Exemplu de politică de e-mail și de e-mail pentru angajați

O politică eficientă de e-mail și de e-mail care îi ajută pe angajați să înțeleagă ce se așteaptă de la ei, deoarece le afectează locul de muncă și relațiile la locul de muncă este o necesitate pentru angajatori și angajați. Doriți să vă înregistrați pentru a defini ce pot face angajații de la dispozitivele furnizate de muncă sau de la dispozitivele angajate de angajați care sunt folosite sau implică angajații dvs., locul de muncă sau compania dvs.

Potrivit Statista.com, "În 2019, se estimează că în jurul globului vor fi aproximativ 2,77 miliarde de utilizatori ai rețelelor sociale, în creștere de la 2,46 miliarde în 2017. Pătrunderea rețelelor sociale în întreaga lume este în continuă creștere, în 2017, 71% utilizatorii au fost utilizatori ai rețelelor sociale și se așteaptă ca aceste cifre să crească ".

Cu mai mult de 85% dintre persoanele din S.U.A. care accesează medii sociale, au devenit mai importante orientări cu privire la ceea ce pot spune și împărtăși angajații. Angajații nu vă deranjează orientările deoarece nu doresc să acționeze în mod necorespunzător și să traverseze o linie pe care nu au știut că au existat. De aceea, este recomandată dezvoltarea unei politici echitabile, inteligibile și sensibile, așa cum este instruirea angajaților dvs. prin furnizarea de numeroase exemple de utilizare adecvată și necorespunzătoare a internetului și a e-mailurilor.

Luați în considerare utilizarea acestei eșantioane de e-mail și politica de e-mail pentru a vă oferi îndrumări clare angajaților dvs. cu privire la utilizarea adecvată la locul de muncă. Adaptați-o, bineînțeles, pentru a se potrivi nevoilor culturii și mediului în care doriți să oferiți angajaților la locul de muncă. Pentru a vă asigura de legile din zona dvs. și din industria dvs., vă rugăm să consultați un avocat.

Exemplu de politică de e-mail și de e-mail pentru angajați

Mesageria vocală, poșta electronică și utilizarea internetului, atribuite computerului sau extensiilor de telefon ale unui angajat, sunt destinate exclusiv conducerii afacerii companiei. Unele responsabilități în cadrul companiei necesită acces la internet și utilizarea de software în plus față de suita de produse Microsoft Office.

Numai persoanele autorizate în mod corespunzător, în scopuri comerciale, pot utiliza internetul pentru a accesa și a descărca software suplimentar. Această autorizare este, în general, exclusivă pentru deciziile luate de departamentul tehnologiei informației (IT) în legătură cu resursele umane.

Procedura de acces la software

Software-ul necesar în plus față de suita de produse Microsoft Office trebuie să fie autorizat de către managerul dvs. și descărcat de departamentul IT. Dacă aveți nevoie de acces la software sau pe site-uri web care nu se află în prezent în rețeaua companiei, discutați cu managerul dvs. și consultați departamentul IT pentru a explica ce returnă să primiți de la produs.

Toate solicitările rezonabile care nu sunt considerate risc de rețea vor fi luate în considerare pentru dvs. și pentru ceilalți angajați. Scopul acestei politici nu este de a restricționa accesul angajaților la produse care vă vor face mai productivi. Scopul este de a minimiza riscul pentru rețeaua organizației.

Echipamente deținute de companie

Orice dispozitiv sau computer, inclusiv, dar fără a se limita la, telefoane de birou, smartphone-uri, tablete, laptop-uri, calculatoare desktop și iPad pe care compania le oferă pentru utilizare, ar trebui să fie utilizat numai pentru afacerea companiei. Rețineți că compania deține dispozitivele și informațiile despre aceste dispozitive. Dacă părăsiți compania din orice motiv, compania va cere să returnați echipamentul în ultima zi de lucru.

Puteți utiliza dispozitive electronice personale care nu sunt conectate la rețeaua companiei pentru a accesa orice site internet adecvat în timpul pauzelor și prânzului.

Utilizarea Internetului

Utilizarea Internetului în timpul companiei sau utilizarea dispozitivelor aflate în proprietatea companiei care sunt conectate la rețeaua companiei este autorizată să desfășoare o afacere numai pentru companie. Utilizarea pe Internet aduce posibilitatea încălcării securității informațiilor confidențiale ale companiei.

Utilizarea Internetului creează, de asemenea, posibilitatea de contaminare a sistemului nostru prin viruși sau spyware. Spyware permite persoanelor neautorizate în afara companiei să aibă acces la parolele companiei și la alte informații confidențiale.

