Practicile de gestionare a întâlnirilor ajută la îmbunătățirea productivității

Ne petrecem o mulțime de vieți profesionale în ședințe. În multe cazuri, practicile proaste de gestionare a întâlnirilor duc la utilizarea neproductivă a timpului participanților. Într-un articol înrudit, oferim îndrumări privind transformarea a cinci scenarii comune de întâlniri în evenimente productive. Iată câteva idei suplimentare care sprijină consolidarea utilității, productivității și impactului întâlnirilor.

Cheia de gestionare a întâlnirilor - Stand PAT

Unii manageri folosesc un P.A.T. abordare a întâlnirilor, care necesită o Purgenta, a Agenda și a Timeframe. Înarmarea participanților cu aceste puncte critice de context înaintea sesiunii asigură că oamenii se arată pregătiți să participe și sprijină intenția generală a întâlnirii. Un P.A.T. conturul ajută la asigurarea unei sesiuni productive.

Ar trebui să puteți defini scopul întrunirii în maxim 1 sau 2 propoziții. "Aceasta intalnire este de a planifica noua campanie de marketing" sau "aceasta intalnire este de a revizui noua politica de transport maritim pentru manipularea returnarilor". Scopul ajută la asigurarea faptului că toată lumea știe de ce sunt acolo, ce trebuie făcut și cum să ghideze progresul și să conducă o concluzie.

Stabiliți o agendă. Listează articolele pe care le vei revizui / discuta / inspecta. Ne place să alocăm o limită de timp pentru fiecare articol de pe ordinea de zi (vezi mai jos) și să identificăm persoana care răspunde de moderarea discuției. Stabiliți un interval de timp; setați cel puțin un început și un sfârșit de timp. De asemenea, recomandăm stabilirea unei durate pentru fiecare element de pe ordinea de zi. Acestea ar trebui să fie totale la intervalul general de întâlnire.

Începeți întâlnirile la timp

Dacă lucrați într-una din acele culturi unde oamenii intră în întâlniri până la cinci sau zece minute după ora programată de începere, este timpul să începeți o nouă tendință. O firmă îi încurajează pe managerii săi să închidă ușa la ora programată, iar cei care au întârziat nu sunt bineveniți să participe. În timp ce acest lucru poate fi mai draconic decât îți dorești să acționezi, nu ar trebui să ai nici o îndoială cu privire la ordinea reuniunii, revizuirea scopului și confirmarea așteptărilor și a calendarului.

Nu așteptați să se afișeze răpitorii. Când cineva sosește cu întârziere, nu vă întoarceți și examinați ce a fost deja acoperit. Continuați cu subiectele de întâlnire. Acest lucru va fi ciudat pentru cel care a răpit și va îmbunătăți probabilitatea ca el / ea să ajungă la timp la următoarea întâlnire.

Dacă organizatorul / sponsorul întâlnirii nu apare la timp, luați în considerare ședința anulată și reveniți la serviciu. O perioadă de așteptare de cinci până la șapte minute este rezonabilă. Câștigurile sunt, organizatorul întâlnirii a intrat într-o dificultate neașteptată și ar prefera să nu pierdeți timpul să-l așteptați.

Păstrați întâlnirea pe subiect

O bună practică este să atribuiți cuiva rolul de a ține pe toată lumea pe drumul cel bun în timpul întâlnirii. Prea adesea, discuțiile se derulează și apoi se degradează până la un vârtej de opinii, idei, fapte și emoții. În schimb, asociați rolul și informați pe toți cei prezenți că acest individ va interveni dacă și când discuția va ieși din ordinea de zi și din punct de vedere specific. În unele firme, acest rol este denumit "Traffic Cope", în altele, "Topic Keeper". Indiferent de etichetă, rolul este extrem de util în consolidarea eficienței și productivității întâlnirilor dvs.

Dacă apar subiecte suplimentare care sunt dezactivate, dar importante pentru a fi discutate, acestea ar trebui să fie culese și plasate în mod clar în "parcare" pentru examinare ulterioară și discuții sau pentru o întâlnire discretă. Proprietarul reuniunii își rezervă dreptul de a permite o discuție minoră divergentă dacă susține scopul general al întâlnirii.

Păstrați și distribuiți notele / minutele întâlnirilor

Cineva, altul decât organizatorul întâlnirii, ar trebui să țină procesul-verbal al reuniunii. O bună înregistrare a proceselor-verbale va include:

• Ora de întâlnire, dată, locație
• Descrierea scopului
• Copie a agendei
• Lista participanților și o listă a celor care nu au participat
• O scurtă descriere sumară a concluziilor, a elementelor de acțiune, a responsabilităților și a datelor pentru finalizare. Mulți notari folosesc ordinea de zi ca un ghid pentru listarea concluziilor și acțiunilor.
• Planificată întâlnire de urmărire dacă este cu adevărat necesară.

În mod ideal, distribuiți notele de întâlnire cât mai curând posibil după încheierea întâlnirii și în mod absolut într-o zi lucrătoare. Minutele și notele servesc drept un memento important pentru participanți, precum și o sursă de informare pentru alte părți interesate sau pentru cei care au pierdut întâlnirea. Procesul-verbal este un instrument excelent de a mobiliza oamenii și echipele pentru a le reaminti de acțiunile lor de urmărire.

Linia de fund

Este posibil ca o întâlnire să aibă ca rezultat un rezultat pozitiv, ajutând la propulsarea proiectelor și a oamenilor înainte, pur și simplu nu conta pe ea. Unele diligență și întărirea deliberată a tehnicilor de gestionare a întâlnirilor vă vor îmbunătăți șansele de a obține un rezultat extraordinar.

Actualizat de Art Petty