Oferiți-vă încrederea șefului dvs. cu un plan de gestionare a riscului

Cei mai buni manageri de proiect au încrederea deplină a managerului de linie și a sponsorului proiectului. Executivii din spatele proiectelor lor le cred atunci când spun că au nevoie de o finanțare suplimentară, mai multă resursă sau ajută la rezolvarea unei probleme.

Când lucrați în situații riscante, aveți nevoie de kitul potrivit. Ca un turist cu un rucsac de frânghie și crampoane, aveți nevoie de instrumentele pentru a face față riscului de proiect.

Puteți spori încrederea managerului dvs. în proiectul dvs. cu un plan de gestionare a riscurilor. Un proces simplu, în 5 pași, poate transforma foarte mult modul în care seful tău vede proiectul tău (și tu).

Ce este managementul riscului în managementul de proiect?

Managementul riscului în managementul de proiect este procesul de identificare, evaluare și răspuns la riscurile proiectului.

Riscurile proiectului sunt lucruri care ar putea afecta proiectul (pozitiv sau negativ, dar, în general, oamenii interpretează riscul ca evenimente care ar avea un impact negativ asupra proiectului).

Dacă proiectul dvs. este mare sau mic, acesta va avea riscuri asociate cu acesta. Acestea ar putea fi orice, din cauza riscului ca parada școlară să fie plină de riscul unei creșteri a prețurilor pentru o componentă critică a noii plăci de circuite.

Riscul de proiect, dacă nu este gestionat corect, poate face mai dificilă livrarea proiectului cu succes. Riscurile necontrolate pot adăuga timp la programul dvs., pot lucra pentru timpul și banii dvs. pentru bugetul dvs. Managerii sunt nervoși în legătură cu astfel de lucruri. Toate acestea pot fi evitate printr-un plan de gestionare a riscurilor.

Planificarea managementului riscului

Un plan de gestionare a riscurilor este o modalitate excelentă de a vă spori încrederea în capacitatea echipei dvs. de proiect de a livra - și care se transformă în sporirea încrederii managerului dumneavoastră. Vreți să creadă că puteți face acest lucru și doriți ca aceștia să fie conștienți de ceea ce vă poate împiedica să faceți succesul proiectului. Un plan de gestionare a riscurilor este un instrument perfect pentru a face acest lucru.

Si ghici ce? Este foarte ușor să începeți.

Gestionarea riscului pentru proiect este un proces simplu în 5 pași. Să nu o facem mai complicată decât trebuie. Acesta este ceva ce puteți începe astăzi, pregătiți-vă să discutați despre aceasta la următoarea întâlnire și să o terminați pe măsură ce cineva scrie minutele.

Un proces de management al riscului în 5 pași

Ca și în cazul multor părți ale managementului de proiect, managementul riscului este un proces. Cei 5 pași sunt:

1. Iniţia
2. Identifica
3. Evalua
4. Planul de răspunsuri
5. aplica

Dacă acești termeni nu înseamnă prea multe pentru tine acum, te rog să rămâi cu el - o să explic totul.

Pasul 1: inițiere

În primul rând, doriți să setați contextul pentru gestionarea riscurilor în mediul dvs. de management de proiect.

Probabil că nu este o treabă prea mare de făcut pentru că cineva din compania dvs. va fi pregătit deja o politică de risc pentru corporații și tot ce trebuie să faceți este să-l urmăriți. Acest lucru va explica abordarea companiei față de risc și ar putea mandata chiar șabloanele de care aveți nevoie. Șabloanele vă păstrează întotdeauna un loc de muncă, așa că priviți-le și pe acestea!

Chiar dacă nu aveți o politică de risc corporativă, altcineva care gestionează proiecte alături de dvs. poate avea un plan de gestionare a riscului pentru proiect pe care îl puteți copia. De ce reinventați roata? Reutilizarea documentelor este o necesitate dacă doriți să economisiți timp și să faceți mai mult.

