Planul de comunicare privind beneficiile corporative ale angajaților

Potrivit studiilor ADP, un important furnizor de servicii de gestionare a resurselor umane și de salarizare, 80% dintre factorii de decizie ai resurselor umane consideră că este important ca angajații să înțeleagă opțiunile lor complete de beneficii. Din păcate, aceștia estimează că doar 60% din angajații lor fac acest lucru. Aceasta indică o defalcare între așteptările liderilor resurselor umane și realitatea că mulți angajați nu înțeleg valoarea prestațiilor sponsorizate de angajatori.

Angajații dvs. știu ce beneficii oferă compania dvs.? Comunicați acest lucru angajaților existenți sau este ceva ce văd doar în timpul recrutării și al îmbarcării? Aveți un plan de comunicare a beneficiilor care să le mențină actualizate, astfel încât să nu fie atrași de concurenți?

Schimbarea unei varietăți de beneficii ale angajaților

Angajatorii petrec mult timp și bani, asigurându-i că angajații lor au cele mai bune beneficii posibile. Totul face parte din faptul că angajații sunt fericiți și sănătoși pentru a fi productivi la locul de muncă. Pe baza celor mai recente cercetări, organizațiile din SUA cheltuiesc în jur de 0,43 dolari pentru fiecare dolar al salariilor doar pentru beneficiile angajaților, inclusiv asigurările de sănătate, dentare, viziune și rețetă, asigurări de viață, fonduri de pensii, opțiuni pe acțiuni, programe de asistență.

Aceste cifre nici măcar nu iau în considerare numeroasele avantaje și avantaje pe care companiile le investesc pentru a face locul de muncă mai bine, cum ar fi planificarea flexibilă, programele de reducere corporativă și îmbrăcămintea ocazională de lucru. Iar beneficiile continuă să crească. Într-o ediție specială de 20 de ani a raportului anual de cercetare privind beneficiile angajaților, lansat în 2016, Societatea pentru Managementul Resurselor Umane a lansat 2016 Raportul de cercetare privind beneficiile angajaților, a remarcat că, în comparație cu anii 1990, angajatorii oferă angajaților un pachet de beneficii mult mai bogat decât oricând - ca rezultat al încercării de a spori rata de reținere și de a îmbunătăți eforturile de recrutare pe o piață concurențială.

Comunicarea beneficiilor angajaților

Problema este că companiile nu fac suficient pentru a comunica valoarea programelor lor, astfel încât angajații să fie conștienți de ele sau să înțeleagă opțiunile lor. Prea multe companii limitează adesea eforturile lor de comunicare la anumite momente, cum ar fi în timpul recrutării, îmbarcării sau perioadelor deschise de înscriere.

Vestea bună este că în lumea de astăzi, bazată pe tehnologie, există mai multe modalități de a comunica beneficiile angajaților cu forța de muncă. Este important să rețineți că fiecare angajator va dori să evalueze modul în care angajații preferă să fie informați și apoi să dezvolte planuri de valorificare a acestor resurse atunci când creează comunicări. Citiți mai departe pentru a afla unele dintre modalitățile diferite pe care angajatorii le împărtășesc angajaților cu privire la planul de beneficii.

Materiale tipărite

De la pagini tipărite la campanii de marketing la scară largă, multe companii se îndreaptă către documentația scrisă și tipărită pentru a împărtăși informații despre beneficiile grupului de angajați. Acest lucru poate fi foarte eficient deoarece informația poate fi rapid difuzată tuturor angajaților în orice moment al anului. Comunicările de marketing pot fi, de asemenea, consolidate în timpul perioadelor de vârf, cum ar fi înregistrarea deschisă și prelucrarea la bordul angajaților. În plus, documentația scrisă și tipărită a informațiilor privind beneficiile poate fi editată ca schimbare a planurilor de beneficii.

Este important să rețineți că toate documentele scrise trebuie să includă accesul la o explicație detaliată a beneficiilor furnizate de administratorii planului. Creați un set de documente de prestații tipărite pentru angajați, care includ planificarea ratelor și sumele de acoperire, precum și un set separat de documente care sunt concepute pentru a furniza informații de bază beneficiilor candidaților înainte de a fi recrutați pentru angajare. Dacă locul de muncă este multicultural, este posibil să doriți, de asemenea, să creați un set de documente care să fie traduse în alte limbi pentru a comunica beneficiile tuturor angajaților.

Întâlniri de informații

Indiferent dacă sunt gestionate neoficial sau prin sesiuni formale facilitate de administratorii planului de beneficii, întâlnirile beneficiază de o modalitate eficientă de a obține rapid informații despre plan și întrebări. Faceți-o o politică pe care toți noii angajați au șansa de a vorbi cu un administrator al planului de beneficii înainte de a alege orice beneficii pentru anul care vine.

Administratorul de beneficii la fața locului poate fi, de asemenea, disponibil pentru a programa întâlniri cu angajații dacă au întrebări specifice cu privire la modul de utilizare a beneficiilor acestora. Acest lucru poate fi deosebit de important dacă există probleme de revendicare. În timpul înscrierii deschise, asigurați-vă că echipa dvs. de plan administrativă este, de asemenea, disponibilă pentru a purta discuții pentru a evidenția actualizări importante ale planului de beneficii și pentru a încuraja mai mulți angajați să participe la ofertele de grup.

