Cum să știți când aveți nevoie de o politică a companiei

Politicile și procedurile companiei asigură un loc de muncă sigur, organizat, convivial, împuternicit și nediscriminatoriu. Politicile îi protejează pe angajați de un mediu favorabil și tratament nedrept. Dar dacă încercați să creați politici pentru fiecare contingență, nu veți avea latitudinea de management de care aveți nevoie pentru a răspunde nevoilor individuale ale angajaților. Având prea multe politici, crește și probabilitatea ca managerii să le aplice inegal și nedrept.

Puteți obține un echilibru sănătos. În cele mai multe cazuri, dacă adresați direct angajaților care se comportă în moduri nepotrivite pentru locul de muncă, este posibil să nu aveți nevoie să dezvoltați o politică nouă a companiei.

Orientări privind politicile

Luați în considerare crearea unei politici în aceste situații:

• Dacă acțiunile angajaților indică confuzie cu privire la cel mai potrivit mod de a se comporta (coduri de îmbrăcăminte, e-mail, politici de internet sau utilizarea de smartphone-uri)
• Dacă angajații au nevoie de îndrumări cu privire la tratarea situațiilor comune (standarde de conduită, cheltuieli de călătorie sau achiziționare de mărfuri ale companiei)
• Pentru a proteja compania în mod legal (investigarea consecventă a acuzațiilor de hărțuire, angajare nediscriminatorie sau promovare)
• Pentru a respecta politicile și legile guvernamentale (FMLA, ADA, EEOC sau salariul minim)
• Pentru a stabili standarde, reguli și regulamente de lucru consecvente (disciplină progresivă, reguli de siguranță, reguli de pauză sau reguli de fumat)

• Pentru a oferi un tratament consecvent și echitabil angajaților (eligibilitate pentru beneficii, timp liber plătit, asistență de școlarizare, timp de detenție sau taxă pentru juriu)

Pot exista alte motive pentru a dezvolta o politică. Amintiți-vă, totuși, nu lăsați forța de comportament săracă a unui angajat să pună în aplicare o politică care va afecta alți angajați.

Articulați obiectivele politicii

După ce ați stabilit că este necesară o politică, documentați în scris obiectivele dvs. pentru crearea politicii. Atunci când este posibil, spuneți angajaților de ce implementați politica. Includeți suficiente detalii în politică pentru a face poziția companiei clar, dar nu încercați să acoperiți toate situațiile potențiale.

Păstrați politica cât mai scurtă și mai simplă, dacă este posibil, însă unele politici cu privire la domenii juridice - cum ar fi abordarea companiei față de Legea medicală privind familia și concediul, discriminarea sau investigarea plângerilor sau sistemul de disciplină progresivă - ar putea să fie lungi și cuprinzătoare.

Adună informații

Consultați politicile de eșantionare. Este posibil să aveți dificultăți în găsirea unui exemplu exact potrivit circumstanțelor, limbii și culturii companiei dvs., dar puteți utiliza politicile de eșantionare ca bază, mai degrabă decât să vă scrieți politica de la zero.

De asemenea, vă puteți abona la un serviciu care oferă eșantioane de politică. Societatea pentru Managementul Resurselor Umane (SHRM) oferă, de asemenea, eșantioane de politică pentru membri.

În unele cazuri, poate doriți să discutați cu avocații dvs. din domeniul muncii pentru a afla ce au la dispoziție. Mai ales atunci când o nouă lege trece sau Departamentul Muncii emite noi reguli, firmele de avocatură scriu politici generice pentru clienții lor, pe care le puteți personaliza la nevoile dumneavoastră.

Dezvoltați, scrieți și revizuiți politica

Scrieți politica folosind cuvinte simple și concepte. Vorbiți direct angajaților care vor citi, aplica și trăi conform politicii.

După fiecare paragraf, întrebați-vă ce întrebări, dacă doriți, pentru a vă asigura că politica acoperă principalele excepții și întrebări. Nu obsedați, totuși; nicio politică nu va acoperi toate eventualele situații de urgență.

Selectați un grup pilot de mai mulți angajați pentru a citi politica și a pune întrebări pentru a determina dacă angajații vor putea să o înțeleagă și să o urmeze. Rescrieți politica bazată pe feedback.

Obțineți asistență pentru management și revizuire juridică

Consultați politica cu managerii care vor trebui să respecte politica pentru a obține sprijinul și proprietatea asupra politicii. Deși probabil că ați început acest proces când ați identificat necesitatea politicii, sprijinul de gestionare pe măsură ce implementați politica este crucial.

Dacă politica are implicații juridice, este litigioasă din punct de vedere al naturii sau are implicații personale asupra angajaților (cum ar fi procedurile de securitate), avocatul dvs. revizuiește politica înainte de al distribui. Asigurați-vă că comunicați avocatului dvs. că doriți ca politica să fie revizuită pentru implicațiile sale juridice și formularea corespunzătoare, dar nu doriți ca textul să fie rescris în legale.

Implementați politica

Distribuiți și examinați noua politică pentru angajații din grupuri mici, individual sau într-o întâlnire a companiei, în funcție de politica controversată și de cât de ușor este de înțeles. Oferă angajaților șansa de a pune întrebări.

Oferiți angajaților o copie a politicii și cereți-i să semneze că au primit și au înțeles-o. Ei ar trebui să păstreze o copie pentru fișierele lor.

Declarație privind declarația de politică exemplară

Aceasta este o declarație signoff probabilă de utilizat:

Recunosc primirea și înțelegerea politicii Compania dvs.. Politica este eficientă data până la o nouă notificare.

_______________________________________________________

Semnătura angajatului

_______________________________________________________

Numele angajatului (vă rugăm să tipăriți)

________________________________

Data

Decideți cum veți comunica politica în viitor

Includeți politica în manualul pentru angajați. De asemenea, puteți dori ca politica să devină parte din noua orientare a angajaților. Unele companii plasează politici în intranetul lor sau într-un dosar de politici pe unitatea comună a rețelei de calculatoare. Determinați dacă doriți să distribuiți politica și prin alte metode.

Datele și arhiva politicile anterioare pe care le înlocuiește această politică. Este posibil să aveți nevoie de ele în scopuri legale sau pentru referință.

Interpretați și integrați politica

Aplicația dvs. de politică și practicile de lucru vor determina sensul real al politicii. Amintiți-vă să fiți consecvenți și corecți pe măsură ce interpretați politica în timp. Dacă găsiți că practicile dvs. diferă de politica scrisă, examinați și rescrieți politica după cum este necesar.

Disclaimer: Rețineți că informațiile furnizate, deși autoritare, nu sunt garantate pentru acuratețe și legalitate. Site-ul este citit de o audiență la nivel mondial, iar legile și regulamentele privind ocuparea forței de muncă variază de la stat la stat și de la țară la țară. Vă rugăm să solicitați asistență juridică sau asistență din partea statului, federal sau a resurselor guvernamentale internaționale pentru a vă asigura că interpretarea juridică și deciziile sunt corecte pentru locația dvs. Aceste informații sunt de orientare, idei și asistență.