Cum un supraveghetor poate gestiona absenteismul

Potrivit unui sondaj de absență neplanificat al CCH, angajatorii pierde teren atunci când este vorba de menținerea muncitorilor la locul de muncă. Ratele absenteismului neplanificate au crescut la cel mai înalt nivel începând cu anul 1999. Ceea ce continuă să fie cel mai îngrijorător este faptul că aproape doi din trei angajați care nu apar pentru muncă nu sunt bolnavi fizic.

Pentru majoritatea companiilor, responsabilitatea pentru gestionarea absenteismului a scăzut în primul rând pe supraveghetorii imediați. Aceste supraveghetori sunt adesea singurele persoane care sunt conștiente că un anumit angajat este absent.

Ei sunt în cea mai bună poziție pentru a înțelege circumstanțele în care se află absența unui individ și pentru a observa o problemă într-un stadiu incipient. Prin urmare, implicarea activă a acestora în procedurile de absență ale companiei este esențială pentru eficacitatea globală și pentru succesul viitoare al unei politici sau programe de absență.

Pentru a se asigura că supraveghetorii sunt confortabili și competenți în rolul lor de gestionare a absenteismului, ei trebuie să aibă sprijinul deplin al conducerii superioare. Toate părțile trebuie să fie conștiente de scopul politicilor și procedurilor de absență. Ar trebui să existe discrepanțe între departamente; o politică își poate pierde eficacitatea.

Pentru a asigura o mai mare consecvență, supraveghetorii trebuie instruiți în responsabilitățile lor privind gestionarea absenteismului, sfătuiți cum să realizeze interviuri eficiente privind returnarea la locul de muncă și educați în utilizarea procedurilor disciplinare atunci când este necesar.

Responsabilitățile supraveghetorului

Pe lângă asigurarea faptului că munca este acoperită în mod corespunzător în timpul absenței angajatului, există o serie de alte acțiuni critice pe care supraveghetorii trebuie să le ia pentru a gestiona absenteismul. Ei ar trebui:

• să se asigure că toți angajații sunt pe deplin conștienți de politicile și procedurile organizației pentru a face față absenței,
• să fie primul punct de contact atunci când un angajat telefoane în bolnavi
• să păstreze în mod corespunzător date detaliate, exacte și actualizate cu privire la absența personalului lor (de exemplu, data, natura bolii / motivul absenței, revenirea așteptată la locul de muncă, certificarea medicului, dacă este necesar);
• să identifice orice tipare sau tendințe de absențe care provoacă îngrijorare,
• să efectueze interviuri de întoarcere la muncă
• să pună în aplicare proceduri disciplinare acolo unde este necesar.

Interviul "Întoarcere la muncă"

Instruirea supraveghetorilor în modul de gestionare a absenteismului ar trebui să includă instrucțiuni privind modul de desfășurare a unor interviuri eficiente și echitabile privind returnarea la locul de muncă. Studiile naționale recente indică faptul că aceste interviuri sunt considerate unul dintre cele mai eficiente instrumente pentru gestionarea absenteismului pe termen scurt.

Discuția privind revenirea la locul de muncă va permite supraveghetorului să primească angajatul înapoi la locul de muncă, în plus față de demonstrarea angajamentului puternic al conducerii de a controla și de a gestiona absenteismul la locul de muncă. Interviul va permite o verificare care să facă ca angajatul să fie suficient de bine să se întoarcă la muncă.

Documentele necesare pot fi completate astfel încât absența și concluzia lor să fie înregistrate corespunzător. Faptul că există o procedură stabilită pentru a investiga și a discuta absența cu un angajat poate, ca atare, să acționeze ca un factor de descurajare pentru neparticiparea din motive inexacte.

Interviurile trebuie efectuate cât mai repede posibil după revenirea la locul de muncă (nu mai târziu de o zi după întoarcerea sa). Angajatului trebuie să i se acorde ample oportunități pentru a evidenția motivele absenței sale. Supraveghetorul ar trebui să folosească interviul ca un timp pentru a explora problemele pe care le poate avea angajatul care duc la absență.

