Cum să răspundeți la întrebările angajaților - Întâlniți sfaturi și strategii

Întâlnirile de afaceri se pot desfășura nesfârșit dacă deschideți podeaua pentru a primi întrebări angajaților dacă nu stabiliți parametri de la început și nu vă mențineți controlul asupra podelei. Expresia "există o persoană în fiecare mulțime" se aplică bine în contextul întâlnirilor de afaceri, deoarece angajații nemulțumiți sunt adesea mai dispuși să vorbească în grupuri. Tot ce este nevoie este un comentariu sau o întrebare negativă pentru ca ceilalți să înceapă să sune în acord. Dar inversa poate fi, de asemenea, adevarata: incepeti o conversatie pozitiva si invitati pe altii sa se alature si rezultatul poate fi un produs productiv intalnit cu toata lumea indepartand sentimentul ca intalnirea a meritat timpul.

Una dintre cele mai mari plângeri legate de întâlnirile de afaceri este că acestea sunt adesea inutile și pierd timp de lucru prețios. Asigurați-vă că precizați în mod clar scopul întâlnirii dvs., stabiliți în avans timpul pe care îl veți dedica întâlnirii (precum și oricărei discuții deschise) și apoi respectați subiectele întâlnirii și durata planificată. S-ar putea dori, de asemenea, să faceți întâlniri mai interesante cu o întâlnire de gheață sau o activitate de încălzire.

Iată strategiile de abordare a angajaților care pun întrebări în timpul întâlnirilor pe care nu doriți să le răspundeți imediat sau că nu doriți să vă adresați în niciun moment în timpul unei întâlniri.

Când să acționăm într-o întrebare imediat

Dacă o întrebare este la timp și în sarcină și dacă simțiți că trebuie abordată, răspundeți imediat - dar pe scurt - și apoi continuați, afirmând că veți lua mai multe întrebări la sfârșitul întâlnirii dacă aveți timp.

Susțineți declarația dvs. că vă deplasați cu limbajul corpului. Uită-te la notele tale sau întoarce-te spre o tablă albă, etc. Prin ruperea instantanee a ochilor, arăți că mergi mai departe. Dacă priviți în public (în special cu sprancenele ridicate), puteți trimite un semnal că lăsați o deschidere pentru mai multe întrebări.

Dacă audiența este negativă sau ostilă, recunoașteți preocupările lor, dar numai indirect. Ia-ți un moment să-ți explici că înțelegi și împărtășești preocupările lor, dar dacă te distrezi prea mult de subiect, nimic nu se va realiza. Sugerați-i oamenilor să-și scrie întrebările mai târziu sau să vă aranjeze pentru a vă întâlni privat, unde puteți discuta în detaliu problemele lor.

Răspunsul la o singură întrebare vine la îndemână pentru că:

• Permite unui deținător al întâlnirii să se adreseze la ceva despre care nu s-au gândit;
• Trimite un mesaj că ascultă publicul;
• Dacă luați doar o singură întrebare, trimiteți și mesajul că sunteți în continuare în controlul întâlnirii, dar aveți grijă ce gândește participanții.

Cum să amânați cu tact o întrebare

Dacă întrebarea adresată va fi adresată mai târziu în cadrul reuniunii, spuneți: "Aceasta este o întrebare bună și o vom discuta în curând."

Dacă întrebarea este pusă în discuție și nu va fi abordată în cadrul întâlnirii, dați un set de instrucțiuni specifice pentru rezolvare. Dacă pur și simplu refuzați să răspundeți la o întrebare sau să pronunțați o hotărâre, "nu acesta este scopul acestei întâlniri", este posibil să ajungeți să trimiteți mesajul greșit angajaților dvs.: conducerea nu-i pasă.

Un alt mod de a amâna întrebările care nu vor fi discutate în cadrul întâlnirii este de a cere persoanei să se întâlnească cu dvs. (sau cu un alt membru corespunzător al conducerii) în mod privat, pentru a discuta mai detaliat preocupările lor. S-ar putea chiar sugera (dacă este cazul) că întrebarea este suficient de importantă pentru a justifica luarea în considerare a faptului că este abordată într-o întâlnire separată la un moment dat.

Amânarea unei întrebări este utilă deoarece:

• Într-un mediu de lucru obișnuit, angajații se pot simți prea liberi pentru a-și vorbi mintea și pot lua controlul asupra unei întâlniri;
• Cei mai mulți angajați furioși sau nemulțumiți vor să se audă mai mult decât orice altceva. Oferindu-le o placă de sunet la momentul potrivit și setarea poate ajuta la evitarea problemelor mici de a deveni probleme mai mari; și
• Angajații au nevoie și răspund la o bună conducere.Dacă managementul menține controlul într-o manieră echitabilă și echilibrată, acesta trimite mesajul către angajați pe care managementul îl asculta, dar trebuie să stabilească limitele corespunzătoare.