Cum să organizați o întâlnire cu toți oamenii pentru angajați

Compania dvs. deține întâlniri cu toate mâinile? Dacă nu, ați putea dori să vă gândiți la organizarea unei astfel de întâlniri. Desigur, nu trebuie să organizați niciodată o întâlnire numai pentru că doriți să aveți un element verificat de pe lista dvs. de sarcini, așa că iată de ce, când și cum să organizați o întâlnire la toate mâinile.

De ce ai putea să iei o întâlnire cu toate mâinile?

Uneori trebuie să obțineți informații întregului personal, iar o întâlnire cu toți mâinile este o ocazie excelentă de a face acest lucru. Da, puteți trimite informațiile prin e-mail, dar, în funcție de informații, puteți constata că livrarea personală este o modalitate mai eficientă de a comunica.

În plus, în funcție de cât de mare și răspândită afacerea dvs. este, întâlnirea cu toți mâinile reprezintă o bună oportunitate de a construi echipe și a permite angajaților să se conecteze între ele. și permiteți angajaților să se conecteze reciproc. Dacă afacerea ta are mai multe site-uri, un angajat de pe site-ul A poate avea o problemă pe care o poate rezolva o persoană din site-ul B, dar dacă nu știe că există, nu va cere ajutor.

În cele din urmă, o întâlnire cu toate mâinile permite angajaților dvs. să pună întrebări în prezența colegilor lor. Acest lucru vă eliberează timpul pentru că puteți împărtăși răspunsul corespunzător o dată, mai degrabă decât repetându-l repetat pentru diverși angajați.

Ce probleme sunt cele mai bine acoperite într-o întâlnire cu toate mâinile?

Aceste tipuri de probleme sunt, în general, mai bine comunicate atunci când sunt difuzate într-o întâlnire la toate mâinile, mai degrabă decât prin e-mail, sau solicită managerilor locali să-și informeze personalul.

• Introducerea de noi conducători de conducere. Dacă aveți un nou președinte sau un CEO, doriți ca ea să se prezinte întregului personal. Ea face o mare diferență pentru oameni să cunoască fața în spatele numelui și a schimbărilor de politică.
• Noile obiective ale companiei. Când echipa dvs. de vârstă dorește să împărtășească obiectivele companiei cu personalul, având în toată lumea în aceeași cameră este o idee grozavă. Permite oamenilor să pună întrebări, astfel încât să înțeleagă logica și raționamentul din spatele obiectivelor.
• Când există o schimbare semnificativă. Aceasta poate fi o achiziție nouă a unei companii, o cesiune, o reorganizare sau orice altceva care să atingă toate domeniile companiei. Din nou, comunicările deschise și oneste sunt obiectivele aici.

Acestea nu sunt, bineînțeles, singurele motive pentru a convoca o întâlnire cu toate mâinile, dar asigurați-vă că o întâlnire cu mâna cea mai bună este cea mai bună modalitate de a furniza informații înainte de a merge la probleme pentru a organiza o întâlnire cu toate mâinile.

Cum să organizați o întâlnire cu toate mâinile

Primul pas, așa cum sa menționat mai sus, are un scop util pentru o întâlnire cu toți mâinile. Odată ce aveți un scop, puteți planifica și organiza întâlnirea.

Mai întâi, gândiți-vă prin logistică. S-ar putea să știți că este distractiv să alegeți și să invitați difuzoarele, să pregătiți documentele și să planificați timpul de conectare la rețea, dar dacă nu reușiți din partea logistică, întâlnirea cu toate mâinile nu va funcționa. Trebuie să rezolvați aceste probleme pentru o întâlnire reușită la toate mâinile.

• Locație. Dacă afacerea dvs. este mică și puteți să vă potriviți în jurul mesei de conferințe, atunci această problemă este rezolvată. Dacă compania dvs. este mare - chiar dacă toți lucrați în aceeași clădire, va trebui probabil să închiriați un sală de conferințe sau un centru de conferințe pentru întâlnirea dvs. Asigurați-vă că aveți scaune pentru toată lumea.
• Călătorie. Oare oamenii vor trebui să călătorească pe distanțe lungi pentru a veni la întâlnirea cu toți mâinile? Dacă oamenii au nevoie să meargă de la distanță, asigurați-vă că începeți întâlnirea suficient de târziu pentru ca personalul dvs. să nu trebuiască să plece acasă la ora 4:00 pentru a ajunge la întâlnire. Amintiți-vă, lăsând acasă mai devreme este o greutate pentru mulți.

• Functionalitate. O întâlnire față-în-față cu mâinile întregi poate fi cea mai bună modalitate de a introduce un nou CEO. Dar, dacă implică zborul oamenilor din mai multe locații și punerea lor în hoteluri, în timp ce birourile din aceste locații se închid pentru mai multe zile, probabil că nu este cea mai bună idee. În schimb, vă recomandăm să faceți conferințe video. Nu permiteți oamenilor să vizioneze conferința video de la birourile lor, ci să le ceară să se întâlnească în funcție de locația pentru oportunitatea de a construi echipa pentru a privi introducerea.

• Alimente. Dacă aceasta este o scurtă întâlnire de o oră de introducere a CEO-ului, veți avea nevoie doar de o locație. Dacă este o conferință de o zi care implică mai mulți vorbitori și ateliere de lucru, va trebui să aranjați mâncare pentru prânz și pauze.

Cine trebuie să prezinte la o întâlnire cu toate mâinile?

Cu aceste sortări logistice, trebuie doar să aranjați difuzoarele. Veți dori să aveți modificări la nivel de companie introduse de CEO / Proprietar / Președinte. Șefii departamentelor pot explica aspecte relevante pentru departamentele lor, însă explicațiile privind inițiativele la nivelul întregii companii trebuie să vină din partea de sus.

Bineînțeles, o schimbare în politica resurselor umane poate veni de la Chief Officer în domeniul resurselor umane, iar o schimbare în marketing poate veni de la directorul de marketing, însă planul general, inclusiv obiectivele, strategia și viziunea trebuie să vină de sus.

Asigurați-vă că toți angajații sunt incluși - sau nu este o întâlnire cu toate mâinile. În cazul în care informațiile sunt relevante numai pentru administratori, atunci de ce ați aduce contribuabilii individuali la întâlnire? În cazul în care modificările afectează numai IT, de ce contabilitatea acordă timp pentru a participa la această întâlnire?

Ce trebuie să se întâmple la o întâlnire cu toate mâinile?

Toate informațiile pe care le oferiți la o întâlnire la toate mâinile trebuie să fie relevante, în timp util, critice și (sperăm) interesante. Sigur, introducerea modului în care compania dvs. se va conforma noilor reglementări guvernamentale este puțin probabil să ducă la aplauze mulțimilor. Dar amintiți-vă, este mult mai probabil să angajați oameni dacă prezentați informațiile într-un mod interesant.

Pe lângă vorbitori și ateliere (dacă este cazul), asigurați-vă că acordați timp pentru crearea de rețele. Lucrul în rețea este adesea gândit ca ceva pe care îl faci pentru a găsi noi locuri de muncă, dar puteți utiliza și rețelele pe plan intern. Vrei ca personalul tău să se cunoască reciproc. Furnizați etichete de nume (dacă nu purtați în general insigne) care afișează nume și titluri și locații.

Scopul general al unei întâlniri la toate mâinile este de a aduce împreună angajații companiei. Vrei ca oamenii să plece senzația că întâlnirea merită timpul. Dacă nu puteți obține sentimentul meritoriu, săriți întâlnirea cu toate mâinile și trimiteți în schimb un e-mail cu informațiile.