Domeniul de aplicare, riscul și asumarea în managementul de proiect

Domeniul managementului de proiect, la fel ca orice altă arie de expertiză, are un vocabular unic, plin de acronime și termeni specializați. Trei termeni și concepte esențiale pe care trebuie să le înțelegeți includ:

• domeniu
• Risc
• Ipoteze

Acesta este un contur al acestor trei termeni esențiali de management al proiectelor și include linkuri și sugestii pentru citirea suplimentară.

domeniu

În managementul de proiect, domeniul de aplicare este setul de limite care definesc amploarea unui proiect. Domeniul de aplicare descrie ce urmează a fi livrat clientului ca urmare a inițiativei proiectului.

Înțelegerea domeniului de aplicare permite managerului de proiect și echipei de proiect să înțeleagă ce se încadrează în interiorul sau în afara granițelor proiectului. Dacă ceva "nu este în sfera de aplicare" nu este luat în considerare în activitatea de planificare a proiectului. Activitățile care se încadrează în limitele declarației de domeniu sunt considerate "în domeniul de aplicare" și sunt contabilizate în program și în buget. Dacă o activitate nu se încadrează în limitele sale, ea este considerată "în afara scopului" și nu este prevăzută pentru.

Indiferent dacă sunteți un manager de proiect sau o parte a echipei de proiect, veți dori să luați în considerare dacă ceva este în sfera de aplicare sau în afara domeniului de aplicare în timp ce mergeți mai departe. De exemplu, imaginați-vă că un client v-a cerut să construiți un site web. Pe măsură ce schițați domeniul de aplicare (sau stabiliți limitele) proiectului, indicați următoarele elemente ca domeniu de aplicare:

• Proiectarea site-ului și schematizarea rețelelor
• Stabilirea unui pat de test
• Codificarea la firul de lucru autorizat
• Grafica pentru tema site-ului
• Testarea și depanarea înainte de publicarea site-ului

Pe parcursul proiectului, clientul vă cere să includeți o prezentare generală a companiei. Videoclipul nu este specificat în domeniul de aplicare al proiectului și, prin urmare, este în afara domeniului de aplicare. În timp ce s-ar putea să fiți fericit să faceți lucrul cu video pentru o taxă suplimentară, acest lucru va necesita o revizuire a domeniului de aplicare și estimarea costului și a timpului pentru proiect.

În lipsa unui document clar și agreat, domeniul video ar putea deveni controversat între echipa dvs. și reprezentanții clientului. O declarație de domeniu clar vă permite să dezamorsați situația și să faceți o schimbare într-un mod ordonat.

Deci, cum stabiliți ce este sau nu din domeniul de aplicare? Mai întâi veți dori să evidențiați toate detaliile proiectului pe care îl cunoașteți în prezent pe baza discuțiilor cu clientul sau cu proprietarul proiectului. Apoi, veți dori să faceți presupuneri-cheie care vor conduce ceea ce este considerat în sau în afara domeniului de aplicare.

Ipoteze

La un moment dat în viața ta probabil că ți sa spus: "Să nu faci niciodată presupuneri". Totuși, a face presupuneri în managementul de proiect este o activitate de zi cu zi. Ipotezele vă ajută să definiți sfera și riscurile și să ajustați estimările pentru timp și cost. Desigur, este esențial să documentați și să validați ipotezele dvs.

Luați în considerare ceva simplu, cum ar fi crearea unei cărți. Să presupunem că prietenul tău are o idee pentru o carte de cafea și ți-a cerut să gestionezi proiectul. Prima sa solicitare este pentru un buget, astfel încât să poată asigura finanțarea. Pe măsură ce definiți domeniul de aplicare, este clar că prietenul dvs. nu este sigur pe multe detalii, inclusiv numărul de pagini, includerea imaginii, stilul de acoperire și greutatea hârtiei care va fi utilizată pentru pagini.