Eliminarea unor astfel de programe din rețeaua companiei necesită personalul IT să investească timp și atenție care este mai bine consacrată progresului tehnologic. Din acest motiv și pentru a asigura utilizarea timpului de lucru corespunzător pentru muncă, solicităm membrilor personalului să limiteze utilizarea internetului.

În plus, computerele aflate în proprietatea companiei sau alte echipamente electronice, inclusiv dispozitivele aflate în proprietatea angajatului, nu pot fi utilizate în timp util pentru a obține, vizualiza sau a ajunge la orice internet pornografic sau altfel imoral, neetic sau non-business site-uri. Acest lucru poate conduce la acțiuni disciplinare până la încetarea angajării.

Social Media

Angajatorul dvs. înțelege că o parte din ceea ce faceți în mass-media sociale este o activitate de recrutare care recrutează angajați noi și îmbunătățește brand-ul companiei noastre. Mulți angajați au responsabilități în mass-media socială în descrierea postului lor, inclusiv medii de marketing social, suport tehnic și recrutorii.

Angajatorul dvs. înțelege, de asemenea, că relația angajaților noștri cu o lume online pe care o petreceți în 24 de ore din 24/7 poate duce la pierderea timpului de lucru și la oprirea timpului de lucru. Vă încurajăm cu tărie să limitați utilizarea conținutului social media la conținuturile legate de muncă și la activitățile din timpul orelor de lucru.

În plus, vi se interzice să distribuiți informații confidențiale sau protejate care aparțin sau sunt legate de companie. Vă încurajați cu tărie să nu împărtășiți informații degradante care plasează compania sau colegii dvs. într-o lumină nefavorabilă.

Reputația și marca companiei trebuie să fie protejate de toți angajații. Viața și acțiunile colegilor dvs. nu ar trebui să fie niciodată partajate online. Rețineți preferințele colegilor care sunt părinți înainte de a utiliza numele copiilor lor online.

În ceea ce privește participarea socială a mijloacelor de comunicare în masă sau în timpul orelor de lucru, este interzis conținutul social media care discriminează orice clasificare protejată, inclusiv vârsta, rasa, culoarea, religia, sexul, originea națională, dizabilitatea sau informația genetică.

Politica companiei noastre este de a recunoaște preferința și greutatea sexuală ca fiind calificate pentru protecția împotriva discriminării. Orice angajat care participă la mass-media socială care încalcă această politică va fi tratat în conformitate cu politica de hărțuire a companiei.

Utilizarea e-mailului la companie

Email-ul va fi folosit numai pentru afaceri. Informațiile confidențiale ale companiei nu trebuie să fie distribuite în afara companiei, fără autorizație, în orice moment. De asemenea, nu aveți voie să desfășurați o afacere personală folosind computerul companiei sau e-mailul.

Vă rugăm să țineți cont și de acest lucru, deoarece considerați că transmiteți e-mailuri non-de afaceri unor asociați, familiei sau prietenilor. E-mailurile non-business legate de timp și atenția companiei.

Vizionarea pornografiei sau trimiterea glumelor pornografice sau a poveștilor prin e-mail este considerată hărțuire sexuală și va fi abordată în conformitate cu politica noastră privind hărțuirea sexuală. Terminarea imediată este cea mai frecventă acțiune disciplinară pe care o poate lua Compania în aceste cazuri.

E-mailuri care discriminează

Orice conținut de e-mail care discriminează orice clasificare protejată, inclusiv vârsta, rasa, culoarea, religia, sexul, originea națională, dizabilitatea sau informațiile genetice este interzisă. Politica companiei noastre este de a recunoaște preferința și greutatea sexuală ca fiind calificate pentru protecția împotriva discriminării. Orice angajat care trimite un e-mail care încalcă această politică va fi tratat în conformitate cu politica de hărțuire.

Aceste e-mailuri sunt interzise la companie. Trimiterea sau redirecționarea mesajelor electronice necomerciale va conduce la acțiuni disciplinare care ar putea conduce la încetarea contractului de muncă.

Compania deține un e-mail pentru angajați

Rețineți că societatea deține orice comunicare trimisă prin e-mail sau care este stocată în echipamentul companiei. Conducerea și alte persoane autorizate au dreptul să acceseze oricând materialele din e-mail sau din computer. Nu considerați că comunicarea, stocarea sau accesul dvs. electronic sunt private dacă sunt create sau stocate pe sisteme de lucru.

Dacă aveți nevoie de informații suplimentare despre semnificația oricăreia dintre aceste comunicări, adresați-vă managerului sau personalului de resurse umane pentru clarificare.