Scopul este de a promova o cultură deschisă și de susținere. Procedurile sunt în vigoare pentru a se asigura că ajutorul și sfaturile sunt oferite atunci când este necesar și pentru a se asigura că angajatul este pregătit să se întoarcă la locul de muncă.

Angajații vor aprecia de obicei oportunitatea de a explica motivele reale ale absenței în cadrul unei structuri formalizate. În cazul în care supervizorul se îndoie de autenticitatea motivelor date pentru absență, acesta ar trebui să folosească această ocazie pentru a-și exprima îndoielile sau preocupările.

În orice moment, angajatul trebuie să fie conștient de faptul că interviul nu este doar o parte a procedurilor companiei, ci o întâlnire semnificativă în care absența a fost observată și poate avea implicații pentru angajarea viitoare. Procedura disciplinară a companiei, în cazul unor niveluri inacceptabile de absență, trebuie explicată angajatului.

În niciun moment în timpul întâlnirii interviul nu ar trebui să devină o formă de pedeapsă, ci ar trebui văzută ca o ocazie pentru a evidenția și a explica repercusiunile absenței în cadrul departamentului. Marea majoritate a angajaților primesc un sentiment de mândrie și realizări din activitatea lor, iar conducerea ar trebui încurajată să trateze aceste persoane ca adulți responsabili.

Proceduri disciplinare recomandate în cazul în care absenteismul continuă

Următoarele linii directoare prezintă măsurile recomandate care trebuie luate în cazurile în care absențele pe termen scurt sunt considerate a fi peste un nivel acceptabil într-o anumită perioadă de timp.

Etapa 1: Interviul de consiliere

• Supraveghetorul imediat ar trebui să îi consilieze pe angajat cu privire la îngrijorarea sa față de absențe, să încerce să stabilească motivele bolii și să stabilească ce trebuie făcut pentru a îmbunătăți prezența.
• În cazul în care se identifică o afecțiune medicală în acest stadiu și este posibil să aibă un efect asupra adecvării la locul de muncă, supraveghetorul trebuie să aranjeze o întâlnire cu un medic aprobat de companie. Acest lucru trebuie confirmat cu angajatul în scris, în termen de cinci zile lucrătoare.
• Dacă, din discuție, problema nu pare să fie cauzată de o inaptitudine care stă la baza muncii, supraveghetorul ar trebui să sfătuiască angajatul că, deși bolile înregistrate pot fi reale, se așteaptă o îmbunătățire susținută a prezenței sau următoarea etapă a procedurii va fi luat.
• O revizuire a prezenței va fi făcută automat în fiecare lună pentru următoarele șase luni.

Etapa 2: Prima examinare oficială (etapa verbală de avertizare)

• Dacă absențele angajatului continuă să se înrăutățească în urma analizei și a monitorizării periodice, acesta ar trebui să fie invitat să participe la o ședință formală de examinare cu supraveghetorul.
• Registrul de absență ar trebui să fie detaliat într-o scrisoare prin care se invită angajatul pentru acest interviu. Angajatul trebuie informat că are dreptul de a fi reprezentat de un reprezentant al sindicatului sau de un coleg, după caz.
• Scopul acestei întâlniri va fi:

  - continuă să discute motivele care stau la baza absențelor, - să consilieze angajatul serviciului și implicațiile costurilor legate de absența acestuia;

  - avertizează angajatul (cu excepția cazului în care decide să solicite consultanță medicală) că, dacă nu există o îmbunătățire substanțială și susținută, angajarea sa poate fi reziliată din cauza incapacității sale de a menține un nivel acceptabil de participare. Aceasta constituie avertismentul verbal.

• În cazul în care asistența medicală este justificată, trebuie să se acționeze imediat. Prin urmare, reuniunea este suspendată doar pentru a permite finalizarea acestei părți a procesului. În termen de cinci zile lucrătoare, angajatul trebuie să primească sfaturi medicale. Întâlnirea este apoi reunită cu ÎR și se discută opinia medicului.
• Dacă medicul confirmă starea de sănătate, angajatul ar trebui să fie avertizat cu privire la consecințele absenței continue.

