Cum se scrie o cerere de ofertă sau o RFP

O cerere de propunere, uneori numită RFP sau RFQ ("cerere de ofertă"), este un document emis de o companie atunci când dorește să cumpere un produs și dorește să facă publice caietul de sarcini. Acesta este, de obicei, cazul în care mai multe companii vor licita pentru lucrare, iar RFP invită la prețuri mai competitive. Dar, dacă nu pregătiți în mod corect RFP, efortul dvs. ar putea produce oferte care sunt o risipă de timp sau, mai rău, nici o sumă licitată. Iată cum se poate face despre crearea unui RFP pentru a asigura cele mai bune rezultate.

Dificultate: In medie

Timp cerut: Câteva zile

Cele 12 pași

1. Fă-ți tema:Aflați ce aveți nevoie, ce doriți și ce este posibil înainte de a începe să vă scrieți RFP. Nu emiteți un RFP pentru o mașină care poate produce 1.500 de widget-uri pe oră dacă nu ați vândut niciodată mai mult de 25 pe lună. Nu are nici un rost să emită un RFP pentru o mașină de mare putere atunci când un mesager poate ajunge prin trafic la fel de repede pe o bicicletă.
2. Distingeți între nevoile și dorințele dvs.: Dacă doriți să cumpărați o aplicație care să poată transmite imagini între sediu și autovehiculele dumneavoastră la locul de muncă, puteți specifica numărul de imagini de care aveți nevoie pe secundă, dimensiunea maximă a imaginilor de care aveți nevoie și rezoluția necesară. În timp ce ar fi frumos să ai acele imagini în culori, hotărăște-te dacă este cu adevărat necesar. Dacă într-adevăr aveți nevoie de anumite cuvinte specifice, folosiți cuvinte precum "voință", "trebuie" și "trebuie". Aceasta indică faptul că acestea sunt cerințele. Specificațiile care sunt doar "dorințe" ar trebui identificate prin cuvinte precum "pot", "pot" și "opțional".

1. Decideți cum va arăta câștigătorul: Propunerile pe care le primiți ca răspuns la RFP vor fi diferite. Fiecare companie care răspunde va avea diferite puncte forte și puncte slabe. Unii se vor concentra pe cel mai mic cost. Alții se vor concentra pe cea mai bună calitate. Și altele vor oferi un set complet de caracteristici. Decideți în față ceea ce căutați - cel mai mic cost, cea mai rapidă livrare sau o combinație a celor două.
2. Organizați documentul: Orice ați scrie pentru afacere ar trebui să fie foarte gândit și ar trebui organizat. O schiță este un loc bun pentru a începe. Cel puțin, veți avea nevoie de secțiuni pentru o introducere, cerințe, criterii de selecție, termene și procese. Multe din aceste secțiuni vor avea subsecțiuni.

1. Scrie introducerea: Aici explicați potențialilor ofertanți de ce publicați RFP și ceea ce sperați să faceți, făcând acest lucru. Introducerea poate include, de asemenea, un rezumat al punctelor esențiale reluate din celelalte secțiuni, inclusiv data scadentă. Introducerea unui RFP pentru un sistem de transmisie a imaginii ar putea să citească ceva de genul: "Compania XYZ solicită propuneri pentru un sistem extrem de fiabil și ușor de utilizat, capabil să transmită imagini de la sediul central la camioane în orice regiune metropolitană. trebuie să fie primită până luni, 5 martie 2007, la ora 8:00 PST. "

1. Explicați cerințele: Această secțiune este una dintre cele mai importante și de obicei durează cel mai mult timp. Va trebui să specificați dimensiunea și claritatea imaginilor care trebuie transmise și viteza necesară. Fii specific, dar nu spuneți ofertanților cum doriți să fie realizată lucrarea, dacă nu este esențială. S-ar putea să doriți să rupă această parte în subsecțiuni. De exemplu (a) mărimea imaginii și calitatea (b) transmisia, care ar putea include atât viteza dorită, cât și cerințele care asigură siguranța transmisiei (c) opțiunile dorite, unde puteți să alegeți culoarea ca opțiune dorită.

1. Criterii de selecție: Aici îi spuneți ofertanților cum veți selecta suma licitată câștigătoare. Puteți divulga cât de mult sau cât de puțin doriți. Este o idee bună să includeți o teză precum: "Ofertantul câștigător, dacă este cazul, va fi selectat exclusiv de judecata companiei XYZ". S-ar putea să doriți să creați o foaie de calcul care atribuie fiecărei licitații un anumit interval de puncte în fiecare categorie.Apoi, o echipă să aleagă cea mai bună ofertă de la cei cu primele trei scoruri.
2. Timelines: Această secțiune le indică companiilor cât de repede trebuie să acționeze și cât timp va dura procesul. Fiți rezonabil când vă stabiliți termenele. Nu cereți propuneri pentru sisteme complexe, ci oferiți ofertanților doar câteva zile să răspundă. Permiteți mai mult timp pentru a pregăti o sumă licitată dacă RFP este mare, dacă achiziția dorită este complicată sau dacă aveți nevoie de un răspuns foarte detaliat. De asemenea, puteți să îi spuneți ofertanților cât timp va dura procesul de evaluare atunci când vor fi anunțați dacă au avut succes și cât de curând trebuie să livreze ceea ce au promis.

1. Proces: Utilizați această secțiune pentru a explica modul în care procesul va funcționa - de la trimiterea RFP la atribuirea contractului și la începerea lucrului. Această sumă ar putea spune că "Sumele licitate sunt scadente la data specificată în pasul 8 de mai sus. Toate sumele licitate vor fi examinate pentru a se asigura că îndeplinesc toate cerințele și că răspund. doriti) iar primele trei oferte vor fi evaluate de catre echipa de propuneri pentru a selecta ofertantul castigator si un supleant. Negocierile cu ofertantul castigator vor avea ca rezultat atribuirea unui contract in termen de doua saptamani.

1. Decideți cum să trimiteți RFP: Majoritatea RFP-urilor sunt trimise prin poștă, dar nu trebuie să fie. Puteți trimite un mesaj RFP prin e-mail sau îl puteți posta pe site-ul companiei. Doar asigurați-vă că specificați numele (sau numărul sumei licitate) pe care ofertanții ar trebui să-l utilizeze pentru a identifica RFP la care răspund.
2. Decideți cine va primi RFP: Este posibil să fi identificat deja furnizorii de la care doriți să achiziționați. Compania dvs. poate avea chiar și o listă de furnizori acceptați. Dacă nu, puteți găsi furnizori posibili prin rețeaua dvs. profesională, căutând online sau cerând furnizorilor de încredere alte materiale pentru recomandările lor. Nu vă limitați lista persoanelor care primesc anunțul dvs. direct către numai companiile mari sau furnizorii stabiliți. S-ar putea găsi idei mai bune și prețuri chiar mai bune de la furnizori mai mici, care sunt adesea mai dornici de a câștiga afacerea dvs.

1. Notificați câștigătorul: Odată ce ați finalizat toți pașii de mai sus, este timpul să faceți saltul și să anunțați câștigătorul RFP că este timpul să mergeți mai departe cu proiectul.