Metode de comunicare digitală

Acum trăim într-o lume în care comunicarea digitală a devenit normă. Comunicarea digitală include e-mailuri, mesaje text, mesaje instantanee, aplicații mobile și multe altele. Gândiți-vă cum puteți obține în mod obișnuit informații cu privire la beneficii angajaților dvs. pentru a le reaminti de toate avantajele pe care le au la dispoziție.

De exemplu, în prima parte a anului, mulți dintre angajații dvs. se vor gândi să se potrivească, să piardă în greutate sau să dezvolte alte obiceiuri mai sănătoase. Utilizați acest timp ca o oportunitate de a împărtăși informații despre programul de wellness al companiei sau despre modul în care compania se angajează să-i ajute pe angajați să renunțe la fumat. În timpul lunilor de vară, când activitățile în aer liber cresc, iar copiii sunt în afara școlii, este posibil să doriți informații despre starea în siguranță a soarelui și beneficiile familiale.

O bună regulă de bază atunci când utilizați comunicarea digitală este de a menține mesajele scurte și până la punct.

Portalul beneficiilor corporative și site-urile Web

Sondajele ADP indică faptul că nouă din cele 10 companii mari și șapte din cele 10 companii de dimensiuni medii au un portal de beneficii bazat pe web pentru a găzdui informații și resurse privind beneficiile angajaților. Acesta este un mod sigur pentru angajatori de a împărtăși informații importante privind beneficiile și instrucțiuni pentru înscrierea în planurile de beneficii. Beneficiile site-urilor web trebuie să fie criptate la cel mai înalt nivel posibil și concepute cu un singur proces de conectare pentru a proteja informațiile personale de sănătate și alte date, blocate în spatele acreditărilor utilizatorului.

Utilizarea cât mai eficientă a unui portal de site-uri pentru comunicarea beneficiilor poate include:

• Configurarea unui sistem simplu de accesare a portalului online și prin intermediul dispozitivelor mobile
• Adăugarea unui conținut valoros care se referă la beneficiile și obiectivele de sănătate ale angajaților
• Furnizarea unui număr de contact central unde angajații pot obține ajutor live
• Partajarea actualizărilor și planificarea documentelor care pot fi descărcate la cerere
• Conectarea site-ului beneficiilor la intranetul companiei
• Asigurarea că website-ul este conform cu 508, astfel încât toți angajații să aibă acces
• Includeți conținut ușor de tradus în alte limbi
• Adăugarea unui glosar de terminologie de beneficii de bază și o bibliotecă de subiecte de beneficii

Comunicații de rețele sociale

Rețelele sociale pot fi, de asemenea, o modalitate foarte eficientă de a comunica beneficiile angajaților. Mulți angajați consideră că acest lucru este un mod prietenos de a trata HR. Fiecare companie ar trebui să aibă acces la pagina proprie de afaceri sau cel puțin să creeze una pentru a comunica actualizări importante, inclusiv informații despre planurile de beneficii.

Alegeți una dintre cele mai importante rețele media sociale, cum ar fi Facebook sau Twitter, pentru a permite cea mai mare parte a opțiunilor de partajare și conținut. Atribuiți unui administrator de beneficii și unui membru al echipei de marketing să colaboreze pentru a crea mesaje de beneficii care să încurajeze participarea la planurile de grup. Împărtășiți sfaturi despre sănătate și wellness, sfaturi privind responsabilitatea financiară și actualizări pentru perioadele de înscriere. Includeți povești de succes și imagini ale angajaților care își îndeplinesc obiectivele de wellness.

Total declarații de compensare

Pentru a avea un impact mai mare atunci când comunicați beneficiile, este recomandat ca compania dvs. să trimită cel puțin o declarație anuală de despăgubire totală pentru toți angajații. Acesta este un document care este organizat de salariu, beneficii și alte avantaje pe care compania le oferă angajaților. Este un document scris care arată în alb și negru cât de mult investește compania în fiecare angajat.

După cum reiese din cercetări, mulți angajați nu își dau seama cât de mult îi ajută la locul de muncă, astfel încât o declarație de despăgubire totală să poată crea un dialog semnificativ între dvs. și angajați.Dacă nu sunteți sigur cum să creați o sumă totală de recompense sau declarații de compensare, lucrați cu un furnizor terță parte pentru a vă organiza toate datele într-un singur document central. Furnizați o copie a melcului de pe declarația de despăgubire totală, precum și o copie digitală pe care o puteți trimite prin e-mail angajaților.

Cele mai bune practici suplimentare

Când pregătiți materialele, evitați jargonul. De fapt, nu asumați angajații să înțeleagă nici măcar terminologia beneficiilor de bază. Atunci când comunicați cu angajații dvs., păstrați lucrurile simple și în termeni pe care ei le pot înțelege. Dacă există concepte complexe care necesită explicații suplimentare, utilizați portalul dvs. web pentru a crea un glosar de terminologie pe care îl pot revizui atunci când este necesar.

Este important să planificați cât mai curând posibil înainte de perioadele de vârf ale înscrierii, pentru a crește șansele ca angajații să-și înțeleagă beneficiile. Utilizați o varietate de medii deoarece fiecare generație și cultură absorb informații în mod diferit.

Solicitați asistență administratorului planului de beneficii atunci când colectați materiale suplimentare, inclusiv materiale de marketing și documente sumare ale planului. Fii creativ și păstrați beneficiile angajaților prietenoase. Veți avea mai mult succes în transferarea valorii beneficiilor angajaților dvs., astfel încât aceștia să profite de aceste avantaje de angajare.