Utilizați ceea ce ați descoperit pentru a elabora un plan de gestionare a riscului pentru proiectul dvs. Acestea fac parte din planul general de management al proiectului și vorbește despre modul în care veți aborda gestionarea riscurilor pentru proiectul dvs.

Dacă nu știți ce să faceți, citiți mai departe! Următorii pași vă vor oferi o idee mai bună despre ce să vorbiți în planul de gestionare a riscurilor.

Aceasta îmbunătățește încrederea prin: Afișați managerului dvs. că aveți o abordare a abordării incertitudinii cu privire la proiectul dvs. și că veți gestiona în mod activ riscul.

Pasul 2: Identificați

După ce ați abordat o abordare, puteți începe să lucrați la aceasta.

Acum identificați riscurile care vă vor afecta proiectul. Acesta este doar un instantaneu în timp, iar registrul dvs. de risc este ceva pe care veți dori să vă întoarceți la timp și din nou pentru a vă asigura că totul este pus și acolo.

Puteți identifica riscurile prin utilizarea unei liste de verificare a riscurilor comune, prin intervievarea părților interesate cu privire la proiect (în special a părților interesate dificile, în general, având în general multe de spus despre ce s-ar putea întâmpla în neregulă), sesiunile de brainstorming și folosirea bunului dvs. simț.

Căutați lucruri care ar putea cauza probleme dacă s-ar întâmpla vreodată. (Amintiți-vă că riscurile nu s-au produs încă. Problemele legate de proiect sunt lucruri care s-au întâmplat deja.)

Totuși, faceți totul, ar trebui să implicați cu siguranță și alți oameni. Singur, nu vei avea întreaga imagine și vei termina lucruri dispărute.

Riscurile pot și ar trebui să fie identificate de oricine. În calitate de manager de proiect, sarcina dvs. este de a vă încuraja colegii să vă ridice riscurile, astfel încât ca o echipă să puteți face ceva despre ei.

Toate riscurile identificate trebuie înregistrate în registrul de risc. Dacă aveți un coordonator de proiect pe echipă sau pe o persoană de suport pentru proiect, atunci ei pot face acest lucru. Altfel, face parte din sarcinile administrative pe care trebuie să le faceți.

Aceasta îmbunătățește încrederea prin: Demonstrarea faptului că sunteți conștient de riscurile-cheie care ar putea afecta proiectul dvs. și că aveți mijloace pentru a rămâne în permanență conștient de noile riscuri.

Pasul 3: Evaluați

Riscurile sunt apoi evaluate pentru probabilitate și impact. Acest articol detaliat privind modul de evaluare a riscului unui proiect vă acoperă pentru acest lucru. Dați-i o citire bună dacă nu sunteți familiarizat cu procesul.

Ca o măsură suplimentară, puteți, de asemenea, evalua proximitatea, ceea ce înseamnă cât de aproape de timp este riscul probabil să se întâmple. Un risc cu proximitate mare ar putea avea loc în curând. Un risc cu proximitate scăzută s-ar putea întâmpla la un moment dat în viitorul îndepărtat. Acest lucru vă poate oferi un alt factor pentru a vă prioritiza timpul și energia atunci când este vorba de a face față riscurilor.

Aceasta îmbunătățește încrederea prin: Asigurați-vă că managerul dvs. și toți cei din echipă au o idee clară despre ce s-ar întâmpla în cazul în care oricare dintre aceste riscuri se va materializa.

Pasul 4: Planificați răspunsurile

Acum ajungem la partea masivă a planului de gestionare a riscurilor. În acest pas, analizați modul de gestionare a riscului prin identificarea unui răspuns adecvat.

Facem acest lucru pentru că până acum tot ce aveți este o listă a ceea ce s-ar putea întâmpla să vă aruncați proiectul în afara cursului în viitor și cât de mare ar fi o afacere. Ceea ce managerul dvs. va dori să știe în continuare este: Ce veți face cu asta?

