Creați un plan zilnic pentru a lucra mai eficient

Primul și cel mai important pas pe care trebuie să-l faci pentru a lucra mai eficient este să ai un plan zilnic. Este important ca planul dvs. să fie scris undeva: pe un calendar, pe un notepad sau pe un computer. Nu treceți pur și simplu printr-o listă de verificare mentală în fiecare zi.

Având un plan scris este o necesitate de a păstra gândurile naufragioase din spatele capului tău și de a ajuta la prevenirea dezastrelor pentru că uiți ceva important. Majoritatea oamenilor vor găsi din când în când nevoia de a veni de la un plan zilnic, dar având unul vă va ajuta să vă organizați timpul mai bine, să vă pregătiți în avans pentru anumite proiecte și un plan vă va oferi o imagine mai clară despre toate lucrurile trebuie sa faci.

Scapa de distorsiunile zilnice cu un plan

Dacă ajungeți la lucru în fiecare zi și sunteți imediat copleșiți de lunga listă și aglomerație de birou, în cel mai bun caz, vă veți înfunda în timp ca un cal de curse (și veți arde rapid după un sprint, la fel ca un cal de curse) pe orice pare cel mai presant în orice moment. Cel mai rău caz este să stai într-un funk fără să știi de unde să începi. În orice caz, pur și simplu "punerea în incendiu" în fiecare zi este cel mai puțin eficient mod de a ataca volumul de muncă și cea mai bună modalitate de a vă epuiza în timp ce doar mai departe în spatele.

Fără un plan, distragerile de zile vor prelua repede: telefonul sună, începi să răspunzi la e-mailuri, colegii încep să citească chat-ul și, înainte să știi, ora de prânz a sosit și tu nu ai reușit prea mult. Planul dvs. zilnic ar putea include o oră în fiecare dimineață pentru a vă stabili prin returnarea apelurilor, verificarea e-mailului înainte de a începe alte sarcini, dar va face mai mult decât să servească drept ghid pentru ce să faceți cu timpul acordat. De exemplu, dacă intenționați să opriți o oră pentru a face ceva și veți depăși această limită de timp, veți ști că trebuie să vă ajustați planul pentru a doua zi.

Prin maparea zilei în segmente sau prin sarcini, puteți identifica mai ușor zonele de problemă și timpul de vârf al eficienței (adică poate fi mai puțin eficient după prânz dacă suferiți de o criză de după-amiază sau puteți fi dimineața încet).

Evitați să luați mai mult decât puteți face

Un optimist este cineva care poate vedea pozitiv într-o anumită situație se va concentra, în general, pe convingerea că "toate lucrurile sunt posibile". Nu este nimic în neregulă cu faptul că sunteți optimist dacă nu vă conduce să vă subestimați abilitățile, timpul necesar pentru a realiza ceva și duce la preluarea mai mult decât puteți face.

Un realist poate fi un optimist, dar un realist vede și logistica care ar putea fi implicată în rezolvarea unei situații și va influența eventualele obstacole și restricții.

Dacă nu aveți planul dvs. de joc aliniat la zi, este posibil să fiți mai greu să spuneți nu să îi ajutați pe alții sau să luați proiecte suplimentare pentru că aveți o atitudine pozitivă care poate suporta realitatea sau bunul simț. Este ușor să subestimezi cât de mult vor fi necesare lucrurile pentru a-ți îndeplini sarcinile, cu atât mai puțin cu altcineva dacă crezi că ești super-femeie și o viziune însorită este tot ce trebuie pentru a face lucrurile.

Știind ce este pe placa dvs. pentru ziua respectivă și dacă ați stabilit deja un buget pentru timpul dvs. specific pentru anumite sarcini, vă puteți ajuta să respectați termenele limită, să faceți tot mai mult în fiecare zi și să fiți mai realist în privința preluării unei activități suplimentare.

Crearea planului tău de atac

Înainte de a vă deplasa la muncă, decideți în prealabil ce se va concentra atunci când ajungeți acolo. Mai bine, planificați-vă ziua cu o noapte înainte și pregătiți biroul pentru sarcinile pe care doriți să le îndepliniți dimineața. De exemplu, obțineți fișiere sau materiale de lectură organizate pentru dimineața, astfel încât să puteți săriți direct sau să puneți articolele de care aveți nevoie pentru a introduce sau apela telefonul pentru a reveni în ordinea în care trebuie să le faceți.

Având un plan vă poate ajuta să creați rutine previzibile care, la rândul său, vă va menține mai bine pregătite pentru a vă confrunta cu zile haotice atunci când șeful dvs. sau un client de înaltă întreținere cere mai mult din timpul dumneavoastră.