Planificați un proiect cu instrumentele de bază ale managementului de proiect

Lumea noastră de lucru este tot mai mult o lume a proiectelor. Proiectele sunt modul în care dezvoltăm noi produse, executăm inițiative strategice și facem tot ce este nou într-o organizație.

Prin definiție, proiectele sunt inițiative temporare și unice, în contrast cu activitățile de operațiuni obișnuite. Deși multe firme se bazează pe manageri de proiect instruiți și certificați pentru a-și conduce inițiativele, abilitățile de proiect sunt din ce în ce mai necesare pentru toți profesioniștii. Acest articol oferă o introducere în planificarea unui proiect pentru orice profesionist interesat în adoptarea practicilor care funcționează atât de bine pentru managerii profesioniști de proiect.

Ia timp pentru a defini cu adevărat și planificați-vă proiectul

Managerii de proiect înțeleg că o parte importantă din durata totală a proiectului este cheltuită în planificare. Mulți dintre noi au tendința să se grăbească să înceapă lucrarea, care, în lumea proiectelor, este similară cu faptul că nu ați citit instrucțiunile despre piesa nouă de mobilier pe care ați cumpărat-o de la unul dintre acei comercianți cu amănuntul "asamblați-vă". Există șanse, graba de a face munca fără a citi instrucțiunile va crea probleme serioase la un moment dat în efortul dumneavoastră.

În loc să vă grăbiți direct în lucrare, este important să abordați câteva aspecte critice:

1. Ce anume creați? Fiți cât mai concret posibil.
2. Când trebuie completat?
3. Ce resurse (oameni, echipament și buget) aveți la dispoziție, pentru a finaliza proiectul?

Cele trei elemente de mai sus sunt componentele fundamentale ale unei declarații de domeniu. Fiecare manager de proiect lucrează pentru a clarifica domeniul de aplicare înainte de începerea lucrului.

Scopul inițiativei Party Party Holiday

O declarație de eșantionare pentru societatea de vacanță a companiei ar putea fi citită după cum urmează:

Obiectivul nostru este de a planifica și de a oferi o petrecere de vacanță pentru 100 de angajați și alții semnificativi înainte de sfârșitul lunii decembrie, la un cost care să nu depășească 10.000 $. Planificarea și coordonarea noastră va consta în comitetul cu 4 membri, supravegheat de CEO.La petrecere va fi inclus un bar deschis, o masă placată, un desert și un divertisment.

Doar a lua timp pentru a realiza acea declarație simplă dar importantă oferă îndrumări puternice pentru echipa implicată în proiect. Toată lumea înțelege natura proiectului, timpul, resursele și bugetul.

Întrebați domeniul în blocuri discrete de lucru

Managerii de proiect creează ceva numit structură de defalcare a muncii pentru a descrie în termeni clare, acționabile, toate lucrările proiectului care trebuie completate de cineva într-un anumit interval de timp. În situația dvs., defalcarea în funcție poate include:

• Identificați locația.
• Confirmați disponibilitatea camerei și blocați-o cu un depozit.
• Selectați opțiunile alimentare.
• Confirmați bara și ce include bara.
• Identificați opțiunile pentru desert.
• Creați și distribuiți invitații cu alegeri alimentare.
• Finalizați opțiunile pentru alimente pe baza invitațiilor returnate.
• Alegeți tipul de divertisment.
• Examinați opțiunile pentru divertisment și selectați.
• Confirmați setarea camerei de luat masa.
• Achiziționați cadouri de masă pentru oaspeți.
• Coordonează și livrează evenimentul.

Managerii de proiect ar dezvolta această defalcare a activității proiectului fără a lua în considerare resursele sau calendarul, dar mai mult în formatul de brainstorming. Odată ce a fost identificată toată munca necesară pentru a atinge scopul proiectului, este timpul să o puneți în ordine, să alocați responsabilități și să solicitați estimări de timp și costuri de la membrii echipei dvs.

Crearea planului de proiect de la defalcarea lucrărilor

După ce ați finalizat defalcarea simplă a lucrărilor identificată pe pagina anterioară, trebuie să:

• Confirmați că au fost identificate toate elementele majore pentru a atinge scopul proiectului.
• Confirmați cine va gestiona elementele de lucru și va crea o matrice de responsabilități care să descrie sarcinile majore de lucru ale părții responsabile.
• Cereți ca fiecare membru al echipei să-și revizuiască sarcinile, să identifice estimările de timp și de cost, să noteze termenele limită, să rezume nevoile de resurse și să se asigure că au evaluat temeinic activitatea pentru care trebuie să răspundă.

Odată ce etapele de mai sus au fost finalizate, echipa de proiect ar trebui să colaboreze pentru a ordona evenimentele în ordinea corectă, observând orice conflict de resurse sau provocări potențiale de planificare. Un manager de proiect va finaliza acest pas prin dezvoltarea unei diagrame de rețea, calculând calea critică și apoi programând resursele, adesea cu ajutorul software-ului de calculator.

Pentru proiectul dvs. mai mic folosind metode informale, o simplă abordare post-it tip de notă de stabilire a elementelor din secvență poate fi tot ceea ce este necesar. Acest proces vă va permite să dezvoltați o imagine completă a pașilor implicați și a termenelor limită pentru planificarea și livrarea unei petreceri de mare vacanță!

Lăsați lucrarea să înceapă

Acum, că ați acordat timp pentru a pune în aplicare în mod corespunzător proiectul, identificați sarcinile majore, secvența sarcinilor și evaluarea cerințelor de timp și resurse, sunteți pregătit să puneți echipa să lucreze la responsabilitățile atribuite. Rolul dvs. ca manager de proiect informal este de a monitoriza activitatea, de a sprijini membrii echipei și de a ajuta la identificarea și rezolvarea problemelor pe măsură ce apar. Un bun manager de proiect se întâlnește în mod regulat cu membrii echipei pentru a evalua progresul, identifica și naviga riscurile emergente.

Linia de fund

Aceleași abordări prezentate mai sus pot fi aplicate în orice situație a proiectului din departamentul sau unitatea de afaceri. Dezvoltați un domeniu clar, identificați activitatea, alocați resurse, dezvoltați estimări și un program, apoi monitorizați și controlați activitatea. Practicile dvs. vor fi recunoscute și apreciate de managerii profesioniști de proiect la locul de muncă, iar rezultatele dvs. vor fi mult mai bune decât simpla săriți în muncă fără a vă gândi la ele.