5 Elemente-cheie ale unui proiect de succes

01 Un sponsor de proiect angajat

Sponsorul proiectului este persoana de nivel înalt din organizația care deține proprietatea asupra proiectului. Un sponsor de proiect încredințat așteaptă ca proiectul să reușească și să facă tot ce poate face pentru a se asigura că succesul se realizează.

Un sponsor al proiectului are patru responsabilități principale legate de proiect. În primul rând, sponsorul promovează proiectul. El sau ea înveselește echipa de proiect în mod public și privat. În al doilea rând, sponsorul sprijină managerul de proiect. Atunci când un manager de proiect are nevoie de eliminarea obstacolelor, el sau ea cheamă sponsorul pentru asistență, deoarece sponsorul are influența organizațională pentru a face lucrurile să se întâmple. În al treilea rând, sponsorul aliniază resursele oferindu-le direct sau colaborând cu alte persoane de nivel înalt pentru a obține resurse. Când sponsorul este un campion puternic pentru un proiect, colegii sponsorului sunt mult mai probabil să contribuie cu resurse semnificative. În al patrulea rând, sponsorul facilitează luarea deciziilor. Atunci când echipa de proiect se împuține, sponsorul poate să ia decizia sau să ia decizia.

Sponsorul rămâne informat printr-o comunicare constantă cu managerul de proiect. Cei doi lucrează împreună pentru a stabili când sponsorul trebuie să parcurgă și să exercite cu mai multă forță responsabilitățile sponsorului în sprijinul managerului de proiect. De exemplu, un manager de proiect ar putea avea probleme în a obține informații de la departamentul financiar al organizației. Sponsorul proiectului se poate adresa directorului financiar în legătură cu situația și poate solicita ca sarcina de obținere a informațiilor să fie prioritizată deasupra sarcinilor concurente.

02 Goluri și scopuri clare

Înainte de a lucra la un proiect sau chiar de a planifica, sponsorul proiectului trebuie să articuleze scopurile și scopul proiectului. Scopurile sunt lucrurile mari pe care proiectul trebuie să le realizeze. Luați un proiect de îmbunătățire a software-ului, de exemplu. Un departament de resurse umane utilizează un bine-cunoscut software personalizabil pentru a gestiona salarizarea. Organizația dorește să adauge un modul pentru managementul învățării. Obiectivele proiectului sunt de a personaliza software-ul de management al învățării în funcție de nevoile organizației și integrarea acesteia cu sistemul de salarizare existent.

Domeniul de aplicare definește parametrii proiectului. Continuând cu exemplul proiectului software; scopul acestui proiect este limitat la aducerea sistemului de management al învățării și integrarea acestuia în sistemul de salarizare. De multe ori, este util să identificăm lucruri care sunt în afara sferei de aplicare pentru a înțelege ce este în domeniul de aplicare. Pentru acest proiect, adăugarea altor module este în afara scopului. Departamentul de contabilitate nu poate veni la managerul de proiect și să solicite module de facturare, conturi de încasat sau de plată.

Adăugarea unui modul odată ce proiectul a fost definit permite intercalarea scopului. Sponsorii de proiect buni și managerii de proiect protejează împotriva fluajului și sunt foarte reticenți în a adăuga sfera de aplicare la jumătatea proiectului. Creșterea domeniului de aplicare al unui proiect mărește nevoia de resurse pentru proiect, cum ar fi timp și bani. În plus, lucrul la domeniul de aplicare suplimentar pune în pericol calitatea produselor de lucru.

03 Un bun manager de proiect

Un manager de proiect plănuiește să lucreze și să organizeze resurse pentru a finaliza un proiect. Această persoană este legătura dintre sponsorul proiectului care stabilește viziunea și echipa de proiect care o realizează. După caz ​​și în timp util, managerul de proiect aduce părțile interesate să ofere o contribuție.

Managerii de proiect au, de obicei, următoarele trăsături care îi ajută să-și mute proiectul:

• Managerii de proiect sunt planificatori. Ei se gândesc la secvența de lucru și știu ce trebuie să se întâmple după ce echipa completează sarcina la îndemână. Ei fac planuri bune, dar, de asemenea, știu când să fie flexibili și să se abată de la un plan.
• Managerii de proiect sunt de încredere. Cu succesul lor în funcție de munca altora, managerii de proiect au nevoie de oameni să aibă încredere în intenția și competența lor bună. Încrederea este deosebit de importantă în relația dintre managerul de proiect și sponsorul proiectului.
• Managerii de proiect tind să fie extrovertiți, deoarece marea majoritate a muncii lor implică comunicarea.

Ei țin oamenii răspunzători de angajamentele lor. Iată un exemplu. Un supraveghetor al unui membru al echipei de proiect a spus managerului de proiect că membrul echipei ar putea să dedice proiectului patru ore pe săptămână. Acest membru al echipei a ratat două întâlniri săptămânale la rând și nu a făcut niciun progres în ceea ce privește sarcinile sale atribuite în structura detaliată a muncii. După prima întâlnire ratată, managerul de proiect sa întâlnit cu membrul echipei pentru a discuta despre absența și termenele neprevăzute. Membrii echipei au declarat că are priorități mai presante. Managerul de proiect a suspectat că acest lucru nu era adevărat, așa că, după a doua întâlnire ratată, managerul de proiect sa întâlnit cu supraveghetorul echipei. Supraveghetorul ia spus managerului de proiect că se va asigura că comportamentul membrilor echipei se va întoarce.

04 Părți interesate implicate

Părțile interesate pentru un proiect sunt persoane care au un interes în succesul proiectului, dar nu sunt membri ai echipei de proiect. Ei nu se gândesc la proiect pe o bază zilnică, cum ar fi managerul de proiect sau membrii echipei de proiect, dar doresc să se afle în buclă în ceea ce privește deciziile critice și progresul general către obiectivele proiectului.

Părțile interesate au motivația să rămână la curent cu activitățile proiectului, însă este responsabilitatea managerului de proiect să le aducă în coloană în moduri care avansează în vederea atingerii obiectivelor proiectului. În multe cazuri, acest lucru implică un echilibru delicat între obținerea de contribuții prea mari și obținerea unor contribuții prea mici. Părțile interesate nu pot cântări la fiecare decizie. Asta ar însemna un proiect și ar face ca fiecare decizie să se lupte. Dimpotrivă, părțile interesate nu pot fi închise deoarece un aspect semnificativ al aproape fiecărui proiect este satisfacerea părților interesate.

05 Membrii echipei de proiect dedicate

Membrii echipei de proiect realizează activitatea proiectului. De multe ori, membrii echipei de proiect sunt desemnați pentru un proiect în afară de îndatoririle lor obișnuite, ceea ce înseamnă că nu există o reducere a altor activități pentru a compensa munca suplimentară adusă de proiect. Managerii de proiect pot ajuta membrii echipei să negocieze cu supraveghetorii lor în această problemă, dar managerul de proiect nu are control asupra responsabilităților pe care membrii echipei de proiect le au în afara proiectului.

Dedicarea membrilor echipei la proiect este foarte valoroasă. Fără dăruire, termene limită și produse de lucru nu sunt de bună calitate. Membrii echipei dedicate sunt motivați să realizeze obiectivele proiectului la timp, în limitele bugetului și până la așteptările de calitate.