Lista abilităților de gestionare a timpului și exemple

Ce sunt abilitățile de gestionare a timpului și de ce sunt importante pentru angajatori? Managementul timpului înseamnă a lucra eficient și angajatorii din fiecare industrie caută un personal care să poată utiliza în mod optim timpul disponibil la dispoziția lor. Timpul de economisire economisește banii organizației și crește veniturile.

Angajații care își gestionează bine timpul sunt mai productivi, mai eficienți și mai susceptibili de a respecta termenele limită. Acestea se concentrează pe sarcinile cele mai importante și cele mai sensibile din punct de vedere al timpului și limitează timpul pierdut în timpul sarcinilor neesențiale.

Gestionarea eficientă a timpului necesită personalul să analizeze volumul de muncă, să stabilească priorități și să se concentreze pe eforturile productive. Angajații care sunt manageri de timp excelenți pot elimina distragerile și pot obține sprijin din partea colegilor pentru a-și atinge obiectivele.

În timpul unui interviu de angajare

Competențele de gestionare a timpului, ca și alte abilități moi, sunt în cerere. Intervievatorii vor pune întrebări pentru a vă evalua capacitatea de a vă gestiona timpul și timpul echipei, dacă aveți un rol de supraveghere.

Revedeți aceste întrebări pentru interviul de gestionare a timpului înainte de interviurile dvs. de angajare, așa că sunteți pregătiți să răspundeți cu exemple specifice de modul în care vă gestionați în mod eficient volumul de muncă.

Abilități de top

prioritizarea

Este de obicei imposibil să faci fiecare unic de care ai nevoie și vrei să faci totul dintr-o dată, dar dacă dai prioritate bine, ar trebui să poți îndeplini cele mai importante sarcini într-o ordine care are sens. Atunci când se atribuie prioritate, luați în considerare factori precum atunci când fiecare sarcină trebuie făcută, cât timp ar putea dura, cât de important ar putea fi pentru ceilalți în organizație, ce s-ar putea întâmpla dacă o sarcină nu se va realiza și dacă o sarcină ar putea fi întreruptă de necesitatea de a aștepta pe altcineva.

Programare

Programarea este importantă și nu numai pentru că anumite sarcini trebuie efectuate în anumite momente. Planificarea vă afectează ziua, săptămâna, luna, precum și alte persoane, proiectele lor și planurile pe termen scurt și lung pentru proiecte și sarcini. Majoritatea oamenilor au, de asemenea, momente specifice ale zilei, când sunt din ce în ce mai puțin energic și devin mai productiv atunci când se programează în consecință. Programările pot fi și o modalitate bună de a evita amânarea.

Păstrarea unei liste de sarcini

Liste de sarcini (prioritizate în mod corespunzător și integrate cu programul dvs.) reprezintă o modalitate excelentă de a evita uitarea ceva important. Ele sunt, de asemenea, o modalitate foarte bună de a evita să vă petreceți toată ziua gândindu-vă la tot ce trebuie să faceți. Amintirea sarcinilor necesită energie și gândirea la tot ce trebuie să faceți toată săptămâna poate fi epuizantă și copleșitoare. Împărțiți toate sarcinile necesare într-o listă pentru fiecare zi și nu va mai trebui să vă faceți griji cu privire la oricare dintre acestea. Uită-te la lista de astăzi.

Odihnindu-

Restul, chiar dacă poate părea contradictoriu, este o abilitate importantă de gestionare a timpului. Deși orele lungi de lucru sau depășirea pauzelor pot îmbunătăți uneori productivitatea pe termen scurt, epuizarea dvs. ulterioară va asigura că productivitatea medie va scădea de fapt. Cu excepția unor urgențe rare, este important să se reziste tentației de a se suprasolicita. Includeți pauzele necesare și un timp rezonabil de întrerupere în program.

Delegație

În funcție de tipul de muncă pe care o faceți, este posibil să puteți delega anumite sarcini. Știind ce să delege și când este o abilitate. Unii oameni se împotrivesc delegării, fie pentru că doresc să mențină controlul, fie pentru că doresc să economisească bani prin faptul că nu angajează asistenți. Ambele abordări în cele din urmă afectează productivitatea și sporesc costurile.

Amintiți-vă, totuși, dacă exersați cu atenție gestionarea timpului și încă nu puteți obține totul, ați putea încerca să faceți prea mult. Este mai bine să reușești la câteva sarcini decât să încerci și apoi să eșuezi la mulți.

Exemple la locul de muncă

A - E

• Adaptarea planurilor la schimbarea circumstanțelor
• Alocarea timpului pentru sarcini specifice
• Analiza proceselor și selectarea celei mai simple modalități de realizare a unei sarcini
• Cereți ajutor atunci când sunteți copleșiți de cereri
• Asertivitatea de a spune nu la cererile inadecvate care distrag atenția de la îndatoririle centrale
• Atacând sarcini mai complexe atunci când aveți cea mai mare energie și cele mai puternice concentrații
• Auditarea timpului petrecut
• Evitarea discuțiilor excesive cu colegii
• Evitarea amânării; acționând în loc de îngrijorare
• Spargerea obiectivelor mai largi în părți mai mici și focalizarea pe un pas la un moment dat

• Decuparea proiectelor în părți ușor de gestionat
• Crearea de liste zilnice, săptămânale și lunare "de făcut"
• Crearea programelor
• Delegarea mai multor sarcini de rutină la personalul de nivel inferior
• Mâncați bine pentru a menține energia
• Eliminarea pierderilor de timp
• Exercitarea și participarea la alte activități de reducere a stresului în timpul liber, pentru a maximiza energia la locul de muncă

F - Z

• Facilitarea unor întâlniri eficiente; lipind cu intervale de timp pentru întâlniri
• Gruparea sarcinilor similare pentru a limita timpul de tranziție
• Menținerea unui spațiu de lucru organizat
• Multifunctional; trecerea de la o sarcină la alta
• Deschiderea spre modalități mai eficiente de a face lucrurile
• Organizarea fișierelor digitale pentru recuperarea ușoară
• Planificați-vă ziua cu o noapte înainte sau primul lucru dimineața
• Prioritizarea cererilor și cererilor
• Prioritizarea unei liste de proiecte și concentrarea asupra sarcinilor cu valoare mai mare, cu termene limită mai rapide

• Punctualitate
• Punerea la o parte a telefoanelor mobile pentru a elimina distragerea mesajelor personale, cu excepția cazului în care este necesar pentru muncă
• Revizuirea performanței și eliminarea abaterilor de la priorități
• Stabilirea obiectivelor zilnice, săptămânale și lunare
• Stabilirea unor standarde realiste pentru calitate și evitarea perfectionismului
• Stabilirea de momente specifice pentru a răspunde la e-mail
• Luând pauze scurte pentru a restabili energia
• Atingerea fiecărei bucăți de hârtie sau citirea fiecărui e-mail o singură dată, ori de câte ori este posibil