Pași pentru a personaliza comunicarea dvs. pentru fiecare audiență

Dacă sperați să comunicați cu oamenii într-un mod care împărtășește informații și, mai ales, schimbă comportamentul și are un impact grav, trebuie să cunoașteți publicul. Este un principiu fundamental al comunicării excelente. Înțelegerea perspectivei oamenilor cu care vorbiți vă ajută să deveniți un prezentator mai bun și un profesionist al resurselor umane.

Cunoaște-ți publicul. Știi ce le pasă. Știți ce vor să audă. Și dacă le cunoașteți și dacă vă concentrați mesajul, puteți să le arătați că sunteți o resursă. Angajați-vă publicul și aveți un impact mai mare.

Problema? Știind publicul tău are nevoie de timp și este întotdeauna mai ușor să faci un halou de creier din toate lucrurile pe care le știi sau vrei să le spui publicului tău despre un subiect. Gândindu-te critic la ceea ce audiența vrea sau trebuie să audă este mai dură.

Mulți profesioniști în domeniul resurselor umane sunt prinși în a-și da audienței tot ceea ce ar trebui să știe sau să facă despre prezentarea unei probleme. Știți că ați căzut în această capcană atunci când vă aflați punând bullet pe diapozitive în loc să vă gândiți la:

• ceea ce îi interesează publicul,
• care sunt punctele dvs. cele mai importante, și
• cum să le cartografiați într-o poveste clară care creează o discuție interesantă.

Cea de-a doua capcană pe care o întâlnesc mulți profesioniști în domeniul resurselor umane se repetă în aceași zi de prezentare în fiecare zi la diferite audiențe. Problema este că audiența diferită are grijă și răspunde la diferite lucruri - deci, dacă doriți să vă angajați, trebuie să vă personalizați mesajul de fiecare dată când vorbiți.

Asigurați-vă că personalizarea mesajului dvs., reducerea zgomotului și menținerea audienței dvs. implicate în ceea ce le spuneți - indiferent cine și unde sunt. Aceste cinci mementouri cheie vă vor asigura că cuvintele dvs. ating impactul pe care îl merită - atunci când câștigați atenția și angajamentul total al publicului.

Știți ce anume vă îngrijorează audiența

Publicul tău nu va avea grijă de ceea ce spui până când nu ai demonstrat că îți pasă de ele. Pe măsură ce vă planificați prezentarea, întrebați care sunt provocările și nevoile publicului dvs. așteptat? Care sunt cele trei până la patru întrebări principale sau probleme în mintea lor despre subiectul dvs.?

Dacă nu știți, întrebați câteva persoane care vor participa la prezentarea dvs., întrebați managerul departamentului sau, dacă nu există informații disponibile, faceți cea mai bună estimare.

Apoi, începeți prezentarea dvs., reamintind publicului dvs. preocupările identificate. Spuneți: "Știu că mai mulți dintre voi v-ați întrebat despre opțiunile noastre de beneficii sau" îmi imaginez că aceste trei lucruri sunt ceea ce doriți să ieșiți din acest atelier ".

Când vorbești mai întâi despre publicul tău și despre problemele și nevoile pe care le vei aborda în discuția ta, vei demonstra că îți pasă de ele. Asta face ca oamenii să vrea să asculte.

Afișează punctele principale pentru publicul tău

Cele mai multe prezentări HR se simt ca o haldă de informații, nu o poveste clară cu un set de puncte principale. Profesioniștii în domeniul resurselor umane cunosc de obicei mult mai mult decât alți oameni care doresc sau trebuie să știe despre orice subiect necesar.

Autorii Chip și Dan Heath, în cartea lor "Made to Stick", au numit-o "blestemul cunoașterii". Când a fost ultima dată când ați simțit o prezentare prea scurtă sau prea puțin informată? Probabil rareori, dacă vreodată.

Persoanele care apar în calitate de moderatori, cei care sunt auziți și care au influență, încep prin recunoașterea problemei publicului pe care îl ajută la rezolvare. Apoi, în timp ce își pregătesc prezentarea, ei separă faptul că trebuie să știe de la drăguț să știe.

