Frecvente Întrebări Interviu Receptionist și cele mai bune răspunsuri

În multe organizații, recepționerii sunt fața companiei. Fiecare nou client, solicitant de locuri de muncă, angajat sau un furnizor terț va trece sau va lua un cont la un recepționer, astfel încât angajatorii sunt dornici să găsească pe cineva care să fie responsabil, prietenos și calm.

10 întrebări tipice adresate într-un interviu recepționer

Aici veți găsi întrebări frecvente pentru recepționeri, răspunsuri la eșantioane și sfaturi pentru ce să spunem în timpul interviului.

1:53

Urmăriți acum: Cum să răspundeți la 4 întrebări frecvente despre interviul recepționerului

1. Ce faceți pentru a vă menține într-un mediu de lucru rapid?

Ce vor să știe: Intervievatorul dvs. dorește să fie sigur că puteți ține pasul. Cum faceți acest lucru este probabil irelevant, dar trebuie să aveți un răspuns clar și sigur.

Singurul lucru pe care îl fac este să păstrez calmul, deoarece o atitudine frenetică, stresată nu este utilă și, de asemenea, nu este o privire bună în fața oricărui angajat sau a clienților. Încerc să triage sarcini, astfel încât să lucrez întotdeauna la cea mai importantă sarcină. De obicei, asta e tot ce implică unul dintre clienții companiei. De asemenea, păstrez o listă de tot ceea ce trebuie să fac, pentru a nu neglija responsabilități importante.

2. Cum țineți programul dvs. zilnic organizat?

Ce vor să știe: Cum vă organizați ziua nu este chiar punctul. Scopul este să demonstrați că sunteți bine organizat și că veți îndeplini toate îndatoririle dvs. într-o manieră competentă și în timp util.

Începeți în fiecare zi, făcând o listă cu tot ce am nevoie să realizez. Îmi verific calendarul pentru orice întâlniri sau întâlniri, așa că pot fi conștienți de ele și pot obține o acoperire la recepție, dacă este necesar. În slujba mea, comunicarea este cheia, așa că răspund constant la telefon și verificându-mi e-mailurile pentru cereri noi, apoi actualizând lista de sarcini cu sarcini de urmărire în consecință.

3. Ce rol joacă un recepționer în prima impresie a unui client despre o organizație?

Ce vor să știe: Intervievatorul dvs. trebuie să fie sigur că înțelegeți poziția pentru care solicitați, dar această întrebare poate fi și culturală, atingând filozofia dvs. de lucru.

Un recepționer poate face un mare impresie pozitivă sau negativă pe clienți. Deoarece sunt unul dintre primii clienți pe care clienții îl văd, o interacțiune frustrantă sau proastă poate să-și împărtășească opinia cu privire la compania sau experiența globală pe care o aveau. Pentru mine, este similar cu momentul în care gazda te întâmpină la un restaurant. Dacă acestea par a fi frenetice sau acționează nepoliticos, atunci se poate simți mai târziu ca mâncarea ta doar nu are un gust delicios. De aceea întotdeauna mă asigur că salut oamenii cu un zâmbet pe fața mea și asigură-te că toți clienții simt că mi-au atras toată atenția.

4. Spune-mi despre un moment în care ai avut de-a face cu un client furios sau cu un oaspete, fie la telefon, fie în persoană. Cum ai rezolvat situația?

Ce vor să știe: Aceasta este una dintre întrebările care vă pot fi întreprinse, implicând modul în care gestionați stresul și condițiile dificile. Ați putea fi întrebat și cum ați răspuns la o activitate penală sau lipsită de etică. Fii cinstit. Nu exagerați și, de asemenea, nu vă vindeți scurt.

În calitate de recepționer în cabinetul medicului, de multe ori am tratat pacienții frustrați la telefon. O dată, o femeie a fost atât de furioasă, încât departamentul de facturare nu a sunat-o înapoi în aceeași zi, încât a început să țipă la mine la telefon. A fost neplăcut! Ceea ce încercăm să facem în aceste situații este să ne gândim la modul în care a stresat persoana trebuie să se simtă să se comporte în acest fel. După un minut de strigăt, am spus: "Trebuie să fii foarte frustrat. Poți să-mi spui mai multe despre ce se întâmplă?" Asta a încetinit conversația și a redus volumul acesteia. Ea a explicat întreaga situație, și am asigurat-o că persoana noastră de facturare a fost doar pentru această zi și ar fi în contact. I-am spus, de asemenea, că aș pune o notă pe biroul de facturare, cerându-i să-i cheme pe femeie ca prima ei sarcină. Până la sfârșitul apelului, era mult mai liniștită și își cerea scuze pentru cuvintele ei dură.

