Rambursarea salariului angajatului

Rambursarea angajaților pentru utilizarea propriului automobil va varia într-o oarecare măsură de către angajator și sector, însă majoritatea organizațiilor compensează angajații la aproximativ rata standard de kilometraj stabilită de IRS sau Rata de rambursare a vehiculelor în proprietate privată. Rata este stabilită în fiecare an de Administrația Generală a Serviciilor (GSA) pe baza cercetărilor efectuate de o firmă independentă de consultanță cu privire la costurile curente pentru utilizarea unui vehicul.

Pentru 2019, rata standard a kilometrajului este stabilită la 58 de cenți pe milă parcursă, de la 54,5 cenți până în 2018. Această rată standard fixă ​​include costul asigurărilor, al înregistrării, al gazelor, al uleiului și al întreținerii. Pentru cineva care conduce o mulțime de muncă, acest lucru poate duce la o deducere semnificativă.

Ratele de rambursare a kilometrajului companiei

Majoritatea angajatorilor vor rambursa la rata IRS sau GSA, deoarece pot deduce până la această sumă ca o cheltuială atunci când își depun declarația de impozit pe profit, deși există și alte formule fiscale complexe pe care angajatorii le pot folosi. Atunci când muncitorii calificați sunt greu de găsit în timpul extinderilor economice, angajatorii sunt mai predispuși să ofere rate competitive de rambursare.

Serviciul de venituri interne cere ca plățile de rambursare să fie efectuate separat de salariu, fără reținerea impozitelor. Unii angajatori vor procesa, prin urmare, plăți de cheltuieli prin intermediul sistemului de plăți pentru a le păstra separat de salarizare și pentru a menține respectarea legilor IRS.

Dacă angajatorul dvs. rambursează la sau în vecinătatea ratei GSA sau IRS, atunci vă puteți asigura că aveți o afacere echitabilă.

Rambursarea angajatului guvernamental

Angajații guvernamentali vor fi întotdeauna rambursați la exact rata GSA în cazul în care este autorizată utilizarea unui automobil în proprietate privată sau când nu este disponibil un vehicul guvernamental.

Cerințele de rambursare a cheltuielilor de transport auto

Va trebui să furnizați un jurnal al kilometrajului, chitanțe de gaze și documentarea oricărei alte chitanțe de cheltuieli admise legate de mașina dvs. Fără înregistrări detaliate, raportul dvs. de cheltuieli poate fi respins. Sau, mai rău, angajatorul dvs. ar putea lua măsuri disciplinare dacă consideră că afirmația dvs. ar putea fi frauduloasă. Mulți angajatori au nevoie de păstrarea înregistrărilor contemporane, la fel ca IRS. Nu încercați să estimați kilometrajul dvs., deoarece aceasta ar putea încălca politicile angajatorului dvs.

Păstrarea stiloului și a hârtiei în mașină este o metodă, deși una plictisitoare; o alegere mai bună este o aplicație de urmărire a kilometrajului care urmărește automat călătoriile dvs. într-un jurnal contemporan pe care îl puteți imprima sau descărca. Este o modalitate eficientă de a urmări kilometrajul, punctele de pornire și de sfârșit și scopul de afaceri pentru ca unitatea să includă în raportul dvs. de cheltuieli.

Alte moduri în care angajatorii compensează angajații pentru cheltuielile de transport auto

Potrivit Societății pentru Managementul Resurselor Umane, acestea sunt alternative comune la rambursarea kilometrajului ca modalități prin care angajatorii să compenseze angajații pentru cheltuielile de conducere în afaceri sunt:

Indemnizație pentru mașină fixă.Angajatorii oferă angajaților o alocație de mașină fixă, cum ar fi 400 USD pe lună, pentru a acoperi costurile de combustibil, uzură, anvelope și multe altele.

Programe FAVR.Angajatorii rambursează angajații în cadrul unui program de rambursare a ratelor fixe și variabile (FAVR), în care angajații sunt rambursați pentru costuri fixe (cum ar fi asigurarea, taxele și taxele de înregistrare) și cheltuielile variabile ale vehiculului (cum ar fi combustibilul și întreținerea). Rambursările sunt scutite de taxe salariaților dacă sunt îndeplinite anumite cerințe de contabilitate a cheltuielilor.

Consecințele fiscale pentru rambursările în kilometri

Rambursările în milenare sunt considerate plăți fiscale de către angajatori, atâta timp cât acestea sunt documentate și nu depășesc cheltuielile reale. Cu toate acestea, angajatorul dvs. nu poate plăti în mod direct pentru costurile de operare, cum ar fi repararea sau întreținerea mașinii dvs., fără consecințe fiscale. Alte cheltuieli, cum ar fi taxele legate direct de transportul în comun, pot fi rambursate fără taxe, cu condiția să aveți încasări.

Unii angajatori acordă o indemnizație lunară pentru cheltuielile de automobile. Dacă angajații sunt obligați să furnizeze înregistrări ale cheltuielilor, aceștia vor fi impozitați numai pentru orice sumă primită în plus față de cheltuielile înregistrate. Dacă angajatorii nu solicită o documentație, atunci indemnizația poate fi supusă impozitării.

Cheltuieli nereimbursate pentru automobile

Începând cu anul fiscal 2018, prin punerea în aplicare a Legii privind reducerile fiscale și locurile de muncă, lucrătorii nu vor mai putea deduce cheltuielile neimpozitate pentru automobile. În anul 2017 și în anii anteriori, aceste cheltuieli au fost deductibile în măsura în care depășesc 2% din venitul brut ajustat. Deci, muncitorii care vor conduce extensiv ca parte a îndeplinirii sarcinilor lor de lucru ar trebui să evalueze cu atenție politicile de rambursare a companiilor pe măsură ce revizuiesc ofertele de muncă.

În cazul în care un angajator nu rambursează în mod obișnuit cheltuielile pentru mașină, atunci vă puteți oferi să reduceți salariul în schimbul rambursării, deoarece rambursarea va fi protejată de impozitare dacă cheltuielile sunt documentate corespunzător. În mod alternativ, ați putea negocia un salariu mai mare pentru a ține cont de sarcina fiscală adăugată în temeiul noii legi fiscale.

Potrivit IRS, în pofida suspendării diverselor deduceri detaliate, deducerile pentru cheltuielile deductibile în determinarea venitului brut ajustat nu sunt suspendate. De exemplu, membrii unei componente de rezervă a Forțelor Armate ale Statelor Unite (forțelor armate), oficiali ai statului sau ai autorităților locale au plătit pe bază de redevență și anumiți artiști interpreți sau executanți au dreptul să deducă cheltuielile de călătorie nerambursate ale angajaților ca o ajustare a venitului total pe linia 24 din lista 1 a formularului 1040-3 (2018), nu ca o deducere detaliată pe lista A din formularul 1040 (2018) și, prin urmare, poate continua să utilizeze rata de kilometraj standard de afaceri.

Informațiile conținute nu sunt consultanță fiscală sau juridică și nu reprezintă un substitut pentru astfel de sfaturi. Legile de stat și federale se schimbă frecvent, iar informațiile pot să nu reflecte legile statului dvs. sau cele mai recente modificări ale legii.