Ce angajatori nu ar trebui să păstreze în fișierele de personal

Angajatorii nu ar trebui să plaseze niciodată anumite articole în registrele personale generale. Conținutul fișierelor și înregistrărilor personalului dvs. de angajați este, în general, accesibil pentru personalul Resurse Umane, angajatul și managerul sau supraveghetorul angajatului, în unele companii.

În altele, accesul este limitat la personalul de resurse umane, iar angajații pot solicita accesul la înregistrările lor. Avocații pot, de asemenea, să citeze conținutul dosarelor de personal pentru procese și plângerile Comisiei pentru Ocuparea Forței de Muncă (Equal Employment Opportunity Commission - EEOC). Un fost angajat poate solicita, de asemenea, o copie a evidenței personalului său.

Cele mai bune practici fac ca dosarul personalului să fie accesibil numai membrilor personalului din Resurse Umane. Trebuie să păstrați fișierele de personal sub blocare și cheie într-o zonă de depozitare care le face inaccesibile pentru alți angajați.

Cu toate aceste utilizări potențiale și potențialii spectatori ai înregistrărilor personalului angajatului dvs., un angajator trebuie să aibă grijă să păstreze o evidență faptică, faptică, a istoricului angajării unui angajat în evidența angajaților dvs.

În consecință, veți dori să aplicați aceste îndrumări generale documentației pe care o păstrați în înregistrările personalului organizației dvs.

Linii directoare pentru conținutul dosarului personalului angajat

Informațiile din fișele de personal trebuie să fie faptice.

Supervizorul sau opinia personalului Resurse Umane; note aleatorii; bârfă; zvonuri nefondate; întrebări, rapoarte sau acuzații dureroase din partea altor angajați care nu sunt explorați; afirmații care nu au fost urmărite, investigate și încheiate; și orice alte informații, comentarii sau note non-factuale ar trebui excluse din dosarul personalului angajatului.

Unul dintre cele mai grave exemple de comentarii ofensatoare pe care un manager de resurse umane le-a depus în registrul personalului angajat a implicat notele de interviu ale managerului de angajare. Unul a declarat: "Probabil prea gras pentru a urca și coborî scările după cum este necesar". Imaginați-vă angajatul, un avocat și chiar viitorii angajați și supraveghetorii care citesc astfel de comentarii.

Într-o altă companie, managerul a găsit note nesemnate, pe care manageri și alții le-au plasat în dosarele angajaților, cum ar fi: "Mary este supărată pentru că nu a obținut o majorare. Vedeți problema?

Dosarele de personal trebuie să fie atribuite cu gânduri la locațiile corespunzătoare ale fișierelor.

Determinați un protocol pentru înregistrările personalului companiei dvs., bazate pe legi statale și federale, legi privind angajarea, cum ar fi Legea privind asigurarea asigurării sănătății și responsabilitatea din 1996 (HIPAA) și cele mai bune practici ale angajatorilor.

Apoi, respectați protocolul. Nu doriți să găsiți scuze ale medicului aleatoriu incluse în dosarul personalului atunci când acestea aparțin unui dosar medical. De asemenea, nu doriți rațiunea și justificarea promovării unui angajat în fișierul de salarizare.

De asemenea, nu doriți înregistrarea unei decizii de angajare care implică verificări de fond sau note din discuțiile cu foștii angajatori în dosarul de personal.

Supervizorii, managerii și ceilalți angajați care plasează documentația în evidența personalului au nevoie de instruire.

Orice persoană care are acces și poate plasa documentele într-un fișier de personal angajat are nevoie de instruire pentru a scrie în mod corespunzător documentația.

Afirmarea într-un angajat a mustrării că angajatul a fost un mortar complet nu va câștiga dosarele dvs. de personal orice premii. Dar, supraveghetorii neinstruiți au fost cunoscuți pentru a scrie declarații similare și pentru a le plasa în fișierele personalului angajaților.

Mai bine, limitați accesul la fișiere personalului dvs. de resurse umane care este responsabil pentru înregistrări și știe ce ar trebui și nu ar trebui să fie plasat într-un dosar de personal.

Echilibrează informațiile pe care le plasați în evidențele personalului.

Include atât aspectele pozitive, cât și cele negative ale istoricului angajării unui angajat. Prea des, înregistrările de personal subliniază fiecare apariție negativă și lipsesc componentele pozitive pe care le întâmpină fiecare angajat. Gândiți-vă, promoții, recompense excelente și copii de laudă și mulțumiri.

Recunoașteți diferența dintre notele personale ale supraveghetorului despre personalul raportor și înregistrările oficiale ale personalului companiei.

