Componentele principale ale comunicării la locul de muncă

Comunicarea este schimbul de informații între două sau mai multe persoane, actul de transmitere a informațiilor. Comunicarea are atât de multe componente, și eșecul de a comunica eficient la locul de muncă este un lucru obișnuit.

Comunicarea eficientă necesită toate componentele unei comunicări care intervine perfect pentru "sens comun", definiția mea preferată de comunicare. Este deosebit de important atunci când se pun întrebări și se răspunde.

Componente în comunicare

Există cinci componente pentru orice comunicare și a șasea, care este mediul general al locului de muncă în care are loc comunicarea. Componentele comunicării sunt:

• Persoana care trimite mesajul. Expeditorul trebuie să prezinte mesajul în mod clar și suficient de detaliat astfel încât receptorul să împărtășească semnificația cu expeditorul.
• Contextul mesajului. Contextul este modul în care mesajul este transmis de expeditorul mesajului. Contextul implică comunicarea nonverbală, cum ar fi gesturile, limbajul corpului, expresiile faciale și elemente precum tonul vocii. Cea mai mare parte a contextului pentru un mesaj este disponibilă numai atunci când receptorul poate vedea și auzi expeditorul mesajului. Emoticoanele de e-mail și IM, de exemplu, reprezintă o substituție slabă, pe măsură ce expeditorul le formulează fără intrarea receptorului.

  O altă parte a contextului este emotiile care sunt implicate în cercul de comunicare. Expeditorul este supărat? Este receptorul indiferent față de conținutul comunicării sau disprețuitor al expeditorului? Emoțiile umane normale afectează dacă un mesaj este partajat cu succes.

• Persoana care primește mesajul. Receptorul trebuie să asculte cu atenție și cu atenție, să pună întrebări pentru claritate și să parafrazeze pentru a constata că receptorul împărtășește semnificația cu expeditorul. Dacă receptorul are încredere în expeditor, șansele pentru o comunicare eficientă cresc.
• Metoda de difuzare pe care o alegeți. Metoda de difuzare trebuie aleasă pe baza celui mai eficient mijloc de transmitere a semnificației mesajului. Dat fiind că metodele de comunicare sunt atât de diverse de la începutul calculatoarelor și dispozitivelor mobile, deciziile privind metoda de livrare au devenit mai complexe. Metoda de difuzare trebuie să corespundă nevoilor de comunicare ale expeditorului și ale receptorului.

  Metodele de comunicare includ comunicarea verbală, mesaje instant (IM), e-mail, scrisori, semne, postere, clipuri video, capturi de ecran, telefoane, note, formulare, documente scrise și multe altele. Aceste metode vor continua să se extindă, iar așteptările angajaților pentru comunicarea instantanee despre tot ceea ce are de a face cu munca lor vor continua să crească.

  Comunicarea în persoană a crescut în importanță, mai ales în ceea ce privește informațiile organizaționale care ar putea necesita schimbări, să ofere recunoașterea angajaților sau să permită întrebări la fața locului. Comunicarea în persoană este, de asemenea, favorizată, deoarece angajații au acces la componentă, context.

• Conținutul mesajului. Conținutul mesajului trebuie să fie clar și prezentat și descris în detaliu suficient pentru a obține înțelegerea de la receptor. Dacă conținutul mesajului rezonează și se conectează, la un anumit nivel, cu credințele deja existente ale receptorului, acesta este cel mai eficient.

Cum pun întrebări bune îmbunătățește comunicarea

James O. Pyle și Maryann Karinch adaugă următoarele pentru a ajuta la comunicarea eficientă.

De la resurse umane la servicii pentru clienți, întrebările proaste poluează aproape fiecare loc de muncă. Întrebările greșite dau adesea răspunsuri incomplete sau înșelătoare și pot submina raportul. Pe de altă parte, întrebările bune reprezintă un instrument valoros de eficiență, competență și construire a raporturilor.

Există șase tipuri de întrebări bune: directe, de control, repetate, persistente, rezumate și nepertinente. Pentru a le descrie pe scurt:

• Direct: Voi puneți o întrebare simplă cu o interrogare de bază.
• Control: Știți deja răspunsul atunci când o întrebi. Este o modalitate de a afla dacă persoana este mincinoasă, neinformată și / sau nu acordă atenție.
• Repeta: Întrebați două întrebări diferite care sunt după aceleași informații.
• Persistent: Întrebați aceeași întrebare în moduri diferite de a explora toate fațetele informațiilor dorite.
• Rezumat: Vă adresați o întrebare care intenționează să permită sursei o oportunitate de a revizui răspunsul.

• Non-pertinente: Nu se referă la subiectul despre care vreți să știți, dar este unul despre care probabil persoana nu va minți; ea servește scopului de a vedea ce arată "adevărul" și de a obține ca persoana să vă deschidă. Se poate lega, de asemenea, în contextul schimbului de întrebări.

Detalii despre cele 6 tipuri de bune întrebări

Direct

Întrebările directe sunt cele mai bune: un interogatoriu, un verb și un substantiv sau un pronume.

