Cum să dezvolte o agendă eficientă pentru reuniuni

O agendă de întâlniri este o listă de elemente pe care participanții speră să le realizeze la o întâlnire. Ordinea de zi ar trebui distribuită înaintea unei întâlniri, minim 24 ore în avans, astfel încât participanții să aibă posibilitatea de a se pregăti pentru întâlnire. Preferabil, dacă este posibil, ordinea de zi ar trebui să fie disponibilă cu câteva zile înainte de întâlnire.

Dezvoltarea unei agende de întâlnire

Mai întâi, identificați dacă sunt necesare alți angajați pentru a vă ajuta să planificați întâlnirea. Apoi, decideți ce sperați să realizați prin organizarea întâlnirii și stabiliți scopuri posibile pentru întâlnirea dvs. Obiectivele stabilite de dvs. vor stabili cadrul pentru un plan eficient de întâlnire. Asigurați-vă că nu ați planificat mai mult decât este posibil în mod rezonabil în intervalul de timp al întâlnirii.

După cum a spus Stephen Covey în "Cele 7 obiceiuri ale oamenilor extrem de eficienți", "Începeți cu finalul în minte". Scopul întâlnirii dvs. va determina concentrarea întâlnirii, agenda de întâlnire și participanții la întâlnire.

Apoi, analizați cât timp vă așteptați să aveți nevoie pentru fiecare element de pe ordinea de zi. Dacă întâlnirea durează o oră și aveți cinci elemente de agendă, vă oferă o idee generală despre intervalul de timp cu care lucrați. Nu înseamnă că fiecare articol de pe ordinea de zi trebuie să fie exact 12 minute, dar cele cinci combinate, în mod evident, nu pot obține mai mult timp decât asta.

Deciziile de făcut

După ce ați stabilit obiectivul general, dvs. sau echipa dvs. trebuie să luați anumite decizii. În plus față de scopul sau scopul întâlnirii, includeți și pe agenda dvs.:

• O dată, o oră și o locație pentru întâlnire
• Participanții au nevoie de întâlnire
• Elemente de discuție
• Numărul de timp în care anticipați grupul va trebui să discute fiecare element
• Pre-lucrare pentru întâlnire. Aceasta va include orice citire, documentație, date, minute de întâlnire de la o întâlnire anterioară sau orice alt preparat care va face reuniunea dvs. reală cu succes. Documentele relevante ar trebui să fie anexate la anunțul de ședință și la ordinea de zi atunci când le distribui participanților invitați.

Identificarea participanților

Odată ce ați decis că o întâlnire este necesară pentru atingerea scopului dvs., trebuie să dezvoltați o listă de participanți. Nu fiecare angajat poate sau ar trebui să participe la fiecare întâlnire, dar invitarea participanților potriviți va spori probabilitatea de succes. Determinați-vă participanții întrebându-vă câteva întrebări:

• Cine trebuie să dețină soluția pe care o dezvoltă grupul?
• Cine deține procesul pe care grupul îl discută?
• Cine trebuie să știe informațiile pe care le distribuiți?
• Cine poate oferi date și fapte pentru a ghida luarea deciziilor?
• Cine are experiență sau expertiză pentru a împărtăși grupului?
• Cine trebuie să sprijine implementarea oricăror soluții sau sarcini?
• Cine trebuie să furnizeze permisiunea sau resursele pentru a realiza rezultatul întâlnirii?
• Cine s-ar putea opune implementării oricăror soluții sau direcții?

Întâlniri programate periodic

Nu toate întâlnirile au nevoie de o agenda personalizata. Majoritatea angajaților au programate în mod regulat întâlniri pentru departamentele sau grupurile lor de lucru. De asemenea, aveți echipe și proiecte în care participați.

Un proiect în desfășurare poate să nu necesite o agendă nou dezvoltată pentru fiecare întâlnire, dar echipa dvs. va fi bine deservită prin adoptarea unei abordări standard a întâlnirii dvs.

Întâlnirea cu angajați programată în mod regulat este împărțită în trei segmente pentru care fiecare are elemente standard pe ordinea de zi:

1. Elemente informative: Scrieți orice elemente de agendă care sunt informative pentru fiecare întâlnire. De exemplu, managerul actualizează grupul cu privire la rezultatele ședinței de conducere.
2. Articole de acțiune: Așezați pe ordinea de zi toate articolele despre care vă așteptați ca grupul să dorească să revizuiască la fiecare întâlnire programată regulat. De exemplu, performanța la buget pentru perioada de timp și identificarea economiilor de costuri și îmbunătățiri continue pe care grupul intenționează să le realizeze.
3. Planificarea viitoare: Așezați pe ordinea de zi toate elementele pe care grupul dorește să le planifice sau să le pregătească în avans. De exemplu, obiectivele pe termen scurt pentru luna următoare sau nevoia de asistență colegătoare pentru viitoarele misiuni.

Dacă urmați aceste îndrumări atunci când vă dezvoltați programul de întâlnire, creșteți probabilitatea ca întâlnirea dvs. să fie mai productivă.

Ce să includă

O agendă pentru o întâlnire programată regulat vă poate ajuta să obțineți rezultatele dorite prin includerea unor elemente de bază:

• Încălzire și salutări. Luați în considerare un scurt distrugător de gheață, în funcție de frecvența întâlnirii grupului.
• Revedeți scopul, ordinea de zi, rezultatele așteptate și produsul.
• Examinați, corectați (dacă este necesar) și aprobați procesul-verbal al întâlnirii anterioare.
• Furnizați informații departamentale și de companie adecvate pe care echipa are nevoie.
• Revedeți progresul privind elementele de acțiune, planurile de acțiune și angajamentele. Examinați progresul grupului pe obiective.
• Discutați și luați decizii cu privire la elementele de ordine de zi ale acestei reuniuni.
• Identificați pașii următori.

• Identificați scopul, rezultatul și agenda pentru următoarea întâlnire.
• La sfârșitul întâlnirii, notarul trebuie să revizuiască angajamentele asumate de oameni în timpul întâlnirii.
• Identificați orice asistență necesară de la persoane care nu fac parte din grup și atribuiți participanților să facă legătura.
• Determinați cine din afara participanților la întâlnire trebuie să știe ce și decide cum veți realiza comunicarea.
• Distribuiți minutele în termen de 24 de ore de la întâlnire sau imediat, dacă le-a luat legea electronică.