Etapa 3: A doua evaluare formală (etapa de avertizare scrisă)

• Monitorizarea periodică indică faptul că nu a avut loc nicio îmbunătățire a modelului absenței, iar a doua întâlnire formală va fi organizată cu ÎR.
• Scrisoarea care îi invită pe angajat la întâlnire va include înregistrarea absenței și, din nou, consiliere cu privire la reprezentare.
• Orice informație nouă furnizată în cadrul reuniunii referitoare la starea de sănătate sau la schimbarea naturii bolii poate fi necesară evaluării de către un medic aprobat de companie.
• Angajatul trebuie să aibă posibilitatea de a-și explica înregistrarea absenței. Dacă este cazul, supraveghetorul ar trebui să informeze angajatul că se emite un avertisment scris formal și că acest avertisment va rămâne în dosarul angajatului pentru o perioadă determinată. O copie a avertismentului trebuie să fie eliberată angajatului și reprezentantului acestuia.
• Angajatul ar trebui să fie informat că nerespectarea așteptărilor de participare ale companiei și îmbunătățirea înregistrării inacceptabile a absenței vor conduce la încetarea angajării angajatului.
• În cazul în care există îndoială în ceea ce privește capacitatea de a lucra, urmați opțiunile de redistribuire în conformitate cu instrucțiunile primite de medic. Consultați reprezentantul sindical al angajatului (dacă este cazul) despre procesul de redistribuire și opțiunile.

Etapa 4: Suspendarea temporară de la locul de muncă

• Dacă în urma implementării etapelor anterioare ale procesului disciplinar nu are loc nici o îmbunătățire a prezenței, conducerea poate continua cu o suspendare temporară fără plată. Intenția de suspendare trebuie confirmată în scris, cu detalii despre datele de început și de sfârșit. O copie a scrisorii de suspendare trebuie trimisă reprezentantului angajatului (dacă este cazul).

Etapa 5: Încetarea locului de muncă

• Aceasta este etapa finală a procesului disciplinar prin care salariatul este demis din cauza incapacității de a se conforma cerințelor companiei pentru participarea la muncă. Concedierea poate avea loc doar cu autorizația scrisă a unui senior manager și a resortisantului.
• Scrisoarea de chemare a angajatului va include din nou sfaturi privind reprezentarea și va evidenția înregistrarea absenței. Angajatul trebuie informat că, ca urmare a interviului, acesta poate fi concediat pentru incapacitatea de a-și îndeplini atribuțiile de serviciu.
• Din nou, este posibil ca medicul companiei să fie consultat în cazul în care există informații noi cu privire la starea de sănătate sau capacitatea de muncă a angajatului.
• În cazul în care se ia o decizie de respingere pe baza capacității, o copie a scrisorii de concediere trebuie trimisă reprezentantului angajatului (dacă este cazul).
• Angajatul poate avea dreptul de a face apel împotriva concedierii. Recursul ar trebui să fie în conformitate cu procedurile disciplinare ale companiei.

Provocări în gestionarea absenteismului

Rețineți că supraveghetorii sunt adesea incomod sau nu doresc să raporteze despre cei care au depășit nivelurile acceptabile de absenteism. Din cauza numeroaselor presiuni exercitate asupra supraveghetorilor, implementarea consecventă a politicilor de absenteism nu este întotdeauna prioritatea lor principală.

Este important să încercați să eliminați subiectivitatea din gestionarea absenteismului și să vă asigurați că toți angajații sunt tratați la fel. Este esențial să fii consecvent, persistent și corect tuturor. Atunci când absența nu este abordată sau abordată într-o manieră incoerentă, poate rezulta un moral inferior.

Majoritatea angajaților vor aprecia politici și programe care sunt mai degrabă facilitare decât punitive. Măsurile stricte sau punitive care îi forțează pe angajați să ajungă la lucru pot duce la angajații care devin "absenți în timpul muncii".

Ei fac cât mai puțin posibil și rezistă oricăror eforturi pentru ai face să facă mai mult. Trebuie implementate alte programe care să ajute angajații să fie prezenți la locul de muncă, cum ar fi planificarea flexibilă a muncii, împărțirea locurilor de muncă, premii de participare și programe de wellness.

-------------------------------------------------

Stefanie Yorges este Consultant Leadership la Leading Higher și este specializată în a ajuta liderii copleșiți să câștige la locul de muncă și să reușească în viață.