Managementul proiectului de bază 101: Ce este acesta?

Gestionarea proiectului este una dintre cele mai importante componente ale unei afaceri de succes. Ea afectează veniturile și datoriile și, în cele din urmă, interacționează cu satisfacția clienților sau a clienților și păstrarea acestora. Compania dvs. ar putea avea la un moment dat un singur proiect, în timp ce alte corporații și entități mai mari pot jongla mai multe proiecte simultan. Prin însăși natura lor, proiectele sunt temporare.

Proiectele reprezintă un mijloc spre atingerea unui scop, iar obiectivul va fi în cele din urmă atins. Afacerea dvs. ar putea trece la un alt proiect … sau nu. S-ar putea să fi fost un obiectiv unic.

Proiectele provoacă o nevoie de creștere a forței de muncă. Institutul de Management al Proiectului a estimat că în perioada 2010-2020 vor fi adăugate în întreaga lume peste 15 milioane de noi poziții de management de proiect.

Ce este managementul de proiect?

Managementul de proiect nu este întreaga operațiune a companiei dvs. Este doar un segment, un proiect specific, cu un plan detaliat cu privire la modul în care dumneavoastră și afacerea dvs. veți atinge acel obiectiv. Este un plan detaliat într-o serie de pași, fiecare dintre ele la fel de important ca și ceilalți. Trebuie să atingeți unul care să treacă corect la următorul.

Gândiți-vă la managementul de proiect ca la o scară pe care trebuie să o urcați. Nu puteți săriți la vârf. Trebuie să-l iei cu un șanț pentru o eficiență maximă. Echipa dvs. trebuie să aplice instrumentele puse la dispoziție, precum și expertiza și cunoștințele acestora pentru a executa fiecare pas și pentru a trece la următorul.

E destul de ușor să spui că vrei să ajungi la caseta A, deci vei face 25 de pași în direcția asta. Dar trebuie, de asemenea, să luați în considerare factorii de timp în planul de proiect și, probabil, trebuie să lucrați într-un buget. S-ar putea accesa cu crawlere cele 25 de pași sau s-ar putea jogni. Depinde cât de repede trebuie să ajungeți acolo pentru finalizarea cu succes a proiectului. Puteți economisi bani călătorind pe jos sau puteți angaja un șofer. Depinde de bugetul pe care l-ați dedicat proiectului.

Nu există o abordare, un sistem sau un plan de o singură mărime. Fiecare proiect pe care dvs. și compania dvs. abordați va avea, cel mai probabil, calendarul, obiectivul și bugetul. De aceea este atât de important să aveți un manager de proiect talentat, talentat, care să conducă spectacolul.

Elementele unui proiect

Un manager de proiect de succes trebuie să gestioneze simultan patru elemente de bază ale unui proiect. Aceste elemente sunt interdependente.

• Domeniul de aplicare: Aceasta implică dimensiunea, obiectivele și cerințele proiectului.
• Resurse:Veți avea nevoie de oameni, echipament și materiale.
• Timp: Acest lucru nu se referă doar la cât timp va dura proiectul în ansamblu. Trebuie să fie împărțită în durate de activitate, dependențe și cale critică.
• Bani:Au o înțelegere fermă cu privire la costuri, contingențe și profit.

Cel mai important element: Domeniul de aplicare

Domeniul de aplicare al proiectului este definirea a ceea ce trebuie să realizeze proiectul și a bugetelor de timp și bani care au fost create pentru a atinge aceste obiective. Orice modificare a domeniului de aplicare al proiectului trebuie să aibă o schimbare corespunzătoare a bugetului, a timpului, a resurselor sau a celor trei.

Dacă scopul proiectului este de a construi o clădire care să găzduiască trei widget-uri pe un buget de 100.000 $, managerul de proiect este așteptat să facă acest lucru. Dacă domeniul de activitate este modificat într-o clădire pentru patru widget-uri, managerul de proiect trebuie să obțină o schimbare corespunzătoare în timp, bani și resurse.

Resurse

Există trei aspecte ale înțelegerii și gestionării resurselor: oameni, echipamente și materiale.

