Cum să răspundeți unei solicitări de verificare de referință

Răspunsul la o solicitare de verificare de referință este o afacere dificilă. Teama de represalii și de procese îi împiedică pe mulți angajatori să răspundă deloc. Aceste recomandări vă vor ajuta să răspundeți în mod rezonabil pentru a consulta cererile de verificare, protejând în același timp interesele legitime ale companiei dvs. și ale angajaților actuali.

Urmați politica de verificare a referințelor stabilite de companie

În primul rând, multe companii solicită managerilor să trimită solicitări de referință în scris la resursele umane. Cu toate acestea, dacă referința managerului este pozitivă, puteți accepta ca managerul să furnizeze o referință verbală direct la un angajator.

Orice lucru care este trimis într-un format scris trebuie să provină din resurse umane, sau personalul de resurse umane trebuie să analizeze răspunsul pentru consecvență și să protejeze interesele companiei. Un format comun de verificare a referințelor vă solicită să furnizați aceste informații despre fostul angajat.

• Titlul postului și, ocazional, responsabilitățile de serviciu,
• Salariul final,
• Datele de angajare,
• Oferă o listă de verificare care cere fostului angajator să clasifice caracteristici precum "munca în echipă" și "fiabilitatea".

Această lucrare este cel mai bine lăsată la Resurse Umane - cel puțin, cereți personalului HR să revizuiască orice răspuns scris care s-ar putea gândi să trimiteți. Nu răspundeți întrebărilor care vă cer să evaluați numeric un fost angajat în orice aspect al muncii sau al caracteristicilor sale de muncă.

Ratingurile numerice nu sunt comparabile pe baza oricărui sens comun al definiției termenului, și nici nu reprezintă semnificația numerelor de pe o scală numerică definită pe aceste formulare. Prin urmare, în cel mai bun caz, este o comunicare defectuoasă. În cel mai rău caz, ar putea afecta perspectivele de angajare ale fostului tău angajat.

Asigurați-vă că angajatul are o autorizație semnată pe fișier

În al doilea rând, verificați dacă semnătura fostului angajat, care autorizează verificarea referinței, se referă la documentele trimise de compania solicitantă. Fără permisiunea fostului angajat de a acorda permisiunea, nu trebuie să furnizați nicio informație despre angajat.

Răspundeți la o solicitare de verificare de referință cu o referință pozitivă

Dacă managerul poate recomanda fostului angajat, cu câteva rezervări, în consultare cu personalul resurselor umane, managerul poate returna apelul către angajatorul angajator. Atunci când răspundeți la un apel telefonic, managerul trebuie să se asigure că semnătura angajatului care autorizează verificarea de referință se află în fișier cu resursele umane înainte de a returna apelul telefonic.

Când un fost angajat a fost un angajat bun și a lăsat compania dvs. în condiții bune (poate că un soț sa mutat și distanța nu a fost comutativă), doriți să îi oferiți foștilor angajați asistență pentru a găsi o nouă poziție.

Sau poate că ați fost folosit ca referință de către un angajat care v-a raportat la un moment dat, deși nu cel mai recent. Dacă aveți comentarii pozitive despre angajat, puteți răspunde potențialului angajator cu comentariile pozitive pe care le puteți aduce.

Verificați întrebările de verificare pe care nu doriți să le atingeți

Răspundeți numai la întrebările la care vă este confortabil să răspundeți dacă primiți un apel telefonic de referință sau un document. Un manager ar trebui să vorbească doar cu privire la domeniile de competență și experiență ale angajatului despre care are cunoștințe directe. Există mai multe întrebări pe care managerul nu ar trebui să le răspundă:

• Exemplu de întrebare: Preziceți dacă fostul dvs. angajat va avea succes în poziția pentru care sunt luate în considerare. (Ai o minge de cristal, oricine?) Nu poți răspunde la această întrebare. Chiar dacă poziția pare a fi similară, nu puteți anticipa colegii, cultura angajatorului, relația cu clienții sau nenumăratele elemente care îi ajută pe angajat să reușească sau nu.

  Răspuns bun: Când angajatul a lucrat pentru mine, în poziția sa cu compania mea, a fost un contribuitor puternic al cărui lucru a fost apreciat.

• Exemplu Întrebare: Care erau slăbiciunile angajatului?

  Răspuns bun: nu avea nici o slăbiciune care să merite să menționeze faptul că a afectat capacitatea ei de a-și îndeplini slujba în mod capabil atunci când a lucrat pentru mine.

• Exemplu Întrebare: De ce a părăsit angajatul poziția în care ți-a raportat?

