Cum se scrie un raport despre progresul afacerii

Un raport de progres constă dintr-un antet, un rezumat executiv, o descriere a componentelor mai mici, o indicație a momentului în care urmează să se prezinte următorul raport. Ați scrie raportul în urma acestui șablon și apoi îl trimiteți șefului sau altui raportor superior așa cum este desemnat.

Antet

Antetul conține informații de identificare pentru raport. Veți introduce titlul, data la care este publicat raportul, starea de stopare a informațiilor despre care raportați (roșu, galben-verde) și valoarea generală, probabil procentuală completă, plan versus real. Notă: un raport de progres, cum este acesta, este folosit cel mai adesea pentru proiecte, dar poate fi folosit și pentru a raporta alte lucruri. De exemplu, dacă ați fost însărcinat cu reducerea numărului de ore pe desen pentru o firmă de inginerie, ați folosi un raport de progres pentru a vă demonstra progresul în reducerea numărului de ore pe desen.

• Titlu: Raportul de progres al proiectului X
• Data: 30 mai 20xx
• Stare: verde
• Procentul complet: 63 actual, 59 plan

Rezumat

Scrieți ultimul rezumat executiv. Acesta este rezumatul tuturor punctelor majore enumerate mai jos în corpul raportului. În funcție de audiență, uneori rezumatul este limitat. Aceasta depinde de publicul dvs., de numărul de persoane care primesc raportul și de nivelurile acestora în cadrul organizației. Un rezumat executiv se adresează acelor manageri de conducere care nu au timp să citească întregul raport. Dacă raportul dvs. este direcționat către supraveghetorul dvs. imediat, este de așteptat ca acesta să citească raportul, iar rezumatul executiv poate să nu fie necesar.

Cu toate acestea, dacă acesta este un raport care este distribuit pe scară largă multor directori în întreaga organizație, poate fi necesar să se includă un rezumat executiv pentru persoanele care nu au timp să citească întregul raport.

Progresul pieselor componente

Acesta este principalul element al raportului. În această secțiune a raportului, detaliați progresul în toate domeniile componente ale proiectului. Vă listați progresul și realizările privind toate valorile în această perioadă de timp. Arătați care este planul dvs. pentru următoarea perioadă de timp. Apoi, listați nu numai blocatorii, ci și eforturile pe care le depuneți pentru a le elimina. În cele din urmă, secțiunea va arăta ce asistență suplimentară este necesară de la seful dvs. sau de la alt destinatar al raportului de progres.

rezumat

Organismul raportului este urmat de secțiunea sumară. Acesta include mai puține detalii decât progresele raportate în secțiunea anterioară. Veți include aceleași informații, valori, realizări, planificați pentru perioada următoare și orice blocante, dar furnizați mai puține detalii pentru fiecare categorie. De exemplu, rezumatul ar putea fi o singură propoziție, cum ar fi "toate livrările sunt la timp", în timp ce înregistrarea progresului din secțiunea anterioară ar putea spune că "Produsul A, datorat pe xx / xx / xx, va fi livrat cu trei zile mai devreme.

Raportul Y va fi livrat la timp pe xx / xx / xx. Și raportul C, întârziat timp de două săptămâni în timp ce așteaptă grafica, este așteptat acum să fie livrat la data scadenței revizuite a lui xx / xx / xx."

Următorul raport privind data scadentă

Aici veți lista când va fi trimis următorul raport. Dacă acesta este un raport săptămânal, de exemplu, ar fi afișat următoarea dată a scadenței ca o săptămână după aceea. Pentru un raport lunar, veți arăta data următoarei luni în care raportul va fi trimis. Persoanele care primesc raportul vor aștepta ca aceste date să fie la fel de corecte ca datele din rapoarte.

Linia de fund

Raportul dvs. de progres constă în rezumatul facultativ, raportarea evoluției tuturor componentelor proiectului, rezumatul detaliat și cronologia. Asigurați-le cât mai exacte posibil.