului Excel și creez macrocomenzi complexe pentru a pregăti previziunile bugetare pentru propunerile de proiecte.

Fiți gata să discutăm procesele administrative

Ar trebui să fii pregătit să discuți fluxul de lucru și procesele administrative în pozițiile anterioare. Ca profesionist administrativ, nu ar trebui să existe îndoiți că sunteți organizați și orientați spre detalii. Intervievatorul dvs. va dori să știe Cum vă manifestați aceste calități în fluxul de lucru de zi cu zi.

• Exemplu de răspuns:Abilitățile organizaționale și atenția acordată detaliilor sunt printre cele mai puternice active ale mele. Am prosperat în situații în care pot aduce ordine proiecte complexe. De exemplu, am susținut anterior opt profesioniști care planificaseră evenimente promoționale pentru clienți. Am elaborat un șablon pentru urmărirea obiectivelor și a progreselor pentru fiecare proiect și l-am stabilit pe o unitate comună, astfel încât toți membrii personalului implicat să-și poată urmări progresul în ceea ce privește proiectele și evenimentele echipei.
• Exemplu de răspuns:Când lucram pentru grupul Alfred, am creat un manual de proceduri care a subliniat pașii necesari procesării cererilor de împrumut și apoi a încărcat-o online, astfel încât toți ofițerii de împrumut să poată urma aceleași proceduri.

Întotdeauna răspundeți pozitiv

Fiți atenți la comportamentul dvs. în timpul interviului.

De vreme ce asistenții administrativi intervin adesea foarte strâns cu indivizii pentru care lucrează, este esențial să fie pozitivi, profesioniști și politicoși în orice moment.

Veți dori ca intervievatorul să nu aibă nicio îndoială că lucrul cu dvs. ar fi o experiență plăcută.

• Exemplu de răspuns:Am lucrat la recepție în agenția noastră și a fost foarte important să fac o primă impresie pozitivă atât pentru clienții curenți, cât și pentru cei potențiali. Sunt o persoană naturală "poate face", iar recenziile mele au lăudat în mod regulat orientarea spre serviciul clienți.
• Exemplu de răspuns:Compania analizează clienții după interacțiuni, iar numele meu se prezintă în mod constant ca un angajat care este util, plăcut și profesionist. Șeful meu a comentat cât de des îmi cer clienții când sună la birou pentru asistență.

Pregătirea pentru interviu

Una dintre căile de pregătire este analiza descrierii postului pentru a încerca să înțelegeți dacă există un anumit set de competențe pe care se concentrează poziția. De exemplu, există un accent pe planificarea călătoriilor, coordonarea proiectelor, programarea zilnică a întâlnirilor, asistența personală sau orice altceva? Dacă este așa, asigurați-vă că puneți accentul pe cea mai relevantă experiență atunci când răspundeți la întrebările specifice interviului.

Faceți o listă a aptitudinilor menționate în postarea de locuri de muncă și nu ezitați să adăugați alte persoane pe care le considerați că ar fi aplicabile. Apoi, aruncați o privire asupra propriilor tale abilități administrative și de birou și potriviți-vă calificările cu locul de muncă.

Acest lucru vă va ajuta să vă adaptați răspunsurile în modul cel mai relevant la poziția specifică.

Asistență administrativă Interviu Întrebări și răspunsuri

În timp ce vă pregătiți, poate fi util să examinați întrebările pe care vi le-ați putea pune și să vă gândiți la modul în care să creați un răspuns, subliniind experiențele și succesele specifice din locurile de muncă anterioare.

