Obțineți suportul de conducere executiv în managementul de proiect

Managerii de proiect au un loc de muncă dificil. Prin natura rolului lor, își asumă responsabilitatea de a forma o echipă eficientă pentru a urmări și a reuși cu noi inițiative. Deoarece proiectele cuprind toate lucrările efectuate într-o firmă, inclusiv inițiativele temporare și unice, precum și rutina operațiunilor zilnice, fiecare proiect este o nouă aventură.

Adăugați în realitate că proiectele sunt modul în care inovăm; modul în care executăm strategia și cum dezvoltăm infrastructura și capacitățile organizației noastre, este evident că liderii de rang înalt trebuie să facă tot ce le stă în putință pentru a-și susține managerii de proiect ai firmei.

Unul dintre cei mai importanți factori care promovează succesul proiectului este prezența unui sponsor executiv eficient, angajat. Această poziție a fost asociată mult timp cu succesul proiectelor în studiile industriale, însă o revizuire a literaturii care descrie practicile actuale în legătură cu sponsorizarea sugerează că avem un drum lung de parcurs pentru a instituționaliza prezența și practicile rolului sponsorului în organizațiile noastre. Un pic de context este potrivit. În primul rând, să examinăm responsabilitățile principale ale sponsorului.

Responsabilități primare ale sponsorului executiv al unui proiect

• Să-și asume responsabilitatea pentru rezultatul unui proiect. (Acest punct este adesea descris ca o responsabilitate comună cu managerul de proiect.)
• Cartati proiectul si conferiti autoritate managerului de proiect si membrilor echipei de baza.
• Sprijină echipa de proiect pentru resurse și vizibilitate.
• Asigurați prezența și sprijinirea unor valori eficiente ale echipei, inclusiv responsabilitate și transparență.
• Sprijina echipa în fața unor dificultăți extraordinare.
• Antrenor manager de proiect.
• Apără echipa de proiect împotriva interferențelor organizatorice.

Ce se întâmplă când sponsorul executiv este în afara imaginii

În lipsa unui sponsor executiv suportiv, toate responsabilitățile de mai sus se încadrează în managerul de proiect deja supra-împovărat, care, de obicei, nu are latime de bandă și alfabetică politică pentru a-și îndeplini aceste sarcini. Lipsa unui sponsor eficient mărește riscul unor probleme legate de proiect, incluzând, dar fără a se limita la: eșec, performanțe suboptimale în timp, costuri și obiective de calitate și turbulențe sporite ale echipei.

Pur și simplu afirmată, prezența unui sponsor executiv eficient este un factor pozitiv pentru munca complexă de a aduce cele mai importante inițiative temporare și unice către o concluzie de succes. Având în vedere importanța evidentă a rolului, ar fi rezonabil să presupunem că majoritatea organizațiilor își iau serios munca cu sponsorii executivi. Din păcate, un pic de timp petrecut în lumea reală sugerează altfel.

O privire în modul în care organizațiile noastre tratează rolul sponsorului executiv

În calitate de instructor de management absolvent în managementul de proiect, am norocul de a învăța în mod regulat despre practicile de management al proiectelor angajatorilor studenților mei într-o zonă metropolitană majoră. De la firmele Fortune 100 până la întreprinderi mici, întreprinzătoare și non-profit, organizațiile reprezentate reprezintă o secțiune transversală a economiei noastre.

Deși ar fi rezonabil să ne așteptăm în această perioadă în care practicile de management al proiectelor sunt bine stabilite, majoritatea firmelor ar afișa practici mature în jurul rolului sponsorului executiv, în realitate situația este exact opusă. Câteva constatări non-științifice din sondajul anual informal al studenților noștri despre rolul sponsorului executiv în firmele lor:

• În medie, peste cincizeci la sută dintre studenți descriu firma lor ca fiind lipsită de practici formale în ceea ce privește sponsorizarea executivă.
• Puține firme au o formare formalizată sau o descriere standardizată pentru rolul și responsabilitățile sponsorului.
• Nu am avut încă un raport al studenților că firma sa oferă formare pentru sponsorii lor executivi.
• Nu există un acord suficient de consistent cu privire la responsabilitatea sponsorului pentru reușita proiectului.
• Când studenții intervievează managerii de proiect din firmele lor cu privire la satisfacția lor față de performanța și sprijinul sponsorilor lor, majoritatea celor chestionați au exprimat frustrarea.

