Facturarea facturilor juridice sau indicațiile privind orele facturabile

Timpul de urmărire și de facturare pentru clienți este o parte importantă și inevitabilă a muncii într-o firmă de avocatură. Partenerii, asociații, paralegalii, personalul de asistență pentru litigii și alți agenți de înregistrare își facturează timpul în trepte de șase, zece sau cincisprezece minute, în funcție de politicile firmei și de directivele clientului. Dacă nu facturați timpul, firma nu poate factura clientul și firma nu este plătită. Astfel, monitorizarea este o funcție vitală pentru succesul firmei de avocatură.

Pe măsură ce comisioanele juridice cresc, clienții au devenit mai conștienți de costuri și mai pricepuți. În consecință, clienții examinează mai îndeaproape facturile legale și folosesc o varietate de aplicații baze de date pentru a sorta și analiza în mod electronic datele de facturare. O tendință crescătoare în ceea ce privește facturarea electronică (facturile electronice) a supus facturile juridice unei examinări sporite, negociere și dispute.

Indiferent dacă sunteți nou în timpul de facturare sau un agent de avertizare veteran, sfaturile de mai jos vă pot ajuta să creați intrări de timp prompte, exacte și precise.

Craft Descrieri detaliate de facturare

Detaliile detaliate ale sarcinilor reprezintă o componentă fundamentală a unei facturi bine elaborate. Este important ca descrierea eforturilor dvs. să conțină suficiente detalii pentru a permite evaluatorului să evalueze natura și meritul sarcinii.

Atragerea unui echilibru corect între concizie și detaliu poate fi dificilă. O descriere a sarcinilor, care este prea lungă și clară, mărește ambiguitatea și diluează înțelegerea. O descriere prea scurtă face dificilă evaluarea oportunității sarcinii efectuate și a timpului petrecut. De exemplu, expresii superficiale, cum ar fi "revizuirea fișierelor", "pregătirea procesului" și "examinarea documentelor" nu fac prea mult pentru a spune povestea despre ceea ce ați făcut și de ce ați angajat într-o anumită sarcină. În loc de "revizuire document", o descriere mai bună este "Revizuirea celui de-al doilea set de interogatoriuni al reclamantului".

Evitați facturarea în bloc

Blocarea facturilor este practica de a lista un grup de sarcini într-un rezumat al blocului sub o singură intrare de timp. De exemplu: "Proiecte de solicitări de interogatoriu; conferință telefonică cu dr. Brown re: raport de experți; rezumă depoziția domnului Smith; revizuirea și revizuirea corespondenței la un avocat opus. 7,3 ore."

Clienții recunosc facturarea blocului ca o strategie de a ascunde ineficiența. Mai mult, multe instanțe nu permit facturarea blocului, deoarece împiedică rambursarea efectivă a taxelor de avocat în urma unei hotărâri judecătorești. O modalitate mai eficientă de facturare este de a individualiza fiecare activitate independentă și timpul corespunzător.

Înregistrează o oră prompt

Înregistrarea timpului imediat după ce ați terminat o activitate este cea mai bună metodă de a asigura acuratețea. Încercarea de a reconstrui activitățile de zile (sau de săptămâni sau de luni) după-fapt este dificilă și încurajează "umplutura" timpului (umflarea timpului real petrecut într-o sarcină pentru a umple golurile de timp neprevăzut).

S-ar putea să nu fiți de folos să introduceți fiecare sarcină în software-ul dvs. de cronometrare în momentul în care o completați. Prin urmare, este înțelept să dezvoltăm un sistem de înregistrare a timpului, care să încurajeze procesarea rapidă. Unii observatori dictează fiecare sarcină imediat după ce au efectuat-o și au transcris-o la sfârșitul zilei. Alții văd că este mai ușor să păstrați un notebook în timp, înregistrând fiecare sarcină manual și apoi introducând (sau având un secretar introduceți-o) la sfârșitul zilei, săptămânii sau perioadei de facturare.

Amintiți-vă publicul

Ca orice document pe care îl pregătiți pentru revizuirea de către un altul, este important să vă păstrați atenția publicului când înregistrați intrări de timp. Este posibil să cunoașteți persoana care vă revizuiește facturile - poate și avocatul intern alocat dosarului. Înțelegeți, totuși, că revizuirea nu se va termina acolo. În multe cazuri, o factură este prelucrată de un număr de persoane la diferite niveluri din interiorul și din afara companiei, inclusiv profesioniști din domeniul juridic, contabili cu corporația clientului și auditori terți. În timpul înregistrării timpului dvs. este cel mai bine să evitați abrevierile, argourile și jargonul complex.

Folosiți o terminologie legală concisă, dar rețineți că foile de pontaj pot fi revizuite de persoane care nu sunt instruite în lege.

Familiarizați-vă cu politicile de facturare ale clienților

Fiecare client are propriile politici și proceduri de facturare.Aceste politici sunt adesea conținute în scrisoarea de păstrare sau angajament a clientului. Aceste politici de facturare pot stabili limite de personal, linii directoare bugetare, politici de plăți și linii directoare specifice. Prin înțelegerea regulilor de bază de la început, puteți răspunde mai responsabil pentru timpul acordat și pentru a răspunde așteptărilor clienților.

Clienții corporativi fac o utilizare sporită a facturării bazate pe sarcini. Activitatea de facturare bazată pe sarcini urmărește efectuarea unei facturări de către o firmă a unei sarcini de litigiu. Fiecărei activități de fond i se atribuie un cod de computer care este pre-selectat de client. Factura codată este apoi sortată și analizată electronic, permițând o analiză aprofundată a unei facturi. Partea de familiarizare cu politicile de facturare a clienților este de a învăța și de a aplica corect nenumăratele coduri specializate de facturare bazate pe sarcini, unice pentru fiecare client.