• Ce abilități de calculator aveți și ce programe folosiți confortabil? - Cele mai bune răspunsuri
• Vă simțiți confortabil cu un telefon cu mai multe linii și cu un volum mare de apeluri telefonice? - Cele mai bune răspunsuri
• La această companie, ne place să ne gândim la noi înșine ca o echipă care lucrează împreună pentru aceleași obiective. Cum vă simțiți să lucrați într-un mediu de echipă? - Cele mai bune răspunsuri
• Cum te-ai simți supravegherea a doi sau trei angajați? - Cele mai bune răspunsuri
• Care este puterea ta cea mai mare și cum ți-ar ajuta performanța în această poziție? - Cele mai bune răspunsuri

• Care este cea mai mare slăbiciune a ta? - Cele mai bune răspunsuri
• Cum tratezi stresul și presiunea? - Cele mai bune răspunsuri
• Cum a fost să lucrezi pentru supraveghetorul tău? - Cele mai bune răspunsuri
• Ce vă așteptați de la un supraveghetor? - Cele mai bune răspunsuri
• Preferați să lucrați independent sau într-o echipă? - Cele mai bune răspunsuri
• Lucrați bine cu oamenii? - Cele mai bune răspunsuri
• Dați câteva exemple personale de lucru în echipă. - Cele mai bune răspunsuri
• Întrebări privind interviul recepționerului: - Lista de întrebări

Întrebări adresate intervievatorului

De asemenea, trebuie să faceți niște cercetări despre companie și să fiți pregătit să adresați întrebări pertinente când apare ocazia. Poate fi util să veniți cu câteva întrebări înainte de a vă întreba sau să discutați mai departe dacă nu ați avut ocazia mai devreme în interviu.

Adesea, acest lucru va fi aproape de sfârșitul interviului, deci este important să lăsați intervievatorul (i) cu o impresie bună. O modalitate foarte bună de a face acest lucru este să vă arătați interesul și pregătirea pentru interviul de angajare prin legarea în întrebări cu care ați fost întrebat cu câteva întrebări proprii.

• Care sunt responsabilitățile acestei poziții?
• Puteți descrie o zi obișnuită (săptămână) în acest departament?
• Care sunt punctele forte ale acestui departament? Care sunt punctele slabe?
• Ce voiau să spună asistenții dvs. din trecut, a fost cea mai bună parte a lucrării pentru dvs.? Ce-ar zice era cel mai rău?
• În ce direcție vedeți compania în următorii cinci ani? Credeți că există amenințări la adresa succesului său?
• De ce a părăsit ultimul tău asistent poziția? Care erau punctele sale forte? Care erau slăbiciunile sale? Ce face el acum?
• Ce atribute a avut cel mai bun asistent al tău? Cum rămâne cu cel mai rău asistent?
• Cât de des sunt efectuate evaluările performanței? Cine le conduce?
• Ce competențe sunt cele mai importante pentru tine într-un asistent administrativ?
• Cum recompensezi și încurajezi pe cei care lucrează în departamentul tău?
• Există probleme de producție în acest departament?
• Cum v-ați ocupat în trecut de problemele personalului?
• Care sunt unele dintre cele mai mari provocări pentru o persoană în această poziție?
• Care este cel mai satisfăcător aspect al acestei poziții, după părerea dvs.?
• Tu (Compania / departamentul) susțineți asociațiile profesionale și dezvoltarea profesională continuă?
• Ce ați descrie ca rol al personalului administrativ în acest birou?
• Sunt așteptate orele suplimentare sau orele de weekend?
• Ce îți place cel mai mult să lucrezi pentru această companie? Există vreo schimbare pe care o veți face?
• Ce îți place cel mai puțin să lucrezi aici?
• Încurajezi departamentul să lucreze ca o echipă sau să se concentreze mai mult pe contribuțiile individuale?

Fii pregatit pentru mai multe intrebari despre interviu

În plus față de întrebările specifice interviului pentru locuri de muncă, vi se vor pune, de asemenea, întrebări mai generale despre istoricul angajării, educația, punctele forte, punctele slabe, realizările, obiectivele și planurile. Iată o listă cu cele mai frecvente întrebări de interviu și exemple de răspunsuri.