Cum să fii secretar de litigiu

Secretarii de litigii acordă asistență avocaților și paralegalilor în litigiile depuse în instanțele locale, de stat și federale și tribunale administrative.

Secretarii de litigii sunt angajați în firme de avocatură de toate dimensiunile. Unii secretari oferă un sprijin administrativ pur. Cu toate acestea, secretarii din multe firme îndeplinesc un rol hibrid, funcționând atât ca paralegal secretar, cât și ca litigiu.

Mai jos sunt câteva dintre cele mai comune funcții ale unui secretar de litigii pe tot parcursul ciclului de viață al litigiilor. Rolul secretariatului variază în funcție de firmă, de tipul practicilor de litigii și de mărimea personalului.

Examinarea cazurilor

În firmele reclamante, primul pas al unui caz este examinarea cazului de merit. Are potențialul client o cauză de acțiune? Există conflicte? Secretarul poate ajuta la pregătirea formularelor de examinare a cazurilor și la planificarea întâlnirilor inițiale între avocat și potențialul client. În unele cazuri, secretarul va finaliza o examinare inițială, solicitând telefonic întrebări potențiale ale clientului. În cazul în care clientul este semnat, secretarul va înființa un nou dosar de caz și va transmite contractul de reținere și alte documente clientului.

investigație

În multe cazuri, părțile efectuează o anchetă înainte ca un proces să fie depus. Această investigație poate implica localizarea și intervievarea martorilor, examinarea locului de accident și colectarea de documente și alte dovezi. Secretarul de litigiu poate asista în acest proces prin planificarea reuniunilor și a conferințelor telefonice în numele avocatului, crearea de liste de martori, organizarea de probe și alte documente și crearea unui sistem de înregistrare fiabil atât pentru documentele pe suport de hârtie, cât și pentru cele electronice.

pledoarii

Dacă se depune un proces, secretarul va pregăti pledoariile într-un program de procesare de text. Pledoariile pot include o citație, plângere, declarații declarative, cereri de admitere și moțiuni. Secretarul de litigii va crea adesea pledoarii care să organizeze și să indexeze toate pledoariile pentru un anumit caz. Secretarul poate depune aceste documente la instanța de judecată, fie personal, fie electronic, deși această sarcină este deseori efectuată de un paralegal sau de un tribunal.

Descoperire

Discovery este cea mai lungă etapă a procesului de soluționare a litigiilor. În timpul descoperirii, secretarul de litigiu poate îndeplini toate sau unele din următoarele sarcini:

• Pregătirea documentelor de descoperire într-un sistem de procesare a textului, inclusiv interogatoriile și cererile de producție
• Tastarea, trimiterea și urmărirea citațiilor
• Programarea depozițiilor cu mai multe părți, inclusiv avocatul, clienții, consilierii opoziției și reporterii instanței
• Programarea examinărilor medicale independente și a altor numiri prevăzute de Regulamentul de procedură civilă
• Crearea lianților de descoperire; indexarea și depunerea documentelor de descoperire
• Organizarea și depunerea documentelor de caz
• Planificarea examenelor site-ului

• Localizarea și comunicarea cu experții; organizarea și depunerea rapoartelor de experți

Pre-Trial

După ce se stabilește data procesului, secretarul ajută echipa legală să se pregătească pentru proces. Rolul secretarului poate fi:

• Tastarea și formatarea documentelor precontencioase, inclusiv propuneri, înscrisuri, citații și liste de martori
• Colectarea și organizarea exponatelor
• Crearea, organizarea și / sau indexarea lianților de încercare
• Ajutând organizarea de procese false
• Urmărirea termenelor limită și trimiterea memento-urilor echipei juridice
• Cecuri de verificare și corectare a documentelor și actelor juridice
• Asigurarea faptului că documentele sunt formatate corespunzător în conformitate cu regulile instanței
• Martori coordonatori

Proces

Secretarul de litigii exercită un rol important în timpul procesului. Datoriile sale pot include:

• Pregătirea, introducerea și formatarea documentelor de probă
• Coordonarea pregătirii diagramelor, grafurilor și a altor vizuale în sala de judecată
• Programarea curierilor, reporterilor instanței și martorilor experți
• Organizarea, depunerea și gestionarea documentelor, a exponatelor și a lianților de încercare
• Coordonarea aranjamentelor de călătorie pentru avocați, martori, clienți și alții

Alte sarcini administrative

Pentru cei care lucrează în domeniul apărării, secretarul de litigii va introduce timpul acordat avocaților și paralegalilor pentru fiecare caz în sistemul de timp și de facturare al firmei. El va trimite, de asemenea, facturi periodice clientului și va urmări plățile întârziate. Alte sarcini generale efectuate de secretarul de litigii includ:

• Producerea de informații prin transcriere, formatare, introducere, recuperare, copiere și transmitere de text, date și grafice
• Urmărirea termenelor
• Corespunde clienților, martorilor și sfaturilor opuse
• Raspunzand la telefon
• Crearea de foi de calcul pentru a urmări costurile, exponatele și alte informații
• Transcrierea dictaturii
• Mentinerea sistemelor docket
• Corespondența de rutare, rapoartele și documentele juridice
• Organizarea conferințelor clienților și a întâlnirilor cu avocații
• Pregătirea rapoartelor de cheltuieli
• Menținerea calendarului avocatului prin planificarea și planificarea conferințelor, teleconferințelor, depozițiilor și călătoriilor

• Comandarea consumabilelor

Litigii secretar educație

Mulți secretari de litigii finalizează un certificat sau un program asociat la o școală profesională sau colegiu comunitar. Cu toate acestea, secretarii cu grade de colegiu de patru ani au cele mai multe oportunități de avansare în cadrul unei firme de avocatură. Litigii de formare adesea are loc la locul de muncă. Experții secretari de litigii se deplasează de multe ori în alte roluri ale firmei, printre care se numără pozițiile de conducere paralegal și de birou.

Litigii Secretariat Abilități și cunoștințe

Secretarii de litigii trebuie să posede o varietate de abilități interpersonale, tehnologice și de birou, precum și cunoștințe juridice și procedurale. Competențele și cunoștințele necesare includ:

• Competență în procesarea textului, foaie de calcul, prezentare și software de facturare și timp; familiaritate cu suita Microsoft Office
• Competență cu echipamente de transcriere
• Excelente abilități scrise și verbale
• Cunoașterea documentelor instanțelor locale, federale și federale în materie de litigii și proceduri de depunere a dosarului
• Experiență în bazele de date ale documentelor, cum ar fi Ringtail, Summation și Concordance
• E-experiență de depunere
• Cunoașterea procedurilor de birou și a terminologiei juridice
• Abilități puternice de scriere
• Abilități organizaționale solide și abilități multi-tasking
• Abilitatea de a interacționa profesional cu toate nivelurile de personal