Scrierea pentru afaceri - Management și leadership

Scopul scrisului de afaceri este de a transmite informații altcuiva sau de a solicita informații de la aceștia. Pentru a fi eficient de scris pentru afaceri, trebuie să fie completă, concisă și exactă. Textul dvs. trebuie scris în așa fel încât cititorul să poată înțelege cu ușurință ce spuneți sau întrebați.

O mulțime de scrieri pentru afaceri este neglijentă, prost scrisă, dezorganizată, plină de jargon și incompletă. Adesea este prea lungă sau prea scurtă. Toate aceste atribute contribuie la scrierea de afaceri ineficiente.

Indiferent dacă scrieți o propunere de vânzare, un e-mail către șeful dvs. sau un manual de instrucțiuni pentru un pachet software, există anumiți pași pe care trebuie să îi urmați pentru a fi eficienți. Urmați acești cinci pași:

1. Organizați-vă materialul
2. Luați în considerare audiența dvs.
3. Notați-vă gândurile
4. Corectați-vă materialul
5. Editați materialul

Organizația este cheia

Dacă nu vă organizați materialul, acesta nu va curge bine și nu va avea sens. Scrierea poate fi simplă sau complicată. Când scrieți un e-mail care anunță o întâlnire cu personalul, este la fel de simplu ca și colectarea gândurilor. Pe de altă parte, va trebui probabil să dezvoltați o schiță complexă înainte de materialul finit dacă scrieți rezultatele unui studiu farmaceutic de ultimă oră. Oricare ar fi sarcina, fără un nivel adecvat de organizare (chiar dacă vă organizați gândurile), este posibil să nu includeți tot ce aveți nevoie sau să nu acordați prioritate celor mai importante subiecte.

Omisiunile sau o concentrare incorectă vor face ca afacerea dumneavoastră să scrie mai puțin clar.

Cunoaște-ți publicul

Înainte de a începe să scrieți, gândiți-vă la publicul dorit. De exemplu, o prezentare despre noul program 401 (k) al companiei dvs. poate avea aceleași contururi atunci când este oferită atât CFO-ului dvs., cât și angajaților, însă nivelul detaliilor pe care le includeți va varia. De asemenea, trebuie să luați în considerare tonul. Un e-mail rapid adresat echipei dvs., amintindu-le de compania picknick anuală, nu va avea acelasi ton ca și mesajul tău despre raportul anual al companiei tale.

De asemenea, rețineți că veți comunica mai eficient audienței dvs. dacă vă concentrați asupra a ceea ce vreți să audă mai degrabă decât pe ceea ce veți spune.

Un cuvânt despre scrierea bună

Scriitorii buni au diferite stiluri de scriere. Unii preferă să scrie totul și apoi să se întoarcă și să editeze. Alții preferă să editeze pe măsură ce merg. Uneori stilul lor preferat variază în funcție de ceea ce scriu.

Pe măsură ce scrieți (sau când editați) cunoașteți lungimea. Ar trebui să folosiți suficiente cuvinte pentru a vă face să înțelegeți înțelesul, dar nu utilizați cuvinte inutile doar pentru ao face înfloritoare. Afacerea scrisă trebuie să fie clară și concisă, nu verbose și înfloritoare. Amintiți-vă, nimeni în afacere nu are timp să citească mai mult decât este necesar.

Pe de altă parte, nu-ți face piesa prea scurtă. Trebuie să scrieți suficient, astfel încât sensul dvs. să fie clar și să nu fie înțeles greșit. Imaginați-vă dacă un echipament dintr-un depozit a fost etichetat "folosit, dar bun". Ar fi neclar dacă asta înseamnă că piesa de echipament a fost folosită foarte mult sau că piesa de echipament nu mai era nouă, ci încă funcțională. Câteva cuvinte suplimentare ar fi făcut clar înțelesul. De asemenea, evitați folosirea jargonului sau abrevierilor, deoarece acestea pot însemna lucruri diferite pentru cititorii diferiți.

Indiferent de stilul dvs. de scriere, toți scriitorii trebuie să corecteze și să editeze toate materialele scrise, chiar e-mailurile.

Proofread și Edit

Indiferent de stilul dvs. de scriere, toți scriitorii trebuie să corecteze și să editeze toate materialele scrise, chiar e-mailurile. După ce ați terminat de scris, corectați-vă munca. Poate că trebuie să o editați. Corectarea este re-citit ceea ce ați scris pentru a vă asigura că toate cuvintele din capul dvs. au făcut corect pe hârtie. Pentru că creierul nostru funcționează mai repede decât degetele noastre, puteți să omiteți cuvintele, să nu mai terminați sau să folosiți un homonim greșit (de exemplu, "acolo" în loc de "lor"). Corectarea trage aceste erori. Evident, corectarea unui e-mail dintr-o singură linie este ușoară și doar o privire asupra acestuia, pe măsură ce tastați, poate fi suficientă.

Cu toate acestea, dacă scrieți un manual de instrucțiuni, corectarea dvs. va fi mai complicată și va dura mai mult.

După ce ați corectat materialul, este timpul să editați. Uneori, corectarea și editarea pot fi efectuate simultan, dar este mai eficientă atunci când acestea sunt efectuate secvențial.

Motivul pentru care editați este să remediați sau să schimbați ceea ce ați scris pentru a face mai bine sunetul (și cititul) materialului. Atunci când scrieți pentru afaceri, aceasta înseamnă a remedia erorile și a face textul cât mai clar și mai concis.

Nu scrieți un roman

Când scrieți pentru afaceri, nu scrieți următorul "mare roman american". Scrisul dvs. ar trebui să fie la fel de descriptiv, după cum este necesar, dar nu este nevoie să pictați imagini cu cuvinte vii utilizând numeroase cuvinte mari și cifre de vorbire. Dacă vă referiți la "case de sticlă", nu scrieți "domiciliile vitrege", scrieți "case de sticlă".