Luați jumătate din timpul de pregătire pe care trebuie să vă concentrați asupra inimii prezentării dvs. și a ceea ce audiența trebuie să știe că îi va ajuta. Cea mai bună modalitate de a rupe "blestemul cunoașterii" este să vă concentrați asupra a ceea ce este cel mai important pentru dvs. și pentru public.

Prezentați-vă prezentarea pe o tablă albă sau pe o bucată de hârtie sau folosiți un set de note lipicioase. Ce succesiune de puncte este cea mai bună? Există o ordine pentru punctele care vor avea mai mult sens pentru publicul tău? Cum te raportezi la puncte? Asigurați-le clar. Dacă nu, spuneți oamenilor: "Iată un subiect complet diferit și totuși important."

Spuneți povestiri și exemple de utilizare Audiența dvs. va găsi relativ

Pe lângă faptul că încearcă să prezinte prea multe lucruri simultan, toate prezentările HR prea adesea sună abstracte și nu au legătură cu viața de zi cu zi și cu activitatea publicului. Ce se întâmplă atunci este faptul că oamenii se regăsesc, stau prin discuții, își dau seama că nu sunt despre ei și nu iau nicio măsură. Aceasta face ca prezentarea să fie o pierdere a timpului și a dvs.

Pentru a le relaționa, pentru ai ajuta să ia măsuri, oamenii au nevoie de idei bazate pe povestiri și exemple. Creierul uman este legat de povestiri și de amintirea lor. Deci, acoperă mai puține puncte - mai bine - cu multe exemple. Și, ori de câte ori este posibil, faceți exemple din departamentul lor și experiența lor de zi cu zi la locul de muncă.

Spuneți povestiri despre cum să utilizați ideea pe care o partajați. Fie că este vorba despre rezolvarea unei probleme de compensare, despre cum să oferiți feedback, cum să vă înscrieți pentru planul dvs. de viziune sau despre modul în care noua organizație este diferită de cea veche, spune povesti. Faceți podul clar între subiectul dvs. și viețile și interesele acestora.

Arătați, nu doar spuneți publicului

O imagine este în valoare de o mie de cuvinte în multe cazuri. Videoclipurile devin normele pentru o comunicare eficientă. În această zi de instrumente video accesibile, prezentatorii care folosesc prea mult text folosesc adesea scuze. Ei spun: "Dar trebuie să comunic informații foarte specifice" sau "audiența mea va fi mai în măsură să digere această idee complicată dacă o scriu". Nu, nu, și nu, nu vor.

Cu excepția cazului în care obiectivul dvs. este de a suporta, de a înstrăina, de a vă copleși publicul și de a nu avea influență într-un scenariu cel mai rău, tăiați textul. Trimiteți-l într-un e-mail de urmărire sau trimiteți-l într-un document Google. Vizualele pe care le folosiți trebuie să susțină povestea, nu să devină scenariul tău. Odată ce aveți setul clar de puncte principale și un flux bun susținut de povestiri și exemple, numai atunci ar trebui să lansați un instrument de prezentare.

În caz contrar, ați terminat cu diapozitivele dvs. care servesc serviciului dublu, așa cum notează difuzorul dumneavoastră. În acest caz, ar fi trebuit să trimiteți prin e-mail prezentarea în loc să risipiți timpul publicului.

Personalizați-vă și improvizați prin cunoașterea publicului

Odată ce ați creat o prezentare bună care susține vizual mesajul dvs. principal, aveți libertatea de a o adapta la fiecare publicitate pe care o deserviți. Puteți să vă faceți o idee și apoi să întrebați cu voce tare: "De ce să vă interesați de asta?" Și să vă adaptați răspunsul publicului care este în fața voastră. Ceea ce îngrijesc membrii echipei dvs. de marketing poate fi foarte diferit de nevoile personalului de dezvoltare.

În anii de instruire și de prezentare a liderilor la zeci de organizații precum Apple, Oracle, SAP și T-Mobile, puterea unui set simplu de mesaje a strălucit. Atunci când mesajele au fost susținute de imagini simple și au fost difuzate de un prezentator concentrat, care ar putea face puncte clare și le-ar conecta la viața de zi cu zi a audienței lor, a avut loc o comunicare. Și, nu este acela de a face o prezentare?

----------------------------------------

Tobey Fitch este un partener de conducere la Fitch Associates. A contribuit anterior la publicații, inclusiv Antreprenor.