Notele de supraveghere care sunt utilizate pentru îmbunătățirea performanțelor, pentru a urmări proiectele și a finaliza obiectivele și pentru a determina în mod corect raționamentele și planurile de dezvoltare a performanței aparțin, de exemplu, fișierului privat al supraveghetorului, nu în evidențele oficiale ale companiei.

De asemenea, recunoașteți necesitatea de a instrui autoritățile de supraveghere în ceea ce privește modul de a lua notițe și de a menține documentația în dosarul de gestionare. Aceleași criterii pentru fapte, nu pentru opiniile și exemple specifice, nu pentru zgomote, se aplică notelor private.

Notele personale ale supraveghetorului pot fi citate în cazul unui proces, așa că este recomandată prudența chiar și pentru notele private. Practica supraveghetorilor care păstrează copii în dosarul de gestionare a copiei înregistrărilor existente în dosarul personalului angajat oficial nu este recomandată.

Angajarea documentelor și notele de interviu prezintă un pic de dificultate.

Cea mai bună practică este să mențineți un fișier separat pentru fiecare poziție pe care o completați, care include toată documentația referitoare la umplerea acelei poziții de la postarea postului la verificările de referință. Reclamantele, scrisorile de intenție și cererile aparțin acestui dosar, cu excepția faptului că trebuie să mutați aplicația salariatului angajat la dosarul personalului angajatului.

Acest fișier conține liste de verificare și formulare oficiale care încearcă să reprezinte o reprezentare imparțială a calificărilor unui potențial angajat și să vă susțină decizia de a angaja cel mai calificat candidat. Opiniile și notele managerului de angajare care au fost luate în timpul procesului de angajare nu aparțin acestui dosar.

Resursele umane pot colecta aceste note pentru a păstra documentația completă cu privire la o decizie de angajare, dar ele nu aparțin evidenței personalului.

Documentația faptică privind deciziile privind ocuparea forței de muncă.

Această documentație include decizii precum promovarea, transferul către o oportunitate laterală și creșterile salariale și acestea aparțin evidenței personalului. Opiniile supervizorului sau ale HR despre angajat nu. Documentația oficială de acțiune disciplinară, cum ar fi un avertisment scris, aparține, de asemenea, dosarului personalului angajatului.

Exemple specifice de documentație care nu ar trebui să fie în înregistrările de personal

Următoarele informații nu trebuie introduse în registrele personalului. Documentația poate necesita un dosar separat, poate fi clasificată ca note de supraveghere sau de gestionare sau nu ar trebui menținută deloc de către un angajator.

• Orice informație medicală aparține dosarului medical.
• Informațiile despre salarizare aparțin fișierului de salarizare.
• Documentele care includ numerele de securitate socială ale angajaților sau informații despre clasificările protejate ale angajaților, cum ar fi vârsta, rasa, sexul, originea națională, dizabilitatea, starea civilă, convingerile religioase și așa mai departe, nu trebuie păstrate niciodată în dosarele de personal.
• Documentația de supraveghere în scopul gestionării activității unui angajat, stabilirea obiectivelor, feedback-ului furnizat și așa mai departe trebuie să fie depuse într-un dosar privat, de supraveghere sau de administrator.
• Materialul de investigare, inclusiv plângerile angajaților, interviurile martorilor, interviul angajaților, constatările, recomandările avocaților și rezoluția, plus urmărirea pentru a nu asigura nicio represalii, ar trebui să se afle într-un dosar de investigație separat de înregistrările personalului.
• Formularul de angajați I-9 se află într-un fișier sau locație I-9, departe de înregistrările personalului angajatului.
• Așezați controalele de fond, incluzând istoricul penal, rapoartele de credit și așa mai departe, precum și rezultatele testelor de droguri într-un fișier separat pe care supraveghetorii, managerii și angajatul nu le pot accesa. SHRM recomandă fie acest fișier separat, fie recomandă ca aceste informații să poată fi depuse și în dosarul medical al angajatului.
• Înregistrările privind egalitatea angajaților, cum ar fi formularele de autoidentificare și rapoartele guvernamentale, nu ar trebui păstrate în fișierul de personal și niciunde în care supraveghetorul are acces.

Dacă urmați aceste linii directoare, organizația dvs. stochează efectiv istoricul de angajare factual și susținut și locurile de muncă în locațiile corespunzătoare.

Disclaimer: Rețineți că informațiile furnizate, deși autoritare, nu sunt garantate pentru acuratețe și legalitate. Site-ul este citit de o audiență la nivel mondial și legile și regulamentele privind ocuparea forței de muncă variază de la stat la stat și de la țară la țară. Căutați asistență juridică sau asistență din partea guvernului, federal sau internațional, pentru a vă asigura că interpretarea juridică și deciziile dvs. sunt corecte pentru locația dvs. Aceste informații sunt de orientare, idei și asistență.