• Cine ești tu?
• Ce sa întâmplat la petrecere?
• Când ai ajuns la birou?
• Unde sunt cheile mașinii?
• De ce ai părăsit întâlnirea devreme?
• Cât ați plătit pentru iPad?

Control

Când spui: "În mod deliberat, nu voi pune o întrebare directă?" Când verificați veridicitatea sau acuratețea unui răspuns, atunci folosiți o întrebare de control și căutați o coerență.

Întrebările de control sunt întrebări deliberate pe care le știi răspunsul, astfel încât acestea nu privesc descoperirea de informații. Ele privesc descoperirea comportamentului, modelele de vorbire și nivelul de veridicitate sau acuratețe. Poate că a vorbit despre asta cu persoana respectivă.

Dacă știți că cineva din echipa dvs. de resurse umane a înstrăinat un angajat deoarece angajatul a trimis un e-mail pentru a se plânge de persoana respectivă, puteți să întrebați o întrebare de control cum ar fi: "Cum a trecut în revizuirea performanțelor cu Pamela astăzi? informatia; vrei doar să afli cum îți răspunde întrebarea persoana HR.

Repeta

Vrei să vii la aceleași informații în două moduri diferite. De exemplu, dacă ați întrebat: "Câți oameni sunt pe forța de vânzări?", Persoana cu care vorbiți ar putea răspunde: "Pe teren sunt 22 de persoane". Mai târziu, atunci când vorbești cu el despre ceva diferit - zonele în care compania are un punct de sprijin, de exemplu - ați putea întreba: "Câte regiuni de vânzări aveți?"

Ar putea să răspundă, "22", care este o modalitate de a confirma numărul de personal al forței de vânzări. Nu este un test absolut, dar dă valoare și credință celor spuse anterior. Acestea sunt două întrebări diferite care verifică informațiile furnizate.

În utilizarea întrebărilor repetate, este posibil să descoperiți discrepanțe. Dacă sursa din acest exemplu răspunde că există 28 de regiuni de vânzări, ați dori o clarificare. Poate că există un motiv absolut bun - forța de vânzări are în mod normal o completare de 28, dar în ultima vreme a fost o cifră de afaceri atât de mare, că sunt șase scurte - dar răspunsul dă naștere la îndoială că există o nepotrivire între numărul a personalului și numărul teritoriilor de vânzări. Această neconcordanță trebuie să ducă la chestionarea ulterioară pentru a rezolva problema.

Persistent

În orice schimb în care ar putea fi oferite mai multe răspunsuri la o întrebare, folosiți întrebări persistente pentru a obține un răspuns complet. Ca și întrebări repetate, întrebările persistente sunt, de asemenea, utile dacă bănuiți că persoana nu este adevărată.

"Unde ați plecat în vacanța dvs. în California?" Ar putea provoca răspunsul "Disneyland". Deși este posibil ca Disneyland să fie singurul loc, este logic să urmați această întrebare cu "Unde altundeva?"

Omiterea acelei întrebări repetate și îndreptarea întrebărilor despre Disneyland înseamnă că îți lipsește ocazia de a obține o imagine completă a călătoriei prietenului tău din California, cu excepția cazului în care informația se întâmplă să se scurgă la un alt moment.

rezumat

Întrebările sumare nu se referă la determinarea veridicității la fel de mult ca și hrănirea sursei ceea ce ea a spus astfel încât are ocazia să se gândească: "Am spus de fapt ce am vrut să spun?"

Vindem mașini de toate felurile, de la hatchback-uri cu două uși până la modele de lux de dimensiuni mari. Un cuplu tânăr vine în salonul de prezentare și întreabă testul pentru unul dintre modelele de lux.

"Ce veți folosi mașina de cele mai multe ori?", Întrebați.

"Comandă înainte și înapoi să lucreze. Lucrăm în aceeași clădire ", spune ea.

"Pentru ce altceva vei folosi masina?"

Excursii la sfârșit de săptămână pentru a-mi vedea părinții. Lucruri de genul asta. "Ea se oprește și adaugă:" Ei trăiesc la 100 de kilometri distanță ".

"De ce crezi că mașina de lux este cea mai bună alegere?"

Schimbă o privire. El spune: "Ne place mai bine decât ceilalți".

"Care este culoarea ta preferată", întrebi, privind direct la ea.

"Roșu."

"Așa că lasă-mă să văd dacă am dreptate, am auzit spunând că vrei o mașină roșie, de dimensiuni complete, în clasa de lux, cât de bine se potrivește această descriere cu ceea ce vrei?" (Ați încadrat întrebarea dvs. sumară cu informații pertinente în acest caz.)

Schimbă o altă privire. El a spus: "Credem că o culoare mai subțire ar putea fi mai bună."

"Cum rămâne cu modelul de lux, credeți că este cel mai bun pentru tine?" (Din nou, aceasta este o modalitate de a rezuma și de a verifica ceea ce ați auzit. Vrei să afli dacă sunt atât de entuziasmați de aspectul scump masina pe care nu doresc sa o ia in considerare altceva, sau daca primul raspuns ar fi deghizat un fapt important.)