5. Sunteți dispus să lucrați ore suplimentare?

Ce vor să știe: Dacă nu sunteți dispus să lucrați ore suplimentare, spuneți așa. Dacă sunteți dispus să lucrați ore suplimentare, dar numai în anumite limite, spuneți și asta. Da, există companii unde nu lucrează ore suplimentare vă va costa locul de muncă. Dar a face un angajament pe care nu îl puteți păstra sau nu vă puteți pune în situația în care trebuie să vă sacrificați bunăstarea sau familia pentru locul de muncă, nu este o opțiune acceptabilă. Aveți nevoie de un loc de muncă care să corespundă disponibilității dvs.

Mă simt confortabil să lucrez ore suplimentare de câteva ori pe lună, atâta timp cât am înștiințat o zi în prealabil. Dacă ai un heads-up, îmi este mai ușor să îmi rearanjez planurile. Într-un vârf, pot să fac și ore suplimentare în aceeași zi, dar aș prefera să fiu anunțată o zi.

6. Câți angajați au lucrat în ultima dvs. funcție?

Ce vor să știe: Intervievatorul vrea să știe ce tip de mediu ați lucrat, cum se compară cu compania cu care intervievați și dacă sunteți confortabil să lucrați în locuri de muncă mici și / sau mari.

În ultimul meu birou, erau cinci angajați. E destul de mic încât am început să ne simțim puțin ca o familie. Știți, toată lumea știa că Martha în departamentul de facturare avea nevoie de două cești de cafea înainte de a putea pune întrebări complicate. Înainte de asta, totuși, biroul meu era destul de mare - 60 de angajați. M-am simțit confortabil în ambele medii, deși prima lună în biroul mare a fost un pic dificilă, deoarece trebuia să-mi dau seama cine a făcut ce și unde să dirijeze apelurile cu o mulțime de opțiuni disponibile.

7. Descrieți-vă îndatoririle anterioare ca asistent administrativ, secretar sau recepționer.

Ce vor să știe: Intervievatorul dorește să treacă peste responsabilitățile pe care le-ați enumerat în CV-ul dvs. și să confirmați că se potrivesc cu poziția oferită. Aceasta este, de asemenea, o bună ocazie de a vă extinde punctele evidențiate în experiența dumneavoastră de lucru.

În calitate de recepționer la ABC Financials, am fost prima persoană pentru clienți. Am răspuns la linia telefonică generală, răspunzând și telefoanelor pentru cele cinci VP-uri ale companiei. De asemenea, am fost responsabil de primirea pachetelor și de distribuirea de mesaje, de salut și de escortarea clienților și furnizorilor în sălile de întâlniri și de a ține pasul cu adresa de e-mail a companiei cu informații generale. Aveam, de asemenea, o mulțime de responsabilități administrative: am gestionat calendarele acelor VP, le-am aranjat călătoriile de afaceri și am contribuit la crearea și perfecționarea prezentărilor PowerPoint și a altor materiale pentru a le distribui la evenimente.

8. Cum acordați prioritate apelurilor, clienților, livrărilor și altor aspecte care trebuie adresate imediat?

Ce vor să știe: Intervievatoruldorește să știe cât de bine ești la multitasking, organizând timp și dând prioritate sarcinilor. Aceasta este, de asemenea, o bună ocazie pentru a evidenția modul în care ați confruntat multiple priorități și pentru a explica modul în care ați tratat toate acestea.

Multitasking-ul este esențial atunci când biroul este ocupat. Ori de câte ori nu este nepoliticos, încerc să fac câteva sarcini în același timp. De exemplu, pot răspunde cu ușurință la un apel telefonic în timp ce semnez pentru un pachet de la persoana de livrare. Atunci când multitasking-ul nu este posibil, mi-am pus accentul pe clienți și clienți ca prioritate numărul unu. Dacă este necesar, mă întreb dacă pot să-mi dea un minut pentru a face o altă sarcină - și, dacă lucrurile sunt foarte ocupate, încerc să chem un coleg care să-mi dea acoperire.

9. Cat de puternice sunt abilitatile tale de calculator?

Ce vor să știe: Intervievatorul vă dorește să confirmați aptitudinile pe care le aveți, indiferent dacă nivelul de calificare este compatibil cu așteptările companiei și care sunt programele pe care le utilizați cel mai bine. Dacă este posibil, este o idee bună să cercetați ce programe utilizează compania înainte de interviu.

