Cum să planificați o întâlnire a companiei

Felicitări! Compania dvs. va organiza o întâlnire pentru un grup de angajați selectați de la toate nivelurile companiei. CEO-ul v-a dat responsabilitatea managerului de proiect pentru eveniment. Aceste sfaturi și un exemplu de plan de proiect demonstrează un mod în care un manager de proiect ar putea aborda construirea planului de proiect pentru o reuniune a companiei sau un proiect similar complex.

Pre-Planificați Proiectul

Primul pas este să planificați planul. Începeți prin a discuta evenimentul cu părțile interesate. Dacă sa făcut acest lucru anul trecut, ce sa întâmplat? Ce a mers prost? Cine a gestionat proiectul și vă poate ajuta să evitați capcanele din acest an? De când CEO-ul v-a încredințat proiectul, ce vrea el din acest eveniment? Când va fi evenimentul? Unde? Care este bugetul?

Asamblați cât mai multe informații puteți. Acesta va fi scheletul pe care construiți planul proiectului.

Construiți echipa

Ce alte resurse aveți nevoie pentru a face acest proiect un succes? Există persoane din alte departamente care vă pot ajuta să faceți succesul acestui eveniment? Ce trebuie să faceți pentru a obține ajutor? Puteți să întrebați sau trebuie să obțineți aprobarea oficială de la șeful lor? Cât timp aveți de la ei? Ce abilități specifice aveți nevoie să le furnizați? Poate altcineva să ofere această abilitate dacă persoana pe care o doriți nu este disponibilă?

Deoarece aceasta este o întâlnire la nivel de companie, cum poate ajuta HR? Aveți nevoie de asistență de la departamentul Facilități? Cum rămâne cu departamentul de marketing? Ai nevoie de ajutor în această zonă?

Planificați Agenda

După ce știi cât va dura ședința, vei începe să completezi blocurile de timp. Ai nevoie de un difuzor de deschidere? Cine va fi? Veți păstra participanții împreună sau le veți împărți în grupuri mai mici pentru o parte din program? Câți alți difuzori ai nevoie? Cine va facilita sesiunile mai mici dacă ieșiți?

Evenimentul va dura mai mult de o zi? Cum vei închide prima zi? Cum veți re-deschide în Ziua a Doua?

Cum vă veți încheia la sfârșit? Ai nevoie de un discurs de închidere? Cum vă veți ocupa de logistica persoanelor care pleacă de la hotel dacă le rezervați?

Găsiți Spațiul

Aflați câte persoane vin. Apoi determină cât de mare este spațiul necesar. Unde se va desfășura evenimentul? Există loc la biroul corporativ sau aveți nevoie de un spațiu mai mare? CEO-ul dorește ca întâlnirea să aibă loc în afara locului de amplasare, astfel încât oamenii să se poată concentra sau doriți să se țină la birou pentru a minimiza costurile?

Care proprietăți din zona dvs. pot oferi spațiul de care aveți nevoie? Este un hotel aproape de aeroport o alegere bună pentru a reduce timpul de călătorie pentru persoanele care sosesc din afara orașului sau ar trebui să găsiți ceva din oraș care va fi mai liniștit?

Ce taxează diferitele locații pentru facilitățile lor? Ce includ și ce trebuie să achiziționați și ați adus? Vor atribui un individ cu care să lucrați? Care este politica lor în ceea ce privește materialele și oamenii din afară?

Trage-l

După ce ați adunat răspunsurile la cele mai multe dintre aceste întrebări, puteți începe să realizați planul proiectului. Amintiți-vă că ceea ce prezentăm aici este lista sarcinilor proiectului, numai structura de defalcare a lucrărilor (WBS). Nu include nici o dependență între sarcini sau termenele. Acestea ar fi adăugate mai târziu.

