Cum să conducă întâlniri eficiente ale echipei

Reuniunile eficiente sunt evenimente interesante, de mare energie, în care membrii echipei colaborează pentru a lua decizii sau a rezolva probleme. Din păcate, prea multe dintre întâlnirile la care participăm par a fi exact opusul. Cele mai grave întâlniri duc timpul la un crawl, lăsându-i pe toți cei epuizați mental și emoțional și mai mult decât puțin frustrați. Diferența constă în modul în care ședințele sunt planificate și executate.

Cei mai buni manageri înțeleg importanța acestor evenimente și înțeleg că producerea unei mari întâlniri presupune planificarea și efortul deliberat. Acest articol oferă zece sfaturi pentru a vă ajuta să profitați de acest timp de colaborare valoroasă cu echipa dvs. Iată câteva sfaturi despre cum să vă consolidați întâlnirile echipei.

Au o atitudine pozitivă despre întâlniri

Este cel mai important lucru pe care un manager îl poate face ca lider pentru a îmbunătăți întâlnirile echipei. Este surprinzător cât de mulți manageri sunt mândri să-și proclame disprețul față de întâlniri, dar pentru a obține rezultate semnificative, a rezolva probleme, a lua decizii, a informa, a inspira, a colabora și a motiva, managerii trebuie să lucreze cu oamenii.

Asta inseamna ocazional obtinerea acelor oameni impreuna intr-o camera sau intr-o conferinta si vorbind cu ei. Gestionarea nu înseamnă să stați în birou, cu ușile închise prin trimiterea de e-mailuri. În calitate de lider, încercați să vedeți întâlnirile ca manifestare a conducerii. Conducerea timpului de conducere nu este ceva de temut ca o excursie la medicul dentist.

Amintiți-vă, sunteți în proprietatea întâlnirii

Nu delegați planificarea agendei unui asistent administrativ sau unui alt membru al echipei. În calitate de lider, este ta întâlnire pentru a planifica și a alerga. Pentru a vă pune în mintea potrivită, întrebați și răspundeți la următoarea întrebare: "După această întâlnire, ce vreau ca oamenii să fi învățat, realizat sau rezolvat?"

Întotdeauna pregătește o agendă

Tot ce veți citi despre întâlniri eficiente la locul de muncă include sfaturi privind pregătirea unei agende. Cu toate acestea, toți ne-am arătat la o întâlnire în care nu există o agendă care să fie găsită. Actul de planificare a agendei ajută la focalizarea și identificarea temelor prioritare pentru întâlnire.

Cereți o intrare pe Agendă

Deși responsabilitatea principală a managerului este de a dezvolta ordinea de zi, membrii echipei pot fi invitați să contribuie cu elemente de pe ordinea de zi. Trimiteți un apel pentru idei cu câteva zile înainte de întâlnire.

Spice It Up

Puneți o mică varietate în format. Iată câteva lucruri pe care le puteți face pentru a vă alătura întâlnirile echipei:

• Invitați vorbitorii invitați
• Sărbătoriți ceva
• Desfășurați o "masă rotundă de învățare" - trebuie ca membrii echipei să ia o rundă de învățare ce se învață reciproc
• Urmăriți o discuție Ted care este relevantă pentru agenda ședinței
• Desfășurați o activitate de construire a echipei
• Modificați locațiile (vă recomandăm să luați întâlnirea din afara locației)
• Adu o mâncare distractivă sau interesantă
• Au o întâlnire de tip "agenda unică"
• Cereți actualizări rotunde cu fulgere
• Implicați echipa în brainstorming
• Comutați scaune sau schimbați-vă orice pentru a distruge monotonia

Permiteți un spațiu alb pentru creativitate și implicare spontană

Nu strângeți atât de multe elemente pe ordinea de zi pe care vă luptați să le finalizați. În schimb, la final, lăsați puțin spațiu pentru discuții spontane. Dacă întâlnirea se încheie mai devreme, atunci toată lumea să plece mai devreme. Toată lumea apreciază și timpul găsit.

Folosiți întâlnirile echipei pentru a colabora

În loc să partajați doar informații, încercați să rezolvați o problemă sau să lucrați cu grupul la luarea unei decizii. Da, este o provocare și poate fi dezordonată, dar de aici obținem cea mai mare valoare din întâlniri.

Înviorează-te

Fiind conducătorul unei întâlniri nu este vorba despre autoritatea de a arăta sau de a abuza de putere. Să spui că cineva pentru întârzierea în fața echipei este un exemplu de a face asta. Păstrați un simț al umorului și al umilinței voastre.

Urmare

Urmăriți elementele de acțiune și asigurați-vă că oamenii fac ceea ce spun că vor face. Este frustrant să apară la următoarea întâlnire și să aflăm că jumătate din echipa nu sa deranjat să facă ceea ce sa angajat în ultima întâlnire. Urmăriți înainte de reuniune și țineți persoane responsabile pentru angajamentele lor.

Fii un lider de model de rol

Întâlnirile echipei nu sunt un moment pentru a vă lăsa garda jos și a lovi cu piciorul înapoi cu echipa. Tine-te pe tine si echipa ta la cele mai inalte standarde de conduita, ceea ce inseamna glume off-color, picking pe membrii echipei, cinism, sarcasm sau bashing alte departamente sau management. Gândiți-vă la conducătorul pe care doriți să-l cunoașteți și apoi să vă prezentați la fiecare întâlnire fiind acel lider.

Linia de fund

O oportunitate de a vă întâlni și de a lucra cu echipa dvs. este un lucru îngrozitor de risipit. Este imperativ să dezvoltați disciplina pentru a planifica și conduce întâlniri pe care oamenii le apreciază și promovează inițiativele.