Am aptitudini computerizate foarte puternice. Pe lângă faptul că sunt familiarizat cu Microsoft Office, de asemenea, am făcut actualizări pe site-ul companiei în ultima mea funcție, așa că sunt confortabil folosind WordPress, de asemenea. Când încep să folosesc un nou program sau o aplicație, de obicei găsesc că majoritatea întrebărilor mele pot fi răspuns cu o căutare online, deși apreciez și faptul că am primit un tutorial de la un coleg de muncă.

10. Spuneți-mi despre experiența dvs. în serviciul clienți.

Ce vor să știe: Intervievatorul dorește o imagine de ansamblu a experienței dvs. pentru clienți - câți ani, exemple specifice și abilități pe care le-ați confortabil pentru a rezolva problemele.

Lucrez în serviciul pentru clienți de când eram adolescent. Primul meu loc de muncă lucra la o librărie, unde am ajutat clienții să găsească cărți și uneori acopereau casa de marcat. În timpul facultății am avut și o slujbă cu amănuntul cu amănuntul, de data aceasta, vânzând îmbrăcăminte. Apoi, desigur, în calitate de recepționer la ABC Company, m-am ocupat și de clienți, deși în acest rol nu făceam niciun fel de vânzări. Mă simt cu adevărat confortabil interacționând cu clienții și rezolvând problemele lor, fie că găsesc cartea pe care o caută fie că își schimbă timpul de întâlnire cu un director executiv.

Sfaturi pentru a răspunde la întrebările recepționerului

Cei mai buni recepționiști sunt comunicatori orientați spre detalii, organizați și excelenți. Prin urmare, candidații ar trebui să fie pregătiți să răspundă la întrebări deschise de interviu, care vor evalua experiența, familiaritatea cu instrumentele la locul de muncă, procesul și setul de competențe - inclusiv lucrul cu serviciul clienți, multitasking și abilitatea de a efectua rapid apeluri de judecată.

În acest caz, intervievatorii nu caută neapărat răspunsuri da sau nu. În schimb, aceștia așteaptă candidații să răspundă cu exemple specifice care descriu modul în care au gestionat situațiile din trecut în muncă și să adreseze întrebări atent studiate cu privire la prioritățile, așteptările, obiectivele și provocările companiei.

Din cauza progreselor tehnologice din ce în ce mai mari la locul de muncă, recepționerii trebuie să aibă, de asemenea, abilități tehnice puternice. Ar trebui să aveți experiență folosind sisteme telefonice și mașini de birou cum ar fi imprimante, copiatoare, scanere și faxuri (da, încă), în plus față de aplicațiile pe calculator precum MS Office și software-ul specific industriei.

7 întrebări pentru a solicita intervievatorului

Intervievatorii vă așteaptă să puneți întrebări. Iată o listă de întrebări pe care le puteți pune în timpul sau la sfârșitul interviului:

1. Îmi puteți spune mai multe despre responsabilitățile de zi cu zi pentru acest loc de muncă?
2. Ce calități căutați într-o persoană pe care doriți să o angajați pentru companie?
3. Care sunt așteptările dvs. pentru acest loc de muncă și cum măsurați succesul?
4. De ce a plecat ultima persoană care a deținut această slujbă?
5. Cui se face acest raport?
6. Care sunt oportunitățile de avansare în carieră cu compania?
7. Oferă companiei oportunități de formare pentru angajați?

Cum să faci cea mai bună impresie

O poziție a recepționerului poate fi considerată la nivel de intrare, dar poate fi și primul pas spre scara corporativă. Un potențial angajator va fi atras către o persoană sigură, auto-asigurată. De multe ori, veți fi prima persoană pe care o vor întâlni clienții sau pacienții lor atunci când intră în birou pentru prima dată.

Asigurați-vă că prima impresie este cea mai bună. Iată cum să vă pregătiți pentru un interviu. Împreună cu un rezumat standout, ia-ți timp să îmbrățișezi partea când interviu. Dacă obțineți locul de muncă, veți fi persoana din prima linie și este important să arătați angajatorului imaginea dvs. profesională.

Dacă nu sunteți sigur de ce să purtați la interviu, consultați aceste sfaturi despre cum să vă îmbraciți pentru un interviu. În cazul în care atât CV-ul dvs. și îmbrăcămintea dvs. profesionale sunt în punctul, și sunteți pregătit să răspundă la întrebările probabile, veți avea succes în obținerea postului pentru care intervievezi.