Cum să conduceți un proiect atunci când nu sunteți șeful echipei

Înapoi în școală, proiectul de grup nu a fost întotdeauna o experiență pozitivă. Inevitabil, în fiecare grup, unii munceau mai mult decât alții, în timp ce alții nu au apărut niciodată. Ca urmare, ar putea fi frustrant dacă sunteți unul dintre membrii echipei care transportă cea mai mare parte a încărcăturii.

Este puțin diferit în lumea afacerilor, de vreme ce fiecare proiect are un manager de proiect și această persoană poate să dea consecințe reale în cazul în care membrii echipei nu își îndeplinesc sarcinile. Chiar dacă managerul de proiect nu are autoritate disciplinară asupra echipei sale, orice performanță slabă a unui membru poate reveni la seful său și poate reflecta negativ asupra carierei.

Este probabil că managerul de proiect nu va alege membrii echipei pentru proiect și nu va avea autoritatea de a elimina un membru din cauza performanțelor slabe. Cum gestionați un proiect atunci când membrii echipei dvs. nu vă raportează?

Iată câteva sfaturi despre cum să conduceți un proiect atunci când membrii echipei nu vă raportează.

Clarificați-vă limitele cu seful

Înainte de a avea prima întâlnire de echipă, așezați-vă cu persoana care v-a atribuit acest proiect și discutați despre așteptările conducerii. Acest lucru este cel mai simplu, desigur, dacă tu și toți membrii echipei raportezi în aceeași persoană, dar chiar dacă nu, vei dori să ai această conversație.

Acestea sunt întrebările pe care le veți întreba:

• Aveți puterea de a elimina și de a înlocui persoanele din echipă dacă nu lucrează?
• Are acest proiect prioritate față de alte proiecte? Dacă nu, atunci unde se află proiectul dvs. în ierarhie. Cu alte cuvinte, puteți să îi spuneți membrilor echipei dvs. că trebuie să renunțe la realizarea unui proiect diferit pentru a respecta un termen limită?
• Dacă aveți probleme cu performanța membrilor echipei, șeful cu putere disciplinară vă va susține sau vă considerați egali cu membrii echipei?
• Dacă nu ați făcut deja acest lucru, întrebați care sunt obiectivele proiectului și intervalul de timp așteptat până la finalizare.

Dacă ați stabilit limitele înainte ca proiectul să înceapă, veți ști cât de departe puteți merge și ce puteți cere membrilor echipei dvs. Un șef care spune că "acest proiect este prioritatea de vârf", dar nu vă va sprijini, este același lucru cu șeful spunând că "aceasta nu este prioritatea principală".

Cu toate acestea, obținerea unui buy-in de la seful dvs. pentru a stabili dacă proiectul este o prioritate de vârf vă poate ajuta să vă influențați membrii să lucreze cât mai mult posibil. Și nu vă fie teamă să fiți direct cu șeful dvs., menționând că doriți să știți nivelul importanței proiectului, astfel încât să puteți comunica acest mesaj echipei. Veți dori să comunicați că toată lumea are același scop, pentru a finaliza proiectul în mod corespunzător și la timp.

De asemenea, ați putea să urmați cu șeful dvs. prin e-mail, cerând să confirmați că proiectul este o prioritate maximă. După ce primiți confirmarea prin e-mail, puteți trimite e-mailul echipei, dacă este necesar.

Este important să rețineți că membrii echipei pot avea și alte responsabilități pe lângă proiect. În consecință, este posibil ca ei să nu considere proiectul dvs. o prioritate pentru ei la început, dar asta nu este neapărat pentru că nu le pasă sau căutând să evite lucrul. Este foarte probabil ca ei să aibă pur și simplu alte sarcini și responsabilități pe care trebuie să le completeze zilnic. Acest lucru este valabil mai ales atunci când lucrați cu colegi din diferite departamente.

Vorbind cu șeful dvs. pentru a clarifica importanța proiectului, obiectivele și cronologia și comunicarea informațiilor cu echipa de timpuriu poate ajuta procesul să se mute și să fie mai puțin stresant.

Discutați cu echipa dvs. înainte de a efectua asignări

Când aveți o echipă trans-organizațională, este ușor să faceți misiuni. Jane de la marketing se va ocupa de sarcinile de marketing. Karen din finanțe se va ocupa de finanțe. Dar chiar și atunci când responsabilitățile sunt clare, vorbește mai întâi cu membrii echipei.