"Tatăl meu spune că este cea mai sigură mașină pe drum."

Răspunsul la întrebarea sumară îți spune că pot, de fapt, așa, dar nu din cauza cum arată. Ai citit între linii. Ei încep doar împreună în viața lor. Tatăl ei le-a trimis probabil la dealer pentru a cumpăra "cea mai sigură mașină pe drum", pe care le va ajuta să cumpere. Voi decideți să continuați vânzarea, știind că plata în avans și cererea de împrumut vă vor da probabil restul povestii.

Este posibil ca unii oameni să nu fi confortabil să ceară o întrebare sumară cum ar fi cei încorporați în această întâlnire de vânzări, deoarece nu doresc să pară simplu sau lipsit de atenție. Dacă întrebați exact întrebarea exact așa cum ați întrebat-o prima oară, atunci ar putea avea o concluzie valabilă.

De asemenea, nu doriți să întrebați aceeași întrebare de două ori la rând, chiar dacă modificați formularea. Puneți o oarecare distantă între prima dată când puneți întrebarea și cea de-a doua, și reprogramați ușor întrebarea, pur și simplu întâlniți-vă ca pe cineva interesat într-adevăr de ceea ce are de spus cealaltă persoană.

Non-Pertinent

S-ar putea detecta faptul că persoana care răspunde la întrebările dvs. pare să fie stresată; o întrebare nepotrivită ar putea atenua tensiunea. Sau, poate aveți nevoie de timp să vă gândiți sau să vă referiți la notele dvs., astfel încât să utilizați întrebarea doar pentru a vă cumpăra puțin spațiu și timp.

Întrebându-se cu întrebări subliniate cum ar fi: "Ce proiect ați întreprins în trecut, care a eșuat?" Și "Cum ați încercat să remediați problema", puteți face cu ușurință un candidat la locurile de muncă să se simtă ca și cum ar fi în mijlocul interogării câmpului de luptă.

Candidatul ar putea spune: "Am incercat sa rezolv problema prin reunirea departamentului in jurul unui obiectiv comun - modul in care am facut echipa de liga a fiului meu sa se concentreze pe lovirea mingii".

Poți să-i dai o șansă candidatului, întrebând: "De cât timp ai antrenat liga mică" înainte de a te întoarce la discuția despre șocul lui și cum a încercat să o repare.

În cele din urmă, aici sunt două modalități de a distruge întrebările care încep cu toate componentele necesare și sfârșesc să nu se încadrezebun.

1. Adăugarea prea multor calificative sau a altor cuvinte și fraze care distrag atenția de la întrebare. De exemplu, "Ce ai avut la micul dejun la restaurantul unde scaunele de vinil sunt contrafăcute și acoperite cu bandă?"
2. Nu așteaptă un răspuns comun. Întrebați: "Care este masa ta preferată?" Persoana crede un moment, mai degrabă decât să răspundă imediat. Ai innebunit, "Roast beef?" Tăcere este un instrument eficient de interogare. Nu pierdeți descoperirea, informațiile, conducând ca urmare a deschiderii gurii când trebuie să vă deschideți urechile. Amintiți-vă regula "două urechi, o gură" pentru a obține maximum de interogatoriu.

   Mediul și comunicarea

   Componentele de comunicare de mai sus promovează sensul comun atunci când acestea operează împreună pentru a transmite un mesaj eficient. Mediul de lucru în care au loc aceste componente afectează comunicarea și dacă este recepționată comunicarea.

   Când puneți întrebări valide, construiți relații și inspirați încredere. Întrebările formează o altă porțiune a fundației pentru comunicarea la locul de muncă care are semnificații

   Într-un mediu de lucru care subliniază comunicarea deschisă, implicarea angajaților și obiectivele comune, comunicarea este mai frecventă și mai eficientă. Dar așteptarea unei comunicări semnificative stabilește bara mai mare în aceste locuri de muncă cele mai bune. Deci, chiar și în medii de lucru înalte și morale, angajații se plâng că nu știu ce se întâmplă.

   Datorită tuturor componentelor și mediului general al unui loc de muncă individual, comunicarea rămâne o provocare. Întrebările vechi despre cine trebuie să știe ce și când trebuie să știe că nu este niciodată pe deplin răspunzător pentru satisfacția cuiva.

   Plângerile angajaților privind prea multe informații, informații insuficiente și chiar supraîncărcarea informațiilor vor continua să rezoneze în locurile de muncă. Nu veți vindeca problema comunicării, dar, cu angajament și atenție, puteți spori eficiența comunicării interpersonale și a comunicării la locul de muncă.

   Mai mult legate de comunicarea eficientă la locul de muncă

   1. Primiți feedback cu har și demnitate
   2. Cum să vă dezvoltați inteligența emoțională
   3. Cum să țineți o conversație dificilă
   4. Parere