3 scenarii atunci când comunicarea online nu este corectă

Există atât de multe modalități prin care comunicăm online. Există e-mailuri, mesaje text sau mesaje prin intermediul uneia dintre numeroasele aplicații care o susțin. Dar utilizarea e-mailului sau a mesageriei nu este întotdeauna cea mai eficientă modalitate de a comunica.

În anumite circumstanțe, ar trebui să le evitați. Sigur, este ușor să vă ascundeți în spatele calculatorului și să spuneți ceea ce doriți să spuneți prin intermediul tastaturii. Dar uneori trebuie să ieșiți în lume și să vă folosiți vocea.

Iată trei situații în care ar fi mai bine dacă nu ați reușit să trimiteți.

Evitați lovirea trimiterii pentru a rezolva conflictul

Toți am participat la un e-mail sau la un șir de mesaje între două părți care încearcă să rezolve o problemă. Uneori, s-ar putea să fiți unul dintre cei doi participanți principali sau poate că pur și simplu sunteți unul dintre multele persoane pe care cineva le-a simțit nevoiți să le includă.

Cu fiecare răspuns e-mail sau mesaj, problema se escaladează. În cele din urmă, ceea ce a fost probabil o problemă relativ mică a devenit mult mai mare. De obicei, aceasta are ca rezultat o întâlnire față-în-față între cele două părți, precum și un supraveghetor sau manager pentru rezolvarea conflictului.

În loc să utilizați e-mail sau mesaje pentru a rezolva conflicte, sunați persoana sau programați o întâlnire față în față. Dacă sunteți destinatarul unui e-mail sau mesaj de la altcineva care încearcă să rezolve o problemă, rezista tentațiilor de a răspunde prin e-mail. Ridicați telefonul sau intrați în biroul celeilalte persoane și spuneți: "Am primit e-mailul dvs. și am crezut că ar fi mai bine dacă am vorbi despre această situație unu-la-unu spre deosebire de e-mail. Aveți câteva minute să discutăm?"

Dacă e-mailul este singura dvs. opțiune, nu copiați alte persoane pe ea. Acest lucru escaladează problema. Dacă sunteți la sfârșitul primirii unui astfel de e-mail, nu apăsați "răspundeți tuturor". Trebuie doar să răspundeți numai persoanei care a trimis e-mailul. Dacă răspundeți la toate, răspunsul dvs. ar trebui să spună: "Vă apreciez că aduceți această situație în atenția mea. Vă sun în doar un minut pentru a discuta." Acest lucru va avertiza pe toți cei copiați că vă ocupați de situația one-to-one.

Evitați lovirea Trimiteți când sunteți învins

După o situație sau o interacțiune supărătoare, avem nevoie de o perioadă de răcire. E-mailul și mesajele nu se pretează la acest lucru; este instantaneu prin design. În schimb, odată ce te-ai liniștit, chemă sau vizitează persoana pentru a discuta situația. Dacă vă aflați la sfârșitul primirii unui e-mail rău, evitați nevoia de a răspunde. Dați-vă timp să vă liniștiți și apoi să-i sunați pe persoana și să îi cereți să discutați față în față.

În viitor, decideți în prealabil că nu veți folosi niciodată e-mail sau mesagerie atunci când sunteți supărat. Faceți acest lucru un pact ne-negociabil cu voi înșivă.

Dacă simțiți nevoia de a scrie ceva atunci când sunteți supărat, scrieți un mesaj. Nu îl introduceți în e-mail, chiar dacă nu intenționați să trimiteți mesajul. Nu ați fi prima persoană care a lovit accidental mesajul "trimite" în locul butonului "salvați".

Evitați lovirea trimiterii pentru a trimite știri proaste

Nimănui nu îi place să primească veste proastă și să o primească prin e-mail sau un mesaj poate adăuga sare la rană. Ați trimis vreodată un client pentru a le spune că ordinul lor a fost întârziat?

Dacă răspunsul la oricare dintre aceste întrebări este da, nu mai utilizați mesajele e-mail sau mesajele pentru a comunica știrile proaste. Utilizarea mesajelor e-mail sau a mesajelor pentru a comunica știri proaste poate trimite mesajul pe care nu-l pasă sau că problema nu este suficient de importantă pentru a vă atrage atenția personală. Când folosiți e-mail sau mesaje pentru a comunica știri proaste, nu aveți nici o modalitate de a judeca reacția persoanei. Cel mai probabil, oamenii vor fi dezamăgiți sau supărați. Dacă nu difuzați știrile în persoană, sentimentele lor de dezamăgire ar putea escalada și ar crea o situație și mai rea.

În cele din urmă, atunci când utilizați e-mail sau mesagerie în acest scenariu, vă apar lașitate. Clienții, colegii, șefii și prietenii îi apreciază pe cei care au curajul să comunice știrile proaste în persoană.

Dacă nu sunteți sigur dacă mesajul dvs. se califică drept o veste proastă pentru a vă întreba: "Vreau să primesc un e-mail sau un mesaj cu acest tip de știri sau aș prefera să fie comunicat personal?". Apoi acționați în consecință.

Deși nu există nicio îndoială că e-mailul sau mesajele reprezintă un mijloc rapid și eficient de comunicare, nu este întotdeauna unul potrivit. Urmați instrucțiunile de mai sus și evitați utilizarea e-mailului sau a mesajului atunci când este necorespunzător.