Prezentarea fișierelor de personal și politica de eșantionare a fișierelor

Un dosar de personal este o documentație salvată de angajatori privind istoricul și statutul întregii relații de muncă cu un angajat individual. Angajatorul păstrează această documentație de angajare într-un dosar de personal din trei motive.

• Angajatorul dorește să aibă informații exacte și ușor de organizat atunci când aveți nevoie de acces la informații din orice motiv. Modificările contactelor de urgență, adresele angajaților, urmărirea evaluărilor performanței, scrisorile disciplinare, recunoașterea angajaților și materialele aplicabile pentru ocuparea forței de muncă sunt exemple ale tipurilor de informații pe care angajatorul va dori să le poată accesa rapid.
• Angajatorul trebuie să păstreze documentația cu privire la aspectele legate de personal, cum ar fi selecția angajaților, performanța, istoricul de muncă, rațiunea de compensare și aplicațiile interne de promovare, pentru a menționa doar câteva.

  O cerere de EEOC, un proces sau chiar necesitatea de a justifica lipsa unei majorări sau promovări unui angajat necesită ca angajatorul să fi colectat și păstrarea acestui tip de documentație a angajatului.

• Unele înregistrări ale angajaților sunt solicitate de guvernele federale sau de stat pentru ca angajatorii să le păstreze. Organizarea informațiilor angajaților într-un dosar de personal are sens pentru accesul și conformitatea și pregătirea legală.

Tipuri de fișiere de personal

Angajatorul păstrează, în general, mai multe tipuri de fișiere de personal, pentru uz comercial, pentru confidențialitatea angajaților, pentru confidențialitatea medicală și pentru respectarea legislației. Nu cunosc nici o lege care să menționeze câte dosare trebuie să țină un angajator.

Cu toate acestea, există multe legi și există cele mai bune practici de personal pentru confidențialitatea angajaților, care guvernează conținutul dosarelor de personal și care au acces la aceste informații. Acestea sunt dosarele de personal pe care majoritatea angajatorilor din SUA le susțin. (Legile și practicile din întreaga lume pot diferi.)

• Fișier de personal: Acesta este dosarul principal al angajatului care conține istoricul relației de muncă.
• Fișier de salarizare: Doriți să păstrați un fișier separat pentru toate problemele de salarizare legate de salarii și beneficii.
• Fișier medical pentru angajați: Legea privind transferabilitatea și răspunderea asigurărilor de sănătate federale din 1996 (HIPAA) impune angajatorilor să protejeze dosarele medicale ale angajaților ca fiind confidențiale.
• I-9 Formulare de angajați: Trebuie să păstrați un fișier separat pentru toate formularele angajaților (nu pentru angajați) I-9, deoarece nu doriți ca angajații guvernamentali, care sunt autorizați să verifice aceste formulare în diverse situații, caută prin fișierele personale principale, confidențiale ale angajaților.

Accesul angajaților la fișierele de personal

Angajații au acces la dosarele personalului angajat sub îndrumarea și supravegherea personalului din Resurse Umane. Dosarele de personal ale angajaților sunt considerate proprietatea angajatorului care are responsabilitatea de a le menține și de a le proteja.

Politica privind dosarul personalului de probă

În continuare este o politică de eșantionare a fișierelor de personal pentru utilizarea în compania dvs. Acesta discută diferitele fișiere care sunt recomandate și care ar trebui să aibă acces la fiecare fișier.

Politica de probă

Compania menține trei dosare de angajați pentru fiecare angajat.

A fișier de personal este menținută pentru fiecare angajat al (Numele Companiei dvs.). Aceste dosare de personal conțin documente confidențiale și sunt gestionate și întreținute de personalul din Resurse Umane.

Accesul la acest fișier este limitat la personalul de resurse umane și presupune că managerul fiecărui angajat își păstrează dosarul propriu cu documente relevante pentru performanța muncii angajatului.

Documentele tipice dintr-un dosar de personal includ cererea de angajare, formularul de contact de urgență familială, istoricul acțiunilor disciplinare documentate, un CV, manualul angajaților și foile de înscriere a angajatorului, informațiile personale actuale și referințele la locul de muncă.

Nu toate fișierele de personal conțin aceleași documente, dar fiecare fișier de personal are unele documente care sunt aceleași.

Fișiere de salarizare sunt de asemenea menținute; fișierele de salarizare conțin o istorie a locurilor de muncă ale angajatului, departamente, schimbări de compensare și așa mai departe. Accesul la fișierul de salarizare este limitat la personalul contabil și personalul responsabil.

Un dosarul medical al unui angajat este de asemenea menținută. Conținutul dosarului medical nu este disponibil pentru nimeni, cu excepția personalului desemnat de Resurse Umane și a angajatului ale cărui înregistrări sunt păstrate în dosar. La numele companiei dvs.), fișierele medicale primesc cel mai înalt grad de stocare și confidențialitate sigure.

Un angajat poate vizualiza dosarul personalului său prin contactarea unei persoane din personalul Resurselor Umane în timpul programului normal de lucru. Nici un angajat nu poate modifica sau elimina orice document din dosarul său de personal care trebuie privit în prezența unei persoane din personalul de resurse umane.

De asemenea cunoscut ca sidosarele angajaților, înregistrările angajaților, fișierele de resurse umane, documentația

Disclaimer - Vă rugăm să rețineți:

Susan Heathfield depune toate eforturile pentru a oferi informații exacte, de bun-simț, de management al resurselor umane, de angajator și de la locul de muncă, atât pe acest site, cât și pe site-ul respectiv, dar nu este avocat și conținutul site-ului autoritate, nu este garantată pentru exactitate și legalitate și nu trebuie interpretată drept consiliere juridică.

Site-ul are o audiență la nivel mondial și legile și regulamentele privind ocuparea forței de muncă variază de la stat la stat și de la o țară la alta, astfel încât site-ul nu poate fi definitiv pe toate pentru locul de muncă. Când sunteți îndoieli, căutați întotdeauna sfat juridic sau asistență din partea guvernului, federal sau internațional, pentru a vă asigura că interpretarea juridică și deciziile dvs. sunt corecte. Informațiile de pe acest site sunt doar pentru îndrumare, idei și asistență.