Aflați cum să păstrați minutele întâlnirilor

Minutele de întâlnire sunt notele detaliate care servesc drept înregistrare oficială a unei întâlniri sau conferințe. Persoana responsabilă cu adunarea cere de obicei unuia dintre participanți să tindă această sarcină. Într-o zi, cineva ar putea fi tu! Deși nu este un loc de muncă extrem de dificil, este unul important. Din moment ce minutele de întâlnire reprezintă o înregistrare oficială a ceea ce sa constatat, este necesară acuratețea. Va trebui să luați note detaliate pe care oamenii trebuie să le poată consulta mai târziu, dacă este necesar. Iată câteva indicii pentru a vă ajuta să vă ocupați de această sarcină cu finețe.

Aflați ce trebuie să faceți înainte, în timpul și după întâlnire.

Înainte de intalnire

• Alegeți instrumentul de înregistrare: Primul lucru pe care trebuie să-l faceți este să decideți cum veți lua notele. Veți merge la școală veche și utilizați un stilou și hârtie sau veți merge la tehnologie și veți folosi un laptop, tabletă sau un smartphone? Verificați-vă cu șeful dvs. pentru a vedea dacă preferă să utilizați o anumită metodă. Este puțin probabil, dar posibil.
• Asigurați-vă că instrumentul de alegere este în stare de funcționare și aveți o copie de siguranță doar în cazul în care originalul nu reușește. Dacă aduceți un laptop, de exemplu, aveți stilou și hârtie la îndemână. Nu doriți să opriți întâlnirea în timp ce căutați ceva de scris în cazul în care computerul se blochează.

• Citiți agenda agendei înainte de începerea întâlnirii. Vă va permite să formulați o schiță pentru minutele dvs. Lăsați un spațiu sub fiecare element pe ea și scrieți notele acolo. A face acest lucru va face munca ta un pic mai ușor, atâta timp cât persoana care conduce întâlnirea se află la ordinea de zi.

În timpul întâlnirii

• Treceți în jurul unei foi de prezență și asigurați-vă că toată lumea se conectează. Trebuie să includeți o listă a tuturor participanților în procesul-verbal oficial al ședinței.
• Asigurați-vă că știți cine este toată lumea.În acest fel, veți putea identifica cine vorbește și va înregistra corect informațiile respective.
• Rețineți ora la care începe reuniunea.
• Nu încercați să notați fiecare comentariu. Este bine să includeți doar ideile principale. Fiți foarte atenți să nu lăsați obiectele cu care nu sunteți de acord. Predispozițiile dvs. nu ar trebui să vă influențeze. Amintiți-vă acest lucru este un cont oficial și nu părerea dvs. despre ceea ce sa întâmplat!

• Scrieți toate propunerile care le-au făcut și rezultatele voturilor, dacă există; nu trebuie să scrieți cine a detașat o moțiune. Bineînțeles, regulile organizației dvs. pot fi diferite, astfel încât acestea să fie verificate mai întâi.
• Dacă voturile asupra oricărei propuneri sau discuții sunt amânate până la următoarea întâlnire, notați acest lucru.
• Înregistrați ora de încheiere a întâlnirii.

Dupa intalnire

• Introduceți minutele cât mai curând posibil după întâlnire, în timp ce totul este încă proaspăt în mintea ta. Dacă găsiți o eroare în notele dvs. sau dacă aveți o întrebare, puteți să o eliminați rapid, vorbind cu alți participanți.
• Pe copia finală a procesului-verbal, includeți numele organizației, titlul comitetului, tipul de întâlnire (zilnic, săptămânal, lunar, anual sau special) și scopul acestuia.
• Dă-i timpurile pe care le-a început și sa încheiat.
• Furnizați lista participanților și o notă despre cine a condus întâlnirea. De asemenea, puteți indica aici că ați luat minutele. Includeți numele dvs. pe lista de participanți și, în paranteze după numele dvs., spuneți că ați luat minutele. În mod alternativ, la sfârșitul documentului, puteți să vă deconectați scriind "Respectiv trimis de," urmat de numele dvs.

• Corectați minutele înainte să le trimiteți. Adresați-i pe altcineva care a participat la asemenea lucruri. El sau ea vă va putea informa dacă ați lăsat ceva din greșeală.
• Trimiteți-le persoanei care a condus ședința, cu excepția cazului în care ați fost instruit să faceți altfel.