Utilizarea diagramelor organizației ca instrument de gestionare

Diagramele de organizare, sau diagramele de organe pentru scurt, sunt folosite pentru a arăta oamenilor structura dorită a unei organizații. Această organizație "formală" ar trebui să reflecte structura de putere a companiei. Uneori, diagramele Org servesc doar pentru a confunda oamenii cu privire la ceea ce este într-adevăr structura. Aceasta nu este de obicei intenționată, ci REFLECTĂ mai degrabă confuzia celor implicați.

Cu toate acestea, este posibil să utilizați o diagramă Org ca instrument de gestionare pentru a contribui la atingerea obiectivelor organizației dvs. Vom examina exemplele tipice de diagrame "standard" Org. Ne vom uita la Org Charts confuze. În cele din urmă, vom discuta despre utilizarea graficului Org ca instrument de gestionare.

"Standard" Structuri de organizare

De obicei, diagramele standard de organizare sunt folosite pentru a arăta oamenilor structura dorită a organizației. Această organizație "formală" ar trebui să reflecte structura de putere a companiei. Adesea, reflectă doar structura de responsabilitate. Puterea reală din cadrul organizației urmează deseori linii de comunicații în loc de linii din graficul Org.

Graficele au în mod tipic formă piramidală. Ele arată persoana responsabilă în partea de sus. Mai jos sunt grupați subordonații, de obicei în cutii progresiv mai mici. De obicei, indivizii arătați la același nivel orizontal în graficul Org sunt percepuți a fi "colegi" în cadrul organizației.

Această diagramă Org a Departamentului de calcul al Colegiului Imperial (DOC) este tipică pentru diagrama piramidală. Șeful Departamentului are cinci directori care îi raportează direct, plus un șef adjunct și un comitet de căutare. Fiecare dintre directori are rapoartele lor directe afișate în ovale verzi sub comitetele lor.

Structuri organizatorice confuze

Uneori, diagramele Org pot confunda oamenii cu ceea ce este într-adevăr structura. Acest lucru nu este de obicei intenționat, ci reflectă mai degrabă confuzia celor implicați. Dacă nu sunteți sigur de relațiile funcționale ale grupului sau dacă acestea se schimbă frecvent, este practic imposibil să le diagramați cu exactitate.

Poate cel mai comun loc pentru a găsi Org Charts confuze este în guvernul federal american. Diagrama Org pentru Divizia de Informatică și Matematică a Laboratorului Național Oak Ridge nu transmite rapid o înțelegere a structurii Organizației. Se pare că sugerează că unsprezece funcții se raportează direct directorului.

În timp ce intervalul de control (numărul de rapoarte directe pe care un manager le poate supraveghea eficient) variază considerabil, este greu de crezut că aceasta este o organizație care funcționează în mod optim. Unii dintre liderii funcțiilor sunt probabil "mai egali". Dacă am avea de gând să arătăm fluxul de comunicații din cadrul acestei organizații și timpul pe care fiecare subordonat la cheltuit cu directorul, unele rapoarte directe ar fi trebuit să fie reclasificate ca subordonate altor funcții.

Organizare diagrame ca un instrument de management

Diagramele Org sunt de obicei un dispozitiv reactiv, nu unul proactiv. Am creat o organizație sau am permis să evolueze și a crescut. Nu mai este clar pentru oamenii din cadrul organizației sau pentru cei cu care aceștia interacționează cine este responsabil pentru ce. Așa că întocmim o grămadă de cutii și linii pentru a arăta tuturor celor care fac ce. Apoi adăugăm linii punctate și dispozitive artificiale similare pentru a arăta că ceea ce am atras mai întâi nu este întotdeauna cazul.

O opțiune mai bună este, totuși, să realizați o diagramă Org care să reflecte locul în care doriți organizația să meargă, mai degrabă decât să reflecte pur și simplu modul în care este acum. Dacă doriți o organizare plană, orizontală, desenați graficul Org în acest fel. Arătați că șase sau opt (sau chiar unsprezece, așa cum am văzut mai sus), managerii, raportează VP. Arătați că toți cei zece programatori raportează direct Managerului de proiect.

Dacă organizația dvs. se bazează pe cercurile de calitate sau pe echipele de producție pentru a-și îndeplini misiunea, trebuie să arătați că în graficul dvs. Org. Nu vă simțiți constrânși să rămâneți la grupări orizontale și linii verticale. Dacă angajații dvs. vor înțelege mai clar rolurile lor, puteți folosi cercuri, triunghiuri inversate sau orice altceva de care aveți nevoie.

Există multe produse software pe piață pentru a vă ajuta să arătați cum doriți să funcționeze organizația dvs. OrgPlus este un exemplu de tipuri de instrumente care pot fi folosite pentru a clarifica multe aspecte ale afacerii, inclusiv organigrame.

Modul în care ar trebui să fie făcut

Exemplul de mai jos este o reprezentare a unui grafic Org, care ma impresionat foarte mult. A fost lansat pentru a introduce o nouă eră pentru o companie care a cerut acțiuni creative și noi de la toți angajații săi.

Acesta arată în mod clar structura orizontală, orizontală, destinată promovării comunicării și inovării. Ea arată în mod clar echipa formată de cei mai buni doi ofițeri, ceea ce indică ce se așteaptă să facă angajații. Cu toate acestea, el păstrează liniile neechivoce ale responsabilității finale. Președintele conduce în mod clar compania, dar toată lumea știe că trebuie să-și facă partea pentru a reuși.

Calea ar trebui să fie o diagramă a organelor

Este încă prea devreme pentru a afla dacă această diagramă Org va avea efectul dorit. A fost pus în funcțiune doar câteva săptămâni. Cu toate acestea, ofițerii companiei l-au folosit în mod clar ca un instrument eficient de gestionare pentru a-și ajuta organizația în direcția noilor obiective.