În general, există 4 lucruri pe care le puteți face pentru a aborda și gestiona un risc de proiect. Sunt:

• Evita
• Transfer
• Atenuați (adică reduceți)
• Accept.

Acestea sunt acoperite în detaliu în această scufundare profundă în strategiile de răspuns la riscuri pentru riscul negativ.

Unele dintre riscurile dvs. ar putea avea un rezultat pozitiv. De exemplu: Există riscul de a vinde atât de mult din noul produs pe care îl prăbușiți liniile telefonice. Ar fi o problemă plăcută, dar este încă un risc pe care ar trebui să-l planificăm.

Există o serie de modalități în care vă puteți pregăti pentru o situație de risc pozitiv, inclusiv:

• Exploata
• Acțiune
• Spori
• Accept.

Acestea sunt discutate mai detaliat despre strategiile de răspuns la risc pentru riscul pozitiv.

Va trebui să stabiliți ce strategie de răspuns este cea mai bună pentru fiecare risc din registrul dvs. De exemplu, s-ar putea să decideți că riscul de prăbușire a acoperișului fabricii este ceva pe care pur și simplu îl acceptați, deoarece este puțin probabil să se întâmple. Cu toate acestea, riscul ca otrăvirea alimentară să scoată jumătate din forța de muncă este ceva pe care îl veți atenua în mod activ prin recalificarea întregului personal de catering. Dacă sa întâmplat înainte și este de fapt destul de probabil dacă nu faceți ceva în legătură cu aceasta, veți dori să atenuați riscul.

Odată ce răspunsul este identificat și convenit, proprietarii de risc pot fi numiți pentru a realiza planul de acțiune privind gestionarea riscurilor. Cu alte cuvinte, aveți nevoie de cineva care să fie răspunzător pentru a vedea prin sarcinile pe care sunteți de acord.

Aceasta îmbunătățește încrederea prin: Afișați managerului dvs. că ați luat în considerare ce trebuie să faceți în legătură cu lucrurile care ar putea cauza probleme pentru proiectul dvs. și că puneți în aplicare planuri pentru a reduce incertitudinea și riscul pentru proiect.

Pasul 5: Implementați

Planul dvs. de gestionare a riscurilor ar trebui să includă până acum persoana care va fi responsabilă pentru desfășurarea activităților de reducere a riscurilor pentru fiecare risc. Ei ar trebui să lucreze acum prin aceste sarcini, astfel încât să gestionați în mod activ riscurile deschise.

Aceasta îmbunătățește încrederea prin: Demonstrarea faptului că dvs. și echipa dvs. de proiect puteți urmări ceea ce ați spus că veți face. Prin raportarea cu privire la ceea ce ați obținut și riscurile pe care le-ați atenuat, aceasta arată echipei dvs. de management că sunteți serios în ceea ce privește livrarea și realizarea a ceea ce este necesar pentru a vă proteja proiectul împotriva problemelor.

Odată ce un risc a trecut - când nu mai este relevant pentru că sa întâmplat sau nu se mai poate întâmpla - îl puteți închide din registrul de risc.

Punerea în aplicare a acestui plan de gestionare a riscului pentru proiect vă poate distinge de alți manageri. Șeful tău va avea dovezi că poți să te gândești strategic și creativ la ceea ce ar putea determina dezvăluirea proiectului tău și - cel mai important - să faci ceva despre el. Veți fi persoana care gestionează în mod activ problemele înainte de a se întâmpla, înlăturând blocajele și pregătindu-se pentru orice!

Fiind văzută a fi bună la gestionarea riscului proiectului este o modalitate sigură de a fi văzută ca o pereche sigură sau mâini de către conducere. Nu aveți nevoie de o mulțime de experiență sau certificate pentru a începe gestionarea cu succes a riscului proiectului (deși există calificări oficiale în domeniul gestionării riscurilor). Acest proces simplu în 5 pași va însemna în curând faptul că managementul riscului de proiect este inclus în planurile de proiect.