Cum să conduceți întâlniri eficiente care să producă rezultate
Cum sa faci lumanari aromatice DIY
Cuprins:
- Acțiuni de luat înaintea întâlnirii de afaceri
- Planificați întâlnirea de afaceri
- Asigurați-vă că aveți nevoie de o întâlnire
- Asigurați participarea adecvată la întâlnire
- Distribuiți și examinați lucrările prealabile înainte de întâlnire
- Acțiuni de luat în timpul întâlnirii de afaceri
- Facilitarea unei întâlniri eficiente în afaceri
- Implicarea fiecărui participant în acțiuni acceptabile
- Creați un Plan de urmărire eficientă a întâlnirilor de afaceri
- Acțiuni de luat după întâlnirea de afaceri
- Publicați procesul-verbal al întrunirilor
- Urmărirea eficientă a întâlnirilor de afaceri
- Responsabilitatea pentru urmărirea în timpul următoarei întâlniri
- Prezentați procesul de întâlnire în afaceri pentru îmbunătățirea continuă
Oamenii petrec atât de mult timp în întâlnirile de afaceri, încât transformarea timpului de întâlnire în rezultate durabile este o prioritate pentru organizațiile de succes. Acțiunile care fac succesul întâlnirilor de afaceri necesită gestionarea de către liderul întâlnirii înainte, în timpul și după întâlnire.
Dacă profitați de aceste douăsprezece sfaturi de gestionare a întâlnirilor de afaceri, întâlnirile și echipele dvs. vor funcționa mai bine și vor produce rezultate mai bune.
Acțiuni de luat înaintea întâlnirii de afaceri
Acțiunile înaintea întâlnirii de afaceri stabilesc baza pentru realizarea rezultatelor reuniunii. Puteți face toate urmăririle necesare, dar fără pre-lucrare, nu veți avea succes.
Planificați întâlnirea de afaceri
Reuniunile eficiente de afaceri care produc rezultate încep cu o planificare inteligentă. Mai întâi, identificați dacă aveți nevoie de alți angajați pentru a vă ajuta să planificați întâlnirea (adică să trageți persoane din câteva departamente). Apoi decideți ce sperați să realizați prin organizarea întâlnirii și stabiliți obiective realizabile pentru întâlnirea dvs.
Obiectivele pe care le-ați stabilit pentru întâlnirea de afaceri vor stabili cadrul pentru un plan eficient de întâlnire. După cum spune Ștefan Covey în "Șapte obiceiuri ale oamenilor foarte eficienți", "Începeți cu gândul final". Scopul întâlnirii dvs. va determina concentrarea conferinței, agenda de întâlnire și participanții care vor trebui să participe la întâlnire.
Asigurați-vă că aveți nevoie de o întâlnire
Acesta poate suna înapoi, dar, odată ce ați dezvoltat planul de întâlnire de afaceri, asigurați-vă că o întâlnire este un vehicul potrivit pentru realizarea obiectivelor pe care le-ați stabilit. Întâlnirile de holding sunt o afacere costisitoare atunci când luați în considerare costul facturat al participanților. Faceți toate eforturile pentru a determina că o întâlnire reprezintă cea mai bună ocazie de a rezolva problema, de a îmbunătăți procesul sau de a crea o strategie pe termen lung sau pe termen scurt pentru echipa sau departamentul dvs.
Asigurați participarea adecvată la întâlnire
Dacă o întâlnire de afaceri este mijlocul adecvat pentru a-ți atinge obiectivele, verifică cu participanții a căror participare este necesară pentru reuniune pentru a reuși. Acest lucru poate suna ca un nu-brainer, dar călătorește până cel mai savvy lider - participanții-cheie trebuie să fie disponibili pentru a participa la întâlnire.
Uneori oamenii trimit delegații în absența lor. În cazul în care un delegat participă în locul unui factor important de decizie, asigurați-vă că personalul desemnat are autoritatea de a lua decizii finale care pot fi deconectate. Altfel, amânați întâlnirea.
Distribuiți și examinați lucrările prealabile înainte de întâlnire
Câte întâlniri ați participat, care au început cu ajutorul facilitatorului de întâlnire, care a făcut o prezentare de hârtie sau a făcut o prezentare PowerPoint pe care să o lanseze pentru discuții? Este frustrant din cauza tacticilor de aramă; întâlnirea devine un grup read-in-greu de productiv pentru afacerea dvs.
Puteți face întâlnirile de afaceri cele mai productive și asigurați rezultate prin furnizarea pre-lucrărilor necesare înainte de întâlnire. Furnizarea de pre-lucrări, grafice, grafice și materiale de lectură cu 48 de ore înainte de începerea unei întâlniri înseamnă că toată lumea vine pregătită să sară înăuntru.
Documentația care vă va ajuta să atingeți obiectivele întâlnirii poate include următoarele:
- rapoarte și date
- diagrame și linkuri către informații competitive
- vânzări de la un an la altul
- planuri de producție
- Slide-uri Microsoft PowerPoint care ilustrează principalele puncte de discuție
- minute, note și întâlniri de la întâlnirile anterioare sau reuniunile și proiectele conexe
Acțiuni de luat în timpul întâlnirii de afaceri
În timpul întâlnirii de afaceri, dacă utilizați timpul eficient, veți crea entuziasm pentru subiect și veți genera angajament din partea participanților. Oamenii se vor simți parte din ceva mai mare decât provocările lor de zi cu zi. Prin urmare, o întâlnire activă bine organizată, care stabilește etapa de urmărire, va produce rezultate de întâlnire.
