Cele cinci etape ale unui proiect

În timp ce unele metodologii de proiect, cum ar fi abordările agile, comprimă sau repetă etapele următoare în cicluri repetate, iterative, activitatea fiecărei etape este vizibilă și distinctă în fiecare proiect.

Proiectele oficiale urmează un proces în cinci etape, după cum urmează

1. Iniţiere: proiectarea echipei, proiectarea și lansarea proiectului.
2. Planificare: finalizarea domeniului de acoperire a proiectului, definirea defalcării detaliate a activității, evaluarea riscului, identificarea cerințelor de resurse, finalizarea programului și pregătirea pentru lucrul efectiv.
3. Execuţie: efectuarea lucrărilor reale impuse de definiția și domeniul de aplicare al proiectului.
4. Monitorizare și control: gestionarea efectivă, raportarea și controlul resurselor și bugetelor în timpul fazei de execuție.
5. Închiderea proiectului: livrarea proiectului, evaluarea lecțiilor învățate, amânarea echipei de proiect.

Proiect de flux tradițional

Indiferent de mărimea proiectului, mișcarea prin etape este aceeași. Proiectul este inițiat sau lansat cu o cartă care identifică managerul de proiect și descrie importanța proiectului.

Odată ce proiectul a fost inițiat, acesta se îndreaptă către faza de planificare. Aici, echipele de bază și de lucru identifică munca necesară pentru a realiza scopul proiectului și a elabora estimări și evaluări pentru timp, costuri, resurse și riscuri.

După faza de planificare, lucrarea începe și are loc într-o ordine definită necesară pentru a trece de la un predecesor sau de la activități anterioare la activități succesorale. Dependentele de proiect joacă un rol important în această fază.

În timp ce execuția continuă, managerul de proiect și membrii echipei monitorizează, raportează și controlează întregul proiect, punând accentul pe activitățile de parcurs critic. Această activitate continuă până când faza de execuție este finalizată și proiectul este livrat clientului.

Faza finală, apropiată de proiect, implică încheierea livrării, evaluarea lecțiilor învățate și suspendarea echipei proiectului, astfel încât membrii să poată trece la următoarea lor inițiativă.

Pentru proiecte de tip agile sau iterative de dezvoltare, planificarea și execuția au loc în scurte orizonturi sau sprinturi, etapele fiind repetate până la finalizarea proiectului până la satisfacerea clientului.

Iniţiere

O inițiere solidă a unui proiect nu numai că vă va crea un proiect de succes, ci și că va pune bazele tuturor etapelor viitoare. În timpul inițierii, îi veți aloca membrilor echipei de proiect, îi informați cu privire la obiectivele generale ale proiectului și întrebați clientul sau proprietarul proiectului cât mai multe întrebări posibil pentru a putea planifica proiectul în mod eficient. Este, de asemenea, un moment excelent de a construi entuziasmul echipei în legătură cu proiectul și de a colecta detaliile ultimului minut care ar putea influența planificarea proiectului. Pașii suplimentari includ:

• Analiza părților interesate
• Angajarea unui sponsor executiv
• Dezvoltarea și comunicarea documentelor de carta
• Ședință oficială de lansare

Planificare

După ce ați inițiat proiectul și ați adunat toate informațiile relevante, veți începe planificarea proiectului. Stadiul planificării depinde de mărimea proiectului dvs., de cât de multe informații trebuie să organizați și de cât de mare este echipa dvs. Rezultatul planificării ar trebui să fie un plan sau un program clar al proiectului, de la care toată lumea să-și urmeze sarcinile atribuite. Utilizarea unui program de planificare a proiectului, cum ar fi Microsoft Project sau Basecamp, este extrem de utilă atunci când planificați un proiect. Dacă nu aveți acces la unul dintre aceste programe, faceți o căutare online generală pentru software-ul gratuit de planificare a proiectului.

Chiar dacă folosiți un program de planificare a proiectului este de ajutor, nu este întotdeauna necesar. Utilizarea Excel și Word pentru a vă crea planul și a le comunica echipei este la fel de eficientă. Sarcinile specifice în faza de planificare includ:

• Crearea unui plan de comunicare pentru diferitele părți implicate.
• Dezvoltarea unei structuri de detaliere detaliată a muncii.
• Identificarea traseului critic.
• Plasarea resurselor pe planul proiectului și rafinarea secvențierii lucrărilor pe baza dependențelor de proiecte și a constrângerilor legate de resurse.
• Elaborarea unui program detaliat.
• Evaluarea riscurilor și elaborarea unui plan de prioritizare a riscurilor și de atenuare a riscurilor.

Execuţie

Acum, că aveți un plan solid de proiect, echipa poate începe executarea proiectului în funcție de sarcinile atribuite. Etapa în care toată lumea începe să facă lucrarea. Veți dori să începeți în mod oficial etapa de execuție cu întâlniri în persoană pentru a vă asigura că toată lumea are ceea ce au nevoie pentru a începe să își execute partea din proiect. Obținerea echipei pe calea cea bună este parte integrantă a succesului unui proiect, așadar să clarificăm planul și planul de comunicare.

Monitor și control

În timp ce proiectul se află în stadiul de execuție, veți începe să îl monitorizați și să-l controlați pentru a vă asigura că se mișcă de-a lungul planificării. Există o varietate de moduri în care puteți monitoriza și controla un proiect. Înregistrarea ocazională cu liderii de echipă, organizarea zilnică a "stand-up-urilor" sau mai multe întâlniri oficiale de stare săptămânală sunt eficiente. Informațiile care rezultă din aceste întâlniri sau canale de comunicare vor informa buclă de feedback și, în cele din urmă, orice reproiectare și ajustări necesare proiectului. Alte activități importante în această etapă includ:

• Aderarea la planul de comunicare prestabilit pentru a asigura gradul de informare a părților interesate cu privire la stadiul proiectului.
• Monitorizarea echipelor de lucru și a activităților de lucru pe calea critică.
• Identificarea oportunităților de îmbunătățire a performanței orarelor prin urmărirea rapidă sau finalizarea activităților în paralel sau acolo unde este necesar, prin crasarea programului prin adăugarea de resurse.
• Monitorizarea costurilor reale față de cele planificate.
• În unele cazuri, monitorizarea, calcularea și raportarea valorii câștigate pentru planul proiectului.
• Monitorizarea și atenuarea riscurilor și rafinarea planului de risc după cum este necesar.

Închiderea proiectului

Odată ce toate detaliile și sarcinile proiectului dvs. sunt complete și aprobate de către client sau proprietarul proiectului; vă puteți închide în cele din urmă proiectul. Închiderea unui proiect este la fel de importantă ca și inițierea, planificarea și execuția acestuia. Veți dori să documentați toate informațiile din proiect și să le organizați cu ușurință, astfel încât să puteți reveni la ele, dacă este necesar. Este, de asemenea, un moment bun pentru a organiza un post-mortem pe proiect, astfel încât toți membrii echipei să poată reflecta asupra a ceea ce a mers bine sau a rămas în timpul proiectului. De asemenea, ar trebui să fie documentat, astfel încât rezultatul să poată fi împărtășit cu alți membri ai proiectului și depus într-un dosar de istoric al proiectului.

În cele din urmă, este important să întrerupeți în mod oficial echipa de proiect, oferind feedback și evaluări ale performanței, după cum indică politica firmei dvs.