10 obiceiuri ale managerilor de proiect de succes

De ce anumiți manageri de proiecte își aduc proiectele la timp, la buget și cu clienți satisfăcuți, în timp ce alții au dificultăți? Să ne uităm la cele zece obiceiuri pe care le împărtășesc foarte mulți manageri de proiect pentru a afla.

Aceste obiceiuri sunt menționate mereu în evaluările de performanță și în recenziile la sfârșitul proiectului în care clientul, echipa sau sponsorul oferă feedback managerului de proiect.

Nu aveți nevoie de zece ani de experiență pentru a vă oferi succes de fiecare dată. Schimbând obiceiurile și perindându-vă abilitățile, puteți îmbunătăți drastic șansele ca proiectul dvs. să fie un succes și să vă oferiți un timp mai puțin stresant la locul de muncă.

Utilizarea echipei corecte

Managerii de proiect cei mai eficienți și de succes cunosc capacitățile membrilor echipei. Aceasta înseamnă că ei pot aloca munca potrivită oamenilor potriviți.

Utilizarea unei resurse greșite pe o activitate poate duce la o perioadă mai lungă de timp sau la o greșeală. Vă ajută să cunoașteți punctele forte și punctele slabe ale persoanelor care lucrează cu dvs., astfel încât să le puteți aloca cel mai bine pentru a le oferi sarcini de proiect.

Gestionarea problemelor proiectului

Toate proiectele au avut probleme din când în când. Managerii de proiect de succes nu-i lasă să-i facă griji. Ei cunosc procesele de gestionare a problemelor și, de asemenea, cele mai bune modalități de a rezolva problemele pe măsură ce apar.

Puteți face și asta. Odată ce știți cum să evaluați o problemă de proiect, veți găsi că gestionarea problemelor devine un obicei ușor de inclus în rutina săptămânală. Puneți-vă puțin timp pentru a trece prin jurnalul dvs. de probleme în fiecare săptămână, iar în curând veți găsi că este ușor să rămâneți în fruntea gestionării problemelor.

Confruntarea cu schimbările

Proiectele sunt concepute pentru a schimba lucrurile, dar acel fel de schimbare se întâmplă și cu alți oameni! Este mai greu să gestionați schimbările care se îndreaptă direct către echipa de proiect, să distrugă programul detaliat al proiectului și să creeze noi lucrări și o grămadă de actualizări ale documentației.

Managerii de proiect de succes au un proces de gestionare a schimbărilor pe care îl urmează. Urmând pașii definiți, este mai ușor să transformi orice acțiune într-un obicei, deoarece este structurată și repetată.

Procesul de gestionare a schimbării arată astfel:

• Primiți informații despre schimbare.
• Evaluați schimbarea.
• Stabiliți cât de mult ar fi de făcut schimbarea.
• Pregătiți o recomandare dacă merită să mergeți mai departe.

După ce ați pregătit o recomandare, cereți-i sponsorului să ia o decizie de la întrebarea dacă ar trebui să încorporați modificarea sau nu. Puteți aproba câteva modificări minore, atâta timp cât acestea se încadrează în limitele dvs. de autoritate și autoritate. Managerii de proiect de succes știu că abordarea schimbărilor face parte din loc de muncă și că au un plan de abordare a acestora în momentul în care apar.

Gestionarea costurilor proiectului

Este foarte probabil ca proiectul dvs. să suporte costuri, chiar dacă nu aveți control deplin asupra strungurilor de poșetă. A fi capabil să gestionați elementele financiare în controlul dvs. trebuie să fie un obicei. Dacă nu o abordați în mod regulat și de rutină, veți găsi că slujba devine atât de mare încât este imposibil să faceți bine.

Managerii fantastice de proiect rămân în fruntea cheltuielilor cu sistemele de depozitare care funcționează pentru facturi, citate și estimări. Obțineți obiceiul de a utiliza software-ul de bugetare (chiar dacă aceasta este doar o foaie de calcul).

Nu puteți gestiona costurile proiectului până când nu aveți un plan cu privire la ceea ce veți cheltui. Citiți acest lucru despre modul de creare a unui buget pentru proiect, astfel încât să puteți începe.

teambuilding

Este posibil ca echipa proiectului să nu lucreze direct pentru dvs. Deci, de ce teambuilding-ul face parte din obiceiurile managerilor de proiect de succes? Este pentru că aveți nevoie ca echipa dvs. să colaboreze eficient și aveți nevoie ca persoanele implicate în proiect să ajungă rapid într-un punct în care să aibă încredere reciproc. Aduceți asta prin construirea echipei. Ferește-te de situațiile în care echipa ta se destramă. În special, comportamentul de agresiune este inacceptabil.

Înțelegerea proceselor

Cel de-al șaselea obicei al managerilor de proiect de mare succes este că aceștia înțeleg procesele care există în sfera lor de control. Asta înseamnă că ei știu ce proceduri de lucru trebuie urmate. Ei nu pierd timp încercând să lucreze cum să scrie un caz de afaceri, deoarece știu că există o procedură pentru asta și pot urma pașii.