Un manager de proiect de succes trebuie să gestioneze eficient resursele alocate proiectului, inclusiv membrii echipei de proiect, personalul vânzătorilor și subcontractanții. El trebuie să se asigure că angajații săi au abilitățile și instrumentele de care au nevoie pentru a-și îndeplini slujba și trebuie să monitorizeze în permanență dacă dispune de suficienți oameni pentru a finaliza proiectul în termen. Misiunea lui este sa se asigure ca fiecare persoana intelege sarcinile si termenele de proiect.

Membru senior al fiecărui grup de angajați raportează managerului de proiect atunci când gestionează angajații direcți, dar angajații ar putea avea, de asemenea, un manager de linie care asigură direcția tehnică. Într-o situație de gestionare a matricelor, cum ar fi o echipă de proiect, sarcina managerului de proiect este de a oferi direcții de proiect managerilor de linie. Gestionarea subcontractelor de muncă înseamnă, de obicei, gestionarea conducerii echipei pentru lucrătorii subcontractați, care, la rîndul lor, gestionează acei lucrători.

Un manager de proiect trebuie să achiziționeze echipamente și materiale și să le gestioneze, de asemenea, pentru ca echipa să poată funcționa eficient. El are responsabilitatea de a avea echipamentul și materialele potrivite în locația corectă la momentul potrivit.

Timp

Cele trei elemente de gestionare a timpului de succes sunt sarcinile, programul și calea critică.

Construiți programul de proiect prin listarea, în ordine, a tuturor sarcinilor care trebuie îndeplinite. Unele trebuie facute succesiv, in timp ce altele se pot suprapune sau se pot face in tandem. Atribuiți o durată pentru fiecare sarcină. Alocați resursele necesare. Determinați predecesorii - ce sarcini trebuie îndeplinite înainte de alții - și succesorii lor, sarcinile care nu pot începe decât după fiecare altă sarcină. Acest aspect al managementului de proiect este denumit uneori gestionarea cascadei deoarece o sarcină urmează alta în ordine mai mult sau mai puțin secvențială.

Software-ul de management al proiectelor poate simplifica sarcina de a crea și gestiona programul programului.

Unele sarcini au o mică flexibilitate în datele de începere și finalizare necesare. Aceasta se numește "float". Alte sarcini nu au flexibilitate. Ei au zero float. O linie prin toate sarcinile cu zero float este numită traiectorie critică. Toate sarcinile pe această cale - și pot exista mai multe căi paralele - trebuie să fie finalizate la timp, în cazul în care proiectul urmează să intre în termenul limită. Sarcina cheie de gestionare a timpului managerului de proiect este monitorizarea căii critice.

Bani

Cele trei considerații în gestionarea banilor sunt costurile, contingențele și profitul.

Fiecare sarcină are un cost, indiferent dacă este vorba de orele de lucru ale unui programator de calculatoare sau de prețul de achiziție al unei curți cubice de beton. Fiecare dintre aceste costuri este estimată și totală la pregătirea bugetului proiectului.

Unele estimări vor fi mai precise decât altele. Bugetul proiectului ar trebui, prin urmare, să includă o indemnizație pentru situații neprevăzute - bani anulați în buget "doar în cazul în care costul real al unui element este foarte diferit de estimare.

Profitul este banii pe care compania dorește să-i facă din sarcină. Este pus pe costul.

Astfel, un buget al proiectului este alcătuit din costul estimat, plus contingența, plus orice profit. Responsabilitatea managerului de proiect este de a menține costul real la sau sub costul estimat și de a maximiza profitul câștigat de companie pe proiect.

Managementul de proiect este o artă și o știință

Gestionarea eficientă a proiectelor necesită o practică. Aceste idei vă pot oferi o înțelegere de bază a managementului de proiect, dar considerați-o doar un început. Dacă profesia sau cariera ta include managementul de proiect și dacă vrei să-ți îmbunătățești abilitățile, vorbește cu managerii de proiect de succes, citește și practică. Gestionarea proiectelor poate fi o carieră foarte plină de satisfacții.