Exemplu de plan de întâlnire a companiei

În modul de planificare a unui proiect utilizând instrumentele de bază ale managementului de proiect, am discutat despre gândirea din spatele planificării proiectului și despre utilizarea abilităților de management de proiect în timpul procesului de planificare. Iată cum poate să caute un plan de planificare a activității (WBS) pentru un proiect de planificare a unei întâlniri:

1. Pre-Planificați Proiectul

1. Determinați bugetul
2. Discutați cu directorul general pentru a stabili obiectivele proiectului
3. Contactați managerul de proiect anterior (PM) pentru sfaturi
4. Determinați lista de părți interesate
5. Contactați părțile interesate pentru introducere.
6. Stabiliți data preferată pentru eveniment
7. Determinați câte vorbitori / prezentatori sunt necesari
8. Determinați câte personal de sprijin este necesar
9. Determinați câte angajați vor participa
10. Listează locațiile posibile pentru eveniment

2. Construiți echipa de proiect

1. Ia replica de la Marketing
2. Ia replica de la HR
3. Vedeți dacă achiziționarea va atribui o persoană pentru a vă ajuta
4. Cere-i lui Susan să se ocupe de toate detaliile vorbitorilor
5. Luați replica de la Facilități
6. Programați întâlnirea echipei de proiect kick-off

3. Elaborarea agendei

3a planificați prima zi

1. Setați ora de începere
2. Setați ora, aranjați locul și personalul pentru înregistrare
3. Setați lungimea sesiunii de dimineață
4. Setați lungimea discursurilor
5. Calculați numărul de vorbitori necesari pentru sesiunea de dimineață
6. Recrutați vorbitori
7. Planul de pauză la mijlocul dimineții (timp și lungime)
8. Aranjați reînnoirea sălii de conferințe în timpul pauzei (apă, gunoi etc.)
9. Planificați pauza de prânz (timp, lungime, locație, meniu, cine plătește)
10. Planificați sesiunea de după-amiază (lungime, număr de vorbitori)
11. Recrutați vorbitori de după-amiază
12. Planificați o zi de închidere (ora, cine, lungimea)

3b planați a doua zi

1. Setați ora de începere
2. Setați lungimea sesiunii de dimineață
3. Calculați numărul de vorbitori necesari pentru sesiunea de dimineață
4. Recrutați vorbitori
5. Planul de pauză la mijlocul dimineții (timp și lungime)
6. Aranjați reînnoirea sălii de conferințe în timpul pauzei (apă, gunoi etc.)
7. Planificați pauza de prânz (timp, lungime, locație, meniu, cine plătește)
8. Planificați sesiunea de după-amiază (lungime, număr de vorbitori)
9. Recrutați vorbitori de după-amiază
10. Planul de închidere a cuvântului (timpul, cine, lungimea)
11. Asigurați ora de check-out cu hotelul

4. Planificați Spațiul

1. Determinați numărul de participanți
2. Aranjamentul planului de așezare (rânduri vs. tabele)
3. Calculați spațiul necesar
4. Investigați locurile disponibile cu acel spațiu (costuri, locație, servicii incluse)
5. Numără numărul de vorbitori în fiecare zi și total
6. Stabiliți numărul și tipul de personal de asistență necesar
7. Aflați câte participanți / vorbitori / personalul vor avea nevoie de camere
8. Negocierea costurilor și a datelor cu locațiile disponibile
9. Semnează contractul cu locația selectată

5. Publicați evenimentul

1. Finalizați toate detaliile cu locația evenimentului
2. Asigurați-vă că participanții sunt informați
3. Anunță toți vorbitorii de subiect și timpul de prezentare / zi
4. Notificați tuturor personalului de asistență de îndatoriri și schimburi
5. Obțineți RSVP de la participanți
6. Notificați participanții la înlocuire după cum este necesar

6. Urmați

1. Luați proiecții de discurs de la toți vorbitorii
2. Consultați discursurile finale
3. Obțineți etichete de nume pentru toți participanții, vorbitorii, personalul
4. Achiziționați materiale și cadouri pentru participanți
5. Reconfirmați cu locația evenimentului

7. Revizuirea și evaluarea

1. Trimiteți sondaj de satisfacție tuturor participanților
2. Trimiteți sondaj de opinie tuturor vorbitorilor
3. Trimiteți mulțumiri tuturor vorbitorilor și personalului
4. Întâlniți întâlnirea cu echipa de proiect

Planificare ulterioară

Structura detaliată a structurii proiectului (WBS) de mai sus arată un eșantion pentru planificarea unei întâlniri a companiei. Este doar o schiță. Echipa de proiect ar trebui să lucreze în continuare asupra acestor elemente și să se extindă pe multe dintre ele. În plus, ar trebui să lucreze la timpul necesar pentru fiecare sarcină, la importanța relativă a sarcinilor și la interdependențele / dependențele dintre sarcini.