Lista de competențe și exemplele clerice

Lucrările clerice asigură funcționarea fără probleme a unui birou. Acesta implică sarcinile administrative zilnice ale unui birou, cum ar fi răspunsul la telefoane, planificarea programărilor, trimiterea de faxuri și depunerea documentelor.

Abilitățile administrative / administrative sunt utile pentru aproape oricine lucrează într-un birou. Majoritatea angajaților trebuie să facă cel puțin o activitate clericală, astfel încât aceste abilități pot fi utile, indiferent de titlul oficial de muncă. Birourile și secretarii de birou trebuie să aibă abilități deosebit de puternice. Angajații din aceste posturi îndeplinesc majoritatea sarcinilor zilnice ale unui birou.

Tipuri de locuri de muncă clericală

În timp ce unii oameni folosesc aceste titluri de locuri de muncă interschimbabil, funcționarii de birou și secretarii sunt diferiți de asistenții administrativi. Asistenții administrativi au adesea nevoie de o diplomă de colegiu și li se dau mai multe responsabilități, inclusiv proiecte de vârf și uneori chiar gestionarea echipelor.

În schimb, funcționarii și secretarii nu au nevoie, de obicei, de o educație extinsă dincolo de o diplomă de liceu (deși există programe de învățământ superior care se concentrează pe munca clericală și de secretariat). Ei gestionează operațiunile zilnice ale unui birou, dar, în general, nu au responsabilități manageriale.

Funcționarii și secretarii lucrează într-o varietate de industrii, printre care se numără finanțe, afaceri, medicină, guvern, drept și multe altele.Unele dintre aceste poziții necesită abilități specifice. Cu toate acestea, există abilități de bază care sunt necesare pentru aproape fiecare poziție clericală și asistent administrativ.

Citiți mai jos o listă a aptitudinilor administrative pe care angajatorii le caută în candidații pentru angajare. Este inclusă o listă detaliată a celor cinci competențe cele mai importante, precum și o listă suplimentară a competențelor administrative conexe.

Cum să utilizați liste de aptitudini

Puteți utiliza aceste liste de aptitudini pe parcursul procesului dvs. de căutare de locuri de muncă. Este important să utilizați mai multe dintre aceste cuvinte de calificare pe parcursul CV-ului. Angajatorii folosesc din ce în ce mai mult sistemele de urmărire a candidaților pentru a clasifica și "înscrie" CV-urile pe care le primesc. Aceste sisteme sunt programate să caute cuvinte cheie specifice, astfel încât CV-urile care le încorporează vor fi mai susceptibile de a fi selectate pentru o analiză ulterioară prin angajarea managerilor în timpul celei de-a doua runde de examinare.

În al doilea rând, puteți utiliza aceste cuvinte cheie în scrisoarea dvs. de intenție. În corpul scrisorii dvs., încercați să menționați una sau două dintre aceste abilități și dați un exemplu specific de timp când le-ați demonstrat la lucru.

În cele din urmă, puteți utiliza aceste cuvinte de calificare într-un interviu. Asigurați-vă că aveți cel puțin un exemplu pentru o perioadă în care ați demonstrat fiecare dintre cele cinci competențe de top menționate aici.

Desigur, fiecare loc de muncă va necesita aptitudini și experiențe diferite, așa că asigurați-vă că citiți cu atenție descrierea postului și că vă concentrați pe abilitățile enumerate de angajator.

De asemenea, revedeți celelalte liste de abilități enumerate de locuri de muncă și de tipul de calificare.

Topul competențelor clerice

Atenție la detalii

Lucrarea clericală implică acordarea atenției detaliilor de zi cu zi ale unui birou, lucruri pe care alte persoane le-ar putea trece cu vederea, cum ar fi răspunsul și urmărirea e-mailurilor, urmărirea numirilor și multe altele. Un funcționar sau un secretar trebuie să se poată concentra asupra acestor detalii și să nu lase nimic să treacă prin crăpături.

• Analitic
• Efectuați aranjamente de călătorie
• Prioritizare
• Rezolvarea problemelor
• Raţionament
• Evidențierea documentelor
• Programarea întâlnirilor
• Tastare

Comunicare

Lucrătorii clericali trebuie să aibă abilități puternice de scriere și comunicare orală. Acestea vor răspunde de obicei la telefoane, vor scrie note, vor trimite e-mailuri și vor saluta clienții și clienții.

Prin urmare, ei trebuie să poată vorbi și scrie în mod clar și eficient. Ei trebuie să transmită informații într-un mod ușor de înțeles.

• Răspunsul la telefoane
• Comunicare
• Corespondenţă
• Serviciu clienți
• E-mail
• Lucrul cu faxul
• Recepție
• Aptitudini lingvistice
• Ascultare
• Comunicarea orală
• Corectură
• Scris

Competențe informatice

În această zi și vârstă, abilitățile de calculator sunt esențiale pentru orice slujbă clericală. Grefierii și secretarii trebuie să fie dactilografiri rapizi și exacți. Ele sunt, de asemenea, de obicei necesare pentru a face unele date de intrare, astfel încât acestea ar trebui să fie familiarizați cu Excel și alte software de introducere de date. De asemenea, ar trebui să fie familiarizați cu alte programe Microsoft Office, cum ar fi Word și PowerPoint. Orice abilitate suplimentară la calculator, cum ar fi abilitatea de a crea sau edita pagini web, ar fi considerată un mare plus.

• De introducere a datelor
• Management de date
• Baza de date a bazei de date
• Publicarea pe desktop
• Microsoft Office
• Mașini de birou
• Procesarea cuvântului

numerație

O activitate multă clericală implică numerotarea. Unii funcționari sunt responsabili, într-o anumită măsură, de contabilitate și / sau contabilitate pentru o companie. Este nevoie de abilități de matematică. Abilitatea de a calcula sumele rapid este o calitate pozitivă într-un grefier sau secretar.

• Contabilitate
• Precizie
• Facturare
• contabilitate
• bugetarea
• cheltuială
• Spreadsheets
• Tehnologie

Organizare

Trebuie să fie organizați grefieri și secretari. Aceștia sunt responsabili pentru a vă asigura că biroul funcționează fără probleme. Aceasta implică urmărirea programului angajatorului, răspunsul la e-mailuri și apelurile telefonice și menținerea fișierelor. Toate acestea necesită multă abilitate organizațională.

• Luarea deciziilor
• Livrarea poștei
• Eficient
• Depunerea
• administrare
• Multifunctional
• Supraveghere
• Copiere și colocare
• Planificare
• Triere
• De gestionare a timpului

Abilități Soft

În plus față de aceste cinci competențe de top cinci, cei mai buni muncitori din birouri dețin, de asemenea, aptitudini moi care sunt de obicei trăsături de personalitate înnăscute, nu competențe învățate. Acestea includ competențe interpersonale puternice, lucrul în echipă, flexibilitate, fiabilitate, creativitate, adaptabilitate și creativitate. Ele sunt caracteristici esențiale pentru manageri de birou, recepționeri, asistenți personali, asistenți de birou și asistenți executivi.