Cum se face o listă de rezolvare: Sfaturi de management

Am făcut toate liste de lucru. Cumva, nu pare să existe suficient timp pentru a realiza toate lucrurile de pe lista dvs. de sarcini. Iată un sistem care funcționează - și poate funcționa și pentru tine.

O listă nu este suficientă

Efectuarea unei "liste de lucruri" nu este suficientă. Trebuie să le clasați. Trebuie să știți ce sarcini sunt mai importante, astfel încât să vă puteți concentra asupra lor. Apoi, trebuie să alocați resurse acestor articole, să măsurați progresul și să vă răsplătim pentru succesele dvs.

Clasament

Afișați toate articolele dvs. de rezolvat într-o foaie de calcul, deși le puteți face și pe hârtie. Puteți, de asemenea, să le puneți pe computer sau pe telefonul smartphone, să le scrieți în calendar sau să le introduceți într-un software de gestionare a timpului.

Primul pas este să enumerați tot ce trebuie să faceți. Apoi acordați un rang acestora, astfel încât să vă puteți concentra asupra elementelor importante.

Utilizați un clasament A, B, C. Lista A este ceea ce trebuie să fac astăzi înainte de a pleca. Lista B este lucruri pe care trebuie să le faci, dar nu neapărat astăzi. În cele din urmă, lista C este lucrurile pe care trebuie să le găsiți în curând.

Puteți afla destul de repede că lucrurile de pe lista C și chiar lista B nu se termină niciodată. Într-o poziție de Operations Manager acum câțiva ani, m-am trezit din ce în ce mai frustrat de lista mea A. Nu numai că nu am reușit să trec prin el în fiecare zi, așa cum am avut întotdeauna înainte, dar lista A continua să crească. Atunci mi-am dat seama ce trebuia să fac pentru a-mi face o listă de lucru pentru mine și am dezvoltat un sistem făcut muncă.

De gestionare a timpului

Nu era suficient să știm ce era important; ceea ce a făcut lista A. De asemenea, trebuia să știu cât va dura lucrurile și cât timp trebuia să le dedicăm. Am adăugat o coloană în lista de sarcini cu timpul estimat pentru fiecare sarcină și o coloană adiacentă cu suma cumulată.

Apoi am făcut un simplu studiu de timp. După cum am făcut fiecare sarcină, am scris ceea ce am făcut și timpul de început și sfârșit. Am urmărit o zi întreagă. Apoi am repetat-o ​​câteva săptămâni mai târziu într-o altă zi. Nu a fost o anchetă exhaustivă prin nici un mijloc, dar mi-a dat o înțelegere. În calitate de manager de operațiuni, o mare parte din timpul meu a fost preluat de întreruperi - de a se ocupa de evenimentele care au avut loc, de crizele care au apărut sau de problemele care trebuiau rezolvate. În medie, aceste întreruperi au fost consumate patru ore pe zi. Din moment ce lucrez de obicei o zi de zece ore, mi-a părăsit șase ore pe zi pentru lucrurile de pe lista mea de sarcini.

În fiecare noapte, înainte de a părăsi biroul, mi-aș actualiza lista de sarcini. Aș șterge lucrurile pe care le-am finalizat, delegat sau retrogradat, adăugând lucrurile noi care au venit, rearanjând prioritățile pentru a obține cele mai importante sarcini din partea de sus și alocați timpul estimat fiecăruia. Apoi m-aș duce pe listă la marcajul de șase ore și voi trase o linie. Asta a devenit țintă pentru a doua zi.

Recompenseaza-te

Cel mai adesea, acea linie a căzut undeva pe lista mea A. Rareori era aproape de partea de jos. Cu toate acestea, acesta a fost scopul meu. Dacă am lovit sau am trecut linia, m-am dus acasă simțind că a fost o zi productivă și de succes. În loc să mă bătut peste lucrurile la care nu am putut ajunge, mi-am recunoscut succesul că mi-am întâlnit sau mi-am bătut scopul. A doua zi, a trebuit să încep din nou și să ajung la noul scop, dar am făcut-o din perspectiva construirii succesului anterior, mai degrabă decât din frustrarea de a avea în mod constant mai mult de făcut decât am avut timp să realizez.

Ai nevoie de un sistem

Pentru a avea succes, trebuie să dezvolți un sistem pentru a-ți gestiona timpul astfel încât să poți face mai mult în timpul pe care îl ai. Dacă linia țintă din lista de sarcini este mereu aproape de partea de sus, șeful dvs. va începe să caute pe altcineva care poate lucra puțin mai departe în listă în fiecare zi. Mai jos, verificați câteva resurse pentru a vă ajuta să faceți o treabă mai bună de gestionare a timpului.

Gestionați această problemă

Listează sarcinile pe care trebuie să le faci. Prioritizați cele care sunt importante, nu doar urgente. Aveți un plan pentru ce să faceți în fiecare zi. Lucrați spre acest plan. Răsplătește-te când te întâlnești sau îți bateți obiectivul.