Întrucât toți acești factori vor avea un impact asupra complexității costurilor și producției, va trebui să faceți presupuneri privind specificațiile și să validați aceste presupuneri ca acceptabile sau inacceptabile prietenului dvs. După discuții suplimentare, prietenul tău îți spune că intenționează să includă 50 de fotografii în carte. Puteți să vă bazați ipoteza pe cele 50 de imagini sau, anticipând că acest număr va crește în timp, puteți face o ipoteză că vor exista între 75-90 pagini cu imagini.

Puteți vedea cum ipotezele afectează în mod direct programul, de asemenea. De exemplu, imaginați-vă că conduceți un proiect într-un parc care implică construirea unui set de leagăn. Când vă configurați proiectul, vi se dă bugetul și îi desemnați pe membrii echipei, dintre care unul se ocupă de materiale. Pe măsură ce creați programul dvs., întrebați persoana care se ocupă de materiale atunci când se va ajunge la ciment. Această persoană răspunde că nu știe când va veni cimentul, dar crede că va fi între 1 iunie și 10 iunie.

Pe măsură ce construiți domeniul de aplicare și programul, presupuneți că cimentul va ajunge cel mai târziu la data de 10 iunie. Acest exemplu prezintă două avantaje pentru a face presupuneri.

Primul beneficiu este că ipoteza de primire a cimentului nu mai târziu de 10 iunie vă permite să planificați activități care se bazează pe cimentul care sosește. Al doilea beneficiu este acela că furnizează persoanei responsabile de materiale un termen limită de livrare a cimentului, pe care apoi îl poate transmite furnizorului său. În mod neașteptat, a stabilit un termen-cheie pentru ca proiectul să avanseze.

Realizarea ipotezelor a stabilit valori de referință care sunt adesea revizuite în timpul proiectului pentru a ajuta echipa de proiect să rămână în sfera de aplicare, la timp și în limitele bugetului. Dar ce se întâmplă atunci când ipotezele sunt greșite? Aici intră riscul.

Risc

Odată ce ați construit domeniul de aplicare și ați identificat ipotezele care se află în spatele domeniului de aplicare și a estimărilor, veți dori să începeți să evaluați zonele de risc. Riscul este același în gestionarea proiectelor ca și în lumea reală; este un pericol sau o șansă care poate crea daune.

Toate proiectele conțin riscuri și, dacă sunteți managerul de proiect sau deținătorul de proiect, nu este numai responsabilitatea dvs. de a anticipa riscul, ci și de datoria dvs. de a comunica impactului potențial al acestor riscuri echipei de proiect și de a vă pregăti pentru atenuarea riscurilor.

Riscul vine în diferite grade. Uneori, riscul poate însemna doar că proiectul va fi difuzat ușor diferit sau va avea un mic turn neașteptat. În unele cazuri, însă, riscul poate duce la rezultate catastrofale care vă transformă proiectul pe cap.

Să folosim scenariul de teren din exemplul de mai sus. Unul dintre riscuri este ca cimentul să nu ajungă până la data asumată a 10 iunie. Care sunt efectele potențiale ale acestui risc? Toate activitățile succesoare care au urmat după turnarea cimentului sunt întârziate ca urmare a acestei probleme.

Riscurile pot fi pozitive, de asemenea. Luați în considerare impactul asupra proiectului în cazul în care cimentul apare mai devreme decât se anticipase. Deși acest lucru pare a fi un rezultat pozitiv, acesta creează încă o problemă pentru calendarul și secvența tuturor celorlalți pași din proiect.

Managerii de proiecte colaborează cu echipele lor de proiect pentru a identifica și identifica potențialele riscuri. Acestea fac acest proces un pas mai departe și analizează potențialul sever al riscului și probabilitatea apariției acestuia. În plus, aceștia identifică persoanele cele mai potrivite pentru a identifica momentul producerii riscului și dezvoltă planuri convenite de atenuare a riscurilor.

Multe firme au modele de risc detaliate pe care le-au dezvoltat în timp și din experiența altor proiecte. Unele industrii au elaborat profiluri de risc care sunt utilizate ca punct de plecare pentru analiza riscurilor. Multe industrii practică o analiză statistică foarte detaliată și pentru planificarea riscurilor.