Importanța documentației în domeniul resurselor umane

Documentația este înregistrarea scrisă și reținută a evenimentelor de angajare. Aceste înregistrări sunt alcătuite din elemente guvernamentale și obligatorii din punct de vedere legal, documentele impuse de politica și practica societății, documentele sugerate de cele mai bune practici privind resursele umane și evidența informală și formală a dosarelor privind ocuparea forței de muncă.

Documentația privind înregistrarea unui loc de muncă

Documentul de documentare al unui angajat este un raport scris al acțiunilor, discuțiilor, incidentelor privind coaching-ul de performanță, încălcări ale politicii, acțiuni disciplinare, contribuții pozitive, recompensă și recunoaștere, investigații, nereușite cerințe și obiective, evaluarea performanței și multe altele.

Menținerea acestor înregistrări permite angajatorului și angajatului să păstreze o istorie scrisă a întâmplărilor și a discuțiilor care au avut loc în jurul unui anumit eveniment. Documentația privind relația de muncă oferă o evidență scrisă care poate fi necesară pentru a sprijini acțiuni precum promovarea angajaților, creșterea salariilor angajaților și acțiuni disciplinare - inclusiv încetarea contractului de muncă.

Documentația despre angajați, când este necesar, este, în general, atât pozitivă, cât și negativă. Este faptic, nu judecat. Ea descrie evenimentele pe măsură ce apar, nu pe baza opiniilor și gândurilor spectatorului despre eveniment. Documentația descrie, de asemenea, acțiunile care au fost luate în cazuri notabile, cum ar fi furnizarea unei recunoașteri oficiale a angajaților sau luarea unor măsuri disciplinare.

Amintiți-vă, trebuie să creați documentația cât mai aproape de momentul apariției incidentului, astfel încât înregistrările să fie la timp, detaliate și exacte.

Într-o procedură legală, documentația despre performanța trecută a unui angajat este adesea critică pentru rezultatul pe care îl are angajatorul din cadrul evenimentului. Prezentarea unei imagini corecte a performanței angajatului, fără a se concentra doar pe evenimentele negative, este obiectivul.

Tipuri de documentație

Politicile, procedurile, manualul angajaților și planurile de dezvoltare a performanței sunt și forme de documentare care înregistrează comportamentul așteptat al angajaților și cerințele locului de muncă pentru a menține un loc de muncă ordonat și corect, în care angajații știu ce se așteaptă de la ei.

Înregistrările sunt, de asemenea, declarațiile scrise ale acuzatului, acuzatului și martorilor unor evenimente ostile la locul de muncă care implică abateri de la angajați, cum ar fi hărțuirea sexuală.

Această documentație include, de asemenea, înregistrări permanente, cum ar fi cererea de angajare semnatară, referințele de angajare scrise, materialele de solicitare, cum ar fi CV-urile și scrisorile de intenție și verificările de fond. Lăsând deoparte din dosarul personalului angajatului, se păstrează și alte documente, cum ar fi formularul I-9 (care verifică eligibilitatea angajatului de a lucra în S.U.A.), precum înregistrările medicale, înregistrările FMLA și așa mai departe.

Documentația poate fi, de asemenea, informală, ca și în cazul unui manager al discuțiilor sale cu un angajat pe parcursul unui an. Este important ca managerii să mențină această documentație pentru toți membrii personalului raportor. Nici un angajat nu ar trebui să fie separat din cauza performanței. Acest lucru ar putea fi interpretat ca o discriminare la o dată ulterioară.

Documentația poate fi oficială și păstrată în dosarul personalului angajatului. Angajații trebuie să semneze această documentație pentru a confirma că au primit o copie și au revizuit conținutul în întregime. Notă: Semnătura nu înseamnă acordul cu declarațiile din documentație.

Utilizarea documentației

Documentația privind incidentele critice, fie pozitive, fie negative, este de asemenea recomandată, astfel încât managerii să înregistreze performanțele angajaților pe o perioadă de timp.

Organizațiile pot folosi documentația pe care o păstrează în alte moduri. Acestea pot include proceduri, instrucțiuni de lucru și instrucțiuni de software pentru a numi câteva, dar pentru scopurile funcției de resurse umane, acestea sunt utilizările comune ale documentației. Următoarea secțiune descrie instrucțiunile despre cum să documenteze corespunzător.

Documentație de performanță Probele

Documentația despre performanța unui angajat vă va permite să disciplinați, să terminați sau să promovați în mod corect, recompensați și recunoașteți angajații. Fără documentație, luarea unui caz pentru oricare dintre aceste acțiuni este dificilă și potențial riscantă pentru angajator.

Angajatorul trebuie să evite orice posibilă acuzație privind tratamentul discriminatoriu al angajaților. Toate legalitățile deoparte, angajatorii buni doresc să creeze un mediu de lucru echitabil, consecvent și care să susțină obiectivele angajaților și planurile de carieră.

Acest mediu este susținut de documentația profesională a managerului privind performanța angajaților - atât comportamentul laudativ, cât și acțiunile care necesită o corecție sau o îmbunătățire. Modul de documentare a acestora a fost discutat mai devreme în detaliu. Următoarele situații vă oferă mai multe exemple de documentație adecvată.

Documentarea întârzierii și absenteismului

Gresit:

Marca este, de obicei, târziu pentru muncă. Mark dă prea multă muncă.

Dreapta:

1 aprilie: Mark a sunat în bolnav și a pierdut opt ​​ore de muncă.

04 aprilie: Mark a sosit la lucru la ora 10 dimineața, cu două ore întârziere de la ora programată de începere.

06 aprilie: Mark a programat numirea unui medic și apoi a rămas acasă pentru a avea un nou cuptor instalat.

12 aprilie: Mark a sunat în bolnavi și a ratat opt ​​ore de muncă.

Documentarea performanței

Gresit:

Maria nu are încredere. Ea nu face niciodată ceea ce sa angajat să facă.

Dreapta:

2 mai: Mary a promis că primul proiect al propunerii de produs va fi disponibil pentru revizuire la ședința săptămânală de astăzi. Mary nu a elaborat un proiect de document așa cum era de așteptat. A spus că era prea ocupată și că oamenii ai căror ajutor avea nevoie nu se mai întorcară cu ea.

Managerul a răspuns: Ce ajutor ați avut nevoie? Informație? Cine nu sa mai întors la tine și de ce ai nevoie de ei?

Carl și Michael aveau nevoie să-l actualizeze pe Mary despre progresul lor.

Ce te face atât de ocupat încât nu ai timp să-ți urmezi angajamentul? Face prea multe angajamente cu ore limitate pentru a le îndeplini.

Ce pot face pentru a vă ajuta?

Când veți face proiectul documentului disponibil pentru examinare?

Aceste eșantioane oferă o imagine de ansamblu a documentației eficiente în raport cu documentația scrisă incorect. Urmați acest sfat pentru a documenta în mod eficient și legal politicile, performanțele și evenimentele la locul de muncă.

act de renunțare

Informațiile furnizate, deși autoritate, nu sunt garantate pentru exactitate și legalitate. Site-ul este citit de o audiență la nivel mondial și legile și regulamentele privind ocuparea forței de muncă variază de la stat la stat și de la țară la țară. Căutați asistență juridică sau asistență din partea resurselor guvernamentale guvernamentale, federale sau internaționale, pentru a vă asigura că interpretarea juridică și deciziile dvs. sunt corecte pentru locația dvs. Aceste informații sunt de orientare, idei și asistență.