Puteți afla că atât Karen, cât și Jane au cerut să se afle în această echipă pentru a afla mai multe despre alte domenii ale companiei, astfel că atunci când îi alocați domeniilor lor de expertiză, ei pot deveni frustrați.

Această conversație este esențială pentru a avea o relație de echipă excelentă.Deși sunteți responsabil pentru rezultatul final al proiectului, nu veți obține rezultate excelente fără membrii echipei care se află la bord. Pe scurt, împuterniciți-i pe membrii echipei dvs., solicitând contribuția lor și preocupările lor. Când proiectul este complet și un succes, întreaga echipă se poate simți mândră, știind că fiecare dintre ei a jucat un rol activ în succesul său.

Verificați dublu cu șeful

Dacă, după ce ați vorbit cu membrii echipei dvs., stabiliți că singura modalitate de a îndeplini această sarcină este să dați sarcini pe care unul sau mai mulți oameni le vor găsi neplăcute, să vorbească cu șeful dvs. înainte de a face misiunile.

De ce? Doriți să vă asigurați că aveți backupul de care aveți nevoie și că nu ați neglijat o opțiune care va face ca misiunile să fie mai satisfăcătoare pentru membrii echipei.

Luați-vă pe sine însuși

Toată lumea știe că ați fost aleși să conduceți această echipă din cauza succesului dvs., dar este important să vă răsuciți și să vă amestecați în lucruri.

Dacă luați ceva dificil sau neplăcut trimite mesajul că sunteți parte din echipă și că vă pasă de colegii de echipă. Atribuirea sarcinilor neplăcute trimite mesajul care credeți că sunteți mai bun decât colegii de echipă.

Asta nu înseamnă că trebuie să faci toate sarcinile proaste. Dar asigurați-vă că sunt destul de împărțite între membrii echipei. Ceea ce este neplăcut variază de la echipă la echipă, dar fiecare proiect are ceva pe care nimeni nu vrea să o facă. Deseori, există numeroase sarcini pe care toată lumea ar dori să le evite. Asigurați-vă că acestea sunt împărțite în mod echitabil și că vă luați partea.

Oferiți Feedback Prompt

Amintiți-vă feedback-ul este mai mult decât spune, "de treabă bună" sau de "lucru rău" este "că a fost un loc de muncă minunat pentru că …" și "că nu sa dovedit atât de bine pentru că …". Și atâta timp cât doriți să distribuiți feedback, asigurați-vă că acceptați feedback de la membrii echipei.

Din nou, îi împuterniciți să facă o treabă minunată și să le reamintească că succesul lor este succesul dvs. și că sunteți toți împreună. Oferind feedback și învățându-i cum să facă o sarcină, mai ales dacă aveți mai multă experiență, veți crea un mediu de lucru pozitiv.

Mențineți-i pe toți informați

În calitate de lider de echipă, veți raporta progresul către managerii și liderii organizației dvs. Asigurați-vă că luați informațiile din aceste întâlniri înapoi în echipă. În plus, permiteți grupului dvs. să știe ce veți spune la aceste întâlniri.

De asemenea, dați tuturor credite, mai ales când este implicată lauda. Proiectul merge bine pentru că sunteți fabulos? Bineînțeles, dar nu spune asta. Spuneți că proiectul merge bine, deoarece echipa este fabuloasă. Toată lumea va ști că sunteți parte din echipă.

Dar dacă proiectul merge groaznic? Îți împărțiți vina? Da, dar numai privat. Mergeți la membrii echipei în mod individual și lucrați pentru a vă ajuta să vă schimbați direcția sau contribuția. Dacă acest lucru nu merge, mergeți la seful dvs. și abordați problemele.

Dacă aveți puterea de a elimina persoanele din echipă, acum este momentul să faceți acest lucru, dar dacă nu faceți acest lucru, puteți vorbi cu persoana care o face. Dar indiferent de ce faceți, nu începeți să bârfați sau să vă plângeți de membrii echipei. Le va distruge moralul și va face totul mai rău.

Amintiți-vă că un proiect de echipă cu succes a reușit să vă stimuleze cariera, să-și promoveze reputația profesională și să vă facă munca vizibilă în organizația dvs. Rezultatul ar putea fi sarcini suplimentare sau o promovare.

-------------------------------------------------

Suzanne Lucas este scriitoare independentă care a petrecut 10 ani în resurse umane corporative, unde a angajat, a concediat, a reușit să gestioneze numerele și a verificat dublu la avocați.