Facilitarea unei întâlniri eficiente în afaceri
Liderul întâlnirii stabilește un ton pozitiv și productiv pentru interacțiunea participanților la întâlnire. Facilitarea eficientă a întâlnirii începe cu o revizuire a obiectivelor, a rezultatelor anticipate ale reuniunii și a agendei. Facilitatorul ajută membrii grupului să rămână concentrați și productivi.
Reuniunea de proiectare și agenda au stabilit cadrul pentru întâlnire. Un facilitator eficient, care ține participanții pe drumul cel bun, asigură realizarea rezultatelor așteptate și dorite ca rezultat al întâlnirii.
Implicarea fiecărui participant în acțiuni acceptabile
Fiecare grup de lucru are personalități diferite care apar pentru întâlniri. Aveți colegi liniștiți, precum și oameni care încearcă să domine toate punctele de discuție. Indiferent dacă facilitați sau participați la întâlnire, trebuie să implicați fiecare participant în procesul de îndeplinire a obiectivelor întâlnirii.
Acest lucru asigură faptul că fiecare participant este investit în tema întâlnirii și va urma. Nu veți avea niciun membru - sau pe voi înșivă - încercând să transportați întreaga încărcătură.
Creați un Plan de urmărire eficientă a întâlnirilor de afaceri
În timpul întâlnirii de afaceri, faceți un plan de urmărire cu elemente de acțiune. Planurile eficiente includ următoarele:
- Elementul de acțiune specific
- Numele persoanei care a luat dreptul de proprietate pentru a realiza elementul de acțiune
- Data scadentă a elementului de acțiune
- Consens privind ceea ce constituie completarea elementului de acțiune
Discutați scenarii de viața reală și barierele în calea succesului pe care membrii echipei le pot experimenta în încercarea de a realiza elementele necesare pentru a produce rezultate. Dacă aveți nevoie de o întâlnire de urmărire, setați timpul înainte ca participanții să plece, astfel încât să fie în calendarul tuturor.
Acțiuni de luat după întâlnirea de afaceri
Acțiunile și planificarea înainte și în timpul întâlnirii joacă un rol important în a vă ajuta să obțineți rezultate așteptate, pozitive și constructive. Acțiunile dvs. după întâlnire sunt la fel de importante. Urmărirea la următoarea întâlnire programată nu este suficientă pentru a asigura rezultate.
Publicați procesul-verbal al întrunirilor
Publicați minutele și planul de acțiune în decurs de 24 de ore. Oamenii vor contribui cel mai eficient la rezultate dacă încep imediat acțiunile de acțiune. Ei au încă o amintire nouă despre întâlnire, diferitele puncte de discuție și raționamentul fiecărui punct de întâlnire.
De asemenea, o întârziere în distribuirea minutelor va afecta rezultatele, deoarece majoritatea oamenilor așteaptă minutele să ajungă înainte de a-și îndeplini angajamentele.
Urmărirea eficientă a întâlnirilor de afaceri
Respectarea și respectarea termenelor limită și urmărirea vă vor ajuta să obțineți rezultate din întâlnirile dvs. În urma întâlnirii, fiecare persoană cu un element de acțiune trebuie să elaboreze un plan de acțiune pentru îndeplinirea fiecăruia dintre angajamentele sale.
Fie că scriu pașii în planificatorul lor, delega sarcinile unei alte persoane de personal, fie îndeplinesc imediat sarcina, individul este responsabil pentru urmărirea.
Și, puteți îmbunătăți rezultatele întâlnirilor urmărind cu fiecare persoană la jumătatea drumului între întâlniri. Obiectivul dvs. este de a verifica progresul și de a vă asigura că sarcinile sunt în desfășurare.
Responsabilitatea pentru urmărirea în timpul următoarei întâlniri
Ați stat vreodată într-o întâlnire de urmărire care a constat în faptul că fiecare participant a spus grupului de ce nu au reușit să-și îndeplinească angajamentul? Stabilirea normei sau obiceiului de răspundere pentru rezultate începe la începutul ciclului de întâlnire.
Urmărirea intervenției mediatorului între întâlniri ajută, însă grupul trebuie să facă ca angajamentele să nu fie acceptabile. Participanții trebuie să raporteze progresul și rezultatele la următoarea întâlnire, așteptând ca toți participanții să-și îndeplinească obiectivele atribuite. Dacă o sarcină este blocată, la următoarea întâlnire a se vedea dacă există un obstacol legitim pentru a progresa și a determina cum să procedați.
Prezentați procesul de întâlnire în afaceri pentru îmbunătățirea continuă
Practica de dezbatere a fiecărei întâlniri de afaceri este un instrument puternic pentru îmbunătățirea continuă. Participanții se discută despre ce a fost eficient sau ineficient cu privire la procesul curent de întâlnire a afacerilor. Ei discută, de asemenea, progresul pe care îl consideră grupul pe acest subiect.
Cum să reușiți la Apeluri la rece pentru întâlniri
Apelul rece: tehnica de vânzări temută care poate face pe vânzători chiar și mai înțepeni să tremure. Iată cum să reușiți la apelul rece pentru întâlniri.
Cum să conducă întâlniri eficiente ale echipei
Nu există întâlniri de ședere la locul de muncă și pot fi productive sau risipitoare, dar cu aceste sfaturi, fiecare întâlnire poate fi eficientă.
Conduceți echipa: Cum să fii persoana care urmează
Doriți să cunoașteți unul dintre secretele cheie ale conducerii? Nu poți deveni un lider excelent dacă oamenii nu vor să te urmeze. Aflați mai multe despre următorii clienți.