  Răspuns bun: Ea a căutat o responsabilitate crescută și a încheiat cunoștințele despre compania și produsele noastre.

  Răspuns bun: A părăsit organizația noastră din motive personale importante pentru ea.

Acestea sunt tipurile de întrebări de verificare de referință pe care un potențial angajator le va întreba dacă returnezi un apel telefonic pentru verificarea apelurilor.

Răspunsul la o solicitare de verificare de referință: nu este pozitiv

Dacă angajatul a părăsit compania dvs. sub un nor, dacă angajatul nu a fost potrivit pentru locul de muncă, un angajat care nu a contribuit din alte motive sau nu a reușit să facă apelul sau formularul la personalul Resurse Umane pentru un răspuns standard.

Uneori există circumstanțe neobișnuite în care un angajat pleacă de la compania dvs. Poate că un angajat urmărea pornografia pe computerul său - da, a cerut directorului său de resurse umane să servească drept referință. Un alt angajat anterior a amenințat cu violența sau a comis un act violent în timp ce a fost angajat de firma dvs.

În timp ce acești foști angajați vă vor număra rareori compania ca referință, fiți pregătiți. Aceste apeluri ar trebui trimise personalului HR pentru răspunsul standard.

Există însă o avertizare aici. Discutați cu avocatul dvs. înainte de a răspunde la orice verificare de referință despre un potențial angajat violent. Dacă nu reușiți să dezvălui un comportament violent unui potențial angajator, iar fostul angajat săvârșește un act violent în timp ce angaja noul angajator, compania dvs. poate fi responsabilă pentru faptul că nu dezvăluie aceste informații. Deci, verificați-vă cu avocatul dvs. în orice circumstanțe neobișnuite în care ați despărțit căile cu un angajat.

Când un fost angajat solicită o scrisoare de referință generică

Nu este recomandată acordarea de către foștii angajați a unei scrisori de referință generice. Odată ce un document există, el trăiește pentru totdeauna. Angajații potențiali au furnizat birourilor de resurse umane copii ale scrisorilor care au fost depășite cu 10 și 20 de ani, uneori abia ușor lizibile din mai multe sesiuni de fotocopie.

După o anumită perioadă de timp - nu aveți nicio idee despre ce fel de angajat a devenit fostul dvs. angajat - cu excepția cazului în care el sau ea este excepția rară care rămâne în contact. Și, niciodată nu știi cum angajatul îți va folosi scrisoarea sau cum vor fi interpretate cuvintele tale de către potențialii angajatori. Adoptați o politică care prevede că managerii nu vor da niciodată scrisori de referință generice.

Informați fostul angajat că compania dvs. va fi fericită să furnizeze confirmarea angajării din Resurse Umane unor angajatori specifici care se interesează direct.

Gânduri finale privind răspunsul la o solicitare de verificare de referință

Puțini angajați au stabilit un obiectiv de a nu reuși la locul de muncă. Cu toate acestea, angajații nu reușesc, iar companiile și angajații fac parte în mod particular. Țineți minte când vi se solicită o referință că fiecare fost angajat merită posibilitatea de a începe - indiferent de termenii în care s-au despărțit de organizația dvs.

Poate că fostul angajat nu era potrivit pentru poziția pe care o deținea la compania ta. Cultura companiei dvs. poate fi o neconcordanță completă cu nevoile angajatului. Angajatul poate avea o viziune diferită asupra cerințelor postului său față de cea a șefului său. Poate că viața lui personală și căsătoria s-au dezlănțuit în timpul mandatului său cu firma ta.

Nu cunoașteți niciodată toate detaliile și motivele pentru care un angajat eșuează sau se mișcă. Este ușor cu angajatul cu performanțe înalte pe care îl regreți că pierdeți pentru un loc de muncă mai bun, o mutare în familie sau o oportunitate de vis. E mai greu cu interpretul marginal.

Fii sincer sau oferi informații minime. Nu faceți predicții despre succesul bilelor de cristal și nici nu acordați ratinguri numerice și clasamente pentru termeni nedefiniți. Dacă este necesar, furnizați informațiile minime care descriu performanța fostului angajat. Ori de câte ori este posibil, dați angajatului o pauză și discutați cu potențialul angajator.

Cifrele recente privind verificarea referințelor au arătat că angajatorii efectuează o verificare de referință foarte serios în aceste zile. Peste 90% din angajatori verifică referințele. Ori de câte ori este posibil, oferiți foștilor angajați o pauză - când puteți face acest lucru cu bună conștiință.