O analiză a anchetelor mai formalizate din partea asociațiilor industriale și a firmelor private de consultanță consolidează validitatea generală a contribuției elevilor mei. În timp ce stadiul actual al practicii de sponsorizare executivă poate lăsa loc pentru îmbunătățire, managerii de proiect nu au altă soluție decât să continue să avanseze cu inițiativele lor. Cu toate acestea, există câteva etape pe care managerii de proiect le pot lua pentru a recruta un sprijin executiv foarte necesar.

Cum puteți obține asistență executivă pentru proiectul dvs.

1. Recrutați un sponsor. Dacă proiectul dvs. are implicații strategice asupra firmei dvs., fie direct pentru clienți, fie indirect, permițând activităților interne mai eficiente și eficiente în sprijinul clienților, trebuie să recrutați un sponsor. Lucrați direct cu managerul dvs. de raport sau cu șeful biroului dvs. de gestionare a proiectelor pentru a consolida importanța proiectului și pentru a cere ajutor. Accentuați rolul și responsabilitățile sponsorului așa cum au fost identificate mai sus și indicați cercetarea din industrie care corelează succesul proiectului și sponsorizarea eficientă.

1. Antrenați-vă sponsorul. Subliniați rolul ca fiind strategic, nu tactic sau ca figură. Majoritatea directorilor ajung la rolul de sponsor fără formare formală sau chiar context pentru responsabilitățile lor. În timp ce vă aflați în rolul oarecum ciudat de a antrena un executiv, majoritatea acestor persoane vă vor aprecia contextul și îndrumarea. Problemele de responsabilitate, de consolidare a valorii și de protecție a echipei ar trebui să vă acorde prioritate atunci când sunteți la bordul sponsorului dvs. executiv.
2. Activați și implicați activ sponsorul. Cele mai bune relații de manager de proiect / sponsor executiv sunt extrem de interactive. Este important ca cele două părți să stabilească un protocol clar de comunicare pentru actualizarea activităților proiectului, precum și pentru semnalizarea și reacția la urgențe. Managerul de proiect ar trebui să încurajeze sponsorul executiv să participe din timp în timp la întâlniri de stat sau de echipă pentru a manifesta un interes real și să servească drept majoretă activă pentru organizarea succeselor echipei.

1. Cereți asistență pentru coaching de la sponsorul dvs. Este întotdeauna util să aveți pe cineva cu mai multă experiență decât observați și oferind feedback constructiv și pozitiv și coaching pe performanța dvs. Permiteți sponsorului să vă cunoască bine că această contribuție este îmbunătățită, iar când este primit, acceptați-o grațios.
2. Folosiți cu atenție sponsorul pentru problemele importante. Aveți grijă să nu vă vedeți sau să-i tratați prea mult pe sponsor pe probleme tactice. Cel mai bun și cel mai bun folositor al sponsorului dvs. este de a ajuta resursele securizate; în calitate de purtător de cuvânt al echipei de proiect pentru grupul de conducere mai larg și vă ajută să consolidați valorile esențiale ale echipei. Există un act de echilibru pe care managerul de proiect trebuie să îl respecte atunci când ia în considerare atragerea sponsorului în activități de echipă.

Linia de fund

Rolul sponsorului executiv este una din piesele importante ale puzzle-ului pentru succesul inițiativelor de proiect. Managerii de proiect de succes înțeleg cât de important este acest rol și de a lucra pentru a obține sprijin executiv la nivelul și intensitatea corespunzătoare. Dacă rolul sponsorului este absent sau vag, luați-vă asupra dvs. pentru a recruta și a instrui sponsorii dvs. executivi pentru a vă sprijini pe dvs., echipa și firma dvs. pentru succes.