Cei mai de succes manageri de proiect nu sunt un sclav de procesat. Ei știu când este bine să urmezi procesul. Ei știu când este mai bine să o ajustați ușor pentru a face sarcinile în general mai ușor pentru toată lumea. Un exemplu ar fi eliminarea birocrației dintr-un mic proiect prin adaptarea proceselor în consecință.

Actualizarea Programului

Programele de proiect nu trebuie lăsate la întâmplare. Managerii de proiect cu cele mai mari succese vor face obiceiul de a-și verifica periodic programele de acuratețe și de a le actualiza.

Există o mulțime de modalități de a urmări progresul proiectului. Cel mai important lucru este că tu o faci. Dacă vă luptați să faceți acest obicei, faceți o scurtă întâlnire în jurnalul dvs. cu dvs. și programul dvs. o dată pe săptămână. Utilizați același interval de timp în fiecare săptămână și luați 30 de minute pentru a examina unde vă aflați și unde trebuie să fiți. Efectuați modificările necesare, spuneți echipei și continuați cu proiectul.

Dacă modificările programului au impact asupra datei de încheiere a proiectului sau datei de livrare pentru reperele importante, atunci discutați cu sponsorul. Nu trebuie să modificați fundamentele planului dvs. de bază fără a trece printr-un proces formal de aprobare.

Gestionarea riscului de proiect

Știind ce să includeți în registrul de risc este un lucru, însă revizuirea obișnuită a acestuia și acționarea în legătură cu riscurile ridicate este ceva diferit. Nu este suficient să folosiți începutul proiectului pentru a identifica riscurile și apoi să nu vă gândiți la ele din nou. Gestionarea riscurilor trebuie să fie o parte a obiceiurilor proiectului dvs., deoarece fără aceasta veți găsi că riscurile se transformă în probleme și vă creează probleme.

Este un alt domeniu în care procesele standard și rezervarea unui slot regulat pentru a face o revizuire a riscurilor pot ajuta. O puteți include în cadrul întâlnirilor dvs. de echipă. Faceți-vă un obicei să vă examinați riscurile cu echipa, să închideți toate cele care nu mai sunt o amenințare și să planificați acțiunile pentru aceia pe care doriți să le diminuați.

Timp de urmărire

Managerii de proiect știu foarte multe despre gestionarea timpului de proiect, dar care tinde să fie în domeniul programării și al planificării. Despre noi vorbim despre urmărirea timpului într-o zi mai regulată. Vorbim despre perioadele de timp.

Echipele de proiect adesea nu sunt dornici să folosească foi de pontaj dacă nu au făcut acest lucru înainte. Multe instrumente software de management al proiectelor au urmărirea timpului inerente produsului. Acest lucru poate face mai ușor introducerea comutatorului la urmărirea timpului ca echipă.

Indiferent dacă urmăriți sau nu timpul acordat echipei dvs. (care este recomandat), este important să știți unde merge timpul dvs. într-o zi. Ar trebui să faceți un obicei pentru a ține o notă despre modul în care vă petreceți timpul. Vă va ajuta să înțelegeți dacă petreceți timp pe sarcinile prioritare ale proiectului. S-ar putea să crezi că ești, dar ești tu? Foaia de timp sau înregistrarea de timp a unei anumite forme va ajuta, chiar dacă este doar un jurnal orar pe un notepad.

Livrarea schimbării afacerii

În cele din urmă, obiceiul care face ca managerii de proiect să aibă cel mai mare succes este capacitatea lor de a echivala rezultatele proiectului cu rezultatele de afaceri. Dacă utilizatorii nu utilizează produsul dvs. sau software-ul devine rapid depășit sau clienții nu sunt la fel de uimiți ca dvs. atunci proiectul dvs. a fost o pierdere de timp.

Cele mai de succes echipe de proiect se asigură că știu ce rezultate de afaceri vizează. Ei construiesc o soluție care oferă acea schimbare de afaceri într-un mod durabil. Ceea ce furnizează atunci când se încheie proiectul este pe deplin utilizat și adoptat în totalitate de către client. Este un succes, deoarece a fost construit pentru a fi un succes de la început.

Înțelegerea obiectivelor de afaceri este un criteriu cheie pentru orice manager de proiect care dorește să aibă un impact asupra clienților și a părților interesate. Dacă puteți arăta că ați oferit ceva de valoare, atunci este ușor să demonstrați impactul pe care îl aveți și valoarea pe care o aduceți companiei.

Faceți-le obiceiul să întrebați părțile interesate ce valoare de afaceri așteaptă și cum doresc să folosească ceea ce este proiectul dvs. pentru aceștia. Discutați-le cu privire la modul în care acestea definesc succesul. Puteți construi acest lucru într-un proces repetabil la începutul fiecărui proiect.