Sfaturi de gestionare a bugetului pentru noii manageri

Sunt șanse, atunci când cineva este promovat la primul lor rol de conducere, va fi prima dată când gestionează un buget al departamentului.

Majoritatea managerilor noi primesc puțin sau deloc formare formală în ceea ce privește modul de elaborare a unei previziuni bugetare, urmărirea cheltuielilor sau modul de ajustare la mijlocul anului. Ei primesc de multe ori o foaie de calcul sau un raport de la managerul lor sau departamentul de finanțe și se așteaptă să știe cum să o facă sau să învețe prin încercări și erori.

În timp ce "încercarea și eroarea" pot fi o modalitate eficientă de a învăța o nouă abilitate, ar fi mai bine dacă un nou manager nu ar trebui să facă prea multe greșeli dureroase. Iată câteva sfaturi.

Investește timpul să înveți chiar de la început

Nu există timp mai potrivit pentru a pune întrebări "stupide" decât atunci când sunteți cu totul nou la ceva și nu ați făcut-o niciodată. Mai bine să întrebați și să petreceți timpul de învățare în avans, decât să așteptați până când cineva trebuie să vă arate greșelile. Solicitați timp managerului dvs. (sau predecesorului dvs. dacă este posibil) pentru a examina filozofia, obiectivele generale, formatul și fiecare element rând. Dacă organizația dvs. are o persoană financiară, cereți-i acelei persoane să petreacă timp și cu dvs. Cei mai mulți vor fi flatat și dispuși să împărtășească experiența lor.

La urma urmei, dacă te pot instrui cum să faci lucrurile în funcție de specificațiile lor în avans, vei avea mai puțin o durere de cap pentru ei mai târziu.

Luați cursul "Finanțe și bugetare pentru managerii non-financiari"

Consultați-vă cu școlile de afaceri universitare locale, sub "Educația Executivă". Majoritatea școlilor de afaceri oferă cursuri de unu până la trei zile non-credit. În timpul sau după curs, acordați-vă timp să examinați raportul anual al companiei și să înțelegeți diferitele rapoarte financiare și rapoarte.

Gestionați bugetul departamentului ca și cum ați fi propria afacere

Când lucrăm pentru organizații mari, avem tendința de a trata banii "companiei" cum ar crește pe copaci. Nu-i așa, iar acum e treaba ta ca manager ca să-ți asumi proprietatea personală a resurselor departamentului tău.

Fii un jucător de echipă

Dacă este posibil, examinați bugetul managerului. Deși este important să vă ocupați de bugetul dvs., unitatea dvs. face parte dintr-o entitate mai mare. Cereți managerului dvs. să vă arate unde se încadrează bugetul dvs. și susține imaginea de ansamblu, precum și interdependența cu colegii dvs. Pot exista momente când un alt departament are nevoie de bani pentru obiective care sunt o prioritate mai mare decât a ta. Nu așteptați să fiți întrebat sau să-l luați - fiți proactivi și oferiți-vă ajutor managerului de la egal la egal. Veți fi văzută ca strategică și colaborativă.

Nu jucați jocuri stupide

Doar pentru că "toată lumea o face", nu înseamnă că nu este prost și rău pentru companie. Un exemplu de joc tipic de bugetare, pe care managerii îl joacă, este "să-l folosești sau să-l pierzi". Atunci când te apropii de sfârșitul anului, bugetul tău se desfășoară sub prognoza ta. În anii precedenți, când ați redirecționat, bugetul dvs. pentru anul viitor a fost stabilit pe baza acelui an actual. Deci, pentru a nu fi redus bugetul tău din nou, te duci într-o chestii de cumpărături de chestii de care nu ai nevoie sau de stocare doar în cazul în care ai putea avea nevoie de ea.

Urmăriți-vă cheltuielile lunare și efectuați corecții proactive

Nu presupuneți că "cineva" vă va spune când depășiți bugetul. De fapt, s-ar putea chiar să cereți rapoarte lunare sau să vă urmăriți singur. Nu așteptați până la sfârșitul anului, când este o surpriză (pentru tine și șeful tău). Până atunci, este prea târziu să investigăm și să facem corecții. Fiți responsabili, măsurați-vă și raportați în mod proactiv managerului dvs.

Fiți transparenți și implicați echipa

Distribuiți bugetul cu echipa dvs., poate chiar să îi implicați în stabilirea previziunilor. Implicarea echipei dvs. și ajutându-i să înțeleagă procesul bugetar creează un sentiment de proprietate comună și încurajează angajații dvs. să găsească modalități creative de gestionare a cheltuielilor.

Fii strategic

Nu trebuie doar să luați realitățile de anul trecut și să adăugați zece procente la previziunea anului viitor. Începeți cu dezvoltarea unei strategii și obiective și apoi determinați resursele necesare pentru atingerea acestor obiective. Dacă aveți nevoie de mai mult de anul trecut, atunci pregătiți un caz de afaceri pentru a vă justifica solicitarea de finanțare suplimentară.

Nu exagerati

În timp ce gestionați bugetul este un rol important pentru un manager, nu pierdeți niciodată din vedere cele mai importante elemente: oamenii voștri! Asigurați-vă că petreceți de cel puțin cinci ori mai mult timp în timp ce vă